數(shù)字化技術在事業(yè)單位檔案管理工作中的運用研討

李宏

摘 要：隨著我國進入到信息化時代，信息技術和通信技術都得到了快速的發(fā)展，數(shù)字化技術也在檔案管理工作當中得到了有效的應用。事業(yè)單位在開展檔案管理工作時，也需要能夠有效地適應數(shù)字化時代的發(fā)展趨勢，提升自身的信息化建設水平。本文針對數(shù)字化技術在事業(yè)單位檔案管理工作中的運用進行分析，介紹了數(shù)字化技術的特點，探討了數(shù)字化技術了在事業(yè)檔案管理工作當中的重要作用，并提出具體的應用對策，希望能夠為相關工作人員起到一些參考作用。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案;數(shù)字化管理

事業(yè)單位的檔案管理工作對于其相關工作的開展以及單位組織的構建等都具有十分重要的作用，也是對事業(yè)單位人員調動和信息保存的一項重要手段。無論任何一個單位和組織，在具體的發(fā)展過程當中都需要完善自身的檔案管理工作，并結合不同事業(yè)單位自身的發(fā)展需求來有效的制定出相關檔案管理工作的策略，將數(shù)字化技術充分地應用于檔案管理工作當中。而在事業(yè)單位的各項工作開展過程當中，檔案管理工作是一項重要的基礎，可以為其他工作的開展提供重要的依據(jù)。而通過應用數(shù)字化技術來開展檔案管理工作，可以有效的提升檔案資料的檢索效率，而且還能夠節(jié)省檔案的存儲空間。因此，事業(yè)單位在新時代背景下需要加強對數(shù)字化技術的有效應用，并構建數(shù)字化檔案，以此來解決自身在檔案管理工作當中所存在的相關問題，確保檔案管理工作的有效開展[1]。

1 數(shù)字化技術的特點

數(shù)字化技術是計算機技術和信息技術的重要基礎，在各個領域當中都具有十分廣泛的應用，而且還具有獨特的優(yōu)勢和特點，因此對于提升社會的生產力也具有重要的意義。數(shù)字化技術在其應用中所具有的特點，具體表現(xiàn)在以下幾個方面。首先來說，數(shù)字化技術所采用的載體具有虛擬化的特征，其主要通過相關的信號來對信息進行儲存和加工，并有效地進行傳輸。而對于這些信號，其所存在的載體往往為一些具有較大容量的計算機內存，可以通過相關的服務器和光盤等來有效的進行儲存。對于這些數(shù)據(jù)信息我們無法直接進行感知，需要借助計算機等相關媒體來有效的進行查閱。所以對于相關的信息用戶來說，數(shù)字化技術具有虛擬化的特點。其次，其對于信息具有快速處理能力。數(shù)字化技術不僅具有虛擬化的特征，而且還能夠高速的處理相關信息，并對其進行有效的傳輸，對于統(tǒng)一特征的信息可以以較快的速度來進行具體的篩選和整合，再通過相關的網絡技術來實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的有效傳輸，這與檔案管理信息化發(fā)展的相關要求相符合。而通過借助相關的平臺，還能夠使信息采用多元化的方式來進行傳輸，從而進一步的實現(xiàn)信息共享[2]。

2 數(shù)字化檔案管理分析

1）數(shù)字化檔案管理的意義。檔案管理的數(shù)字化建設具體來說，是通過電子形式的文檔來有效地替換傳統(tǒng)的紙張材質文件，對于檔案進行記錄時也由原本的人工錄入方式逐漸的轉變?yōu)橛嬎銠C錄入，從而統(tǒng)一和標準地對檔案進行管理。而對于相關的圖像、視頻等數(shù)據(jù)信息，也可以采用由1和0所組成的數(shù)碼序列來進行具體的記錄，并將其在存儲磁盤當中進行刻錄。通過數(shù)字化檔案管理可以有效的促進事業(yè)單位的檔案管理工作開展，這也是檔案管理工作的一種全新發(fā)展形式。

2）數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀。在事業(yè)單位的檔案管理工作當中，由于缺少相關的現(xiàn)代化管理工具，進而導致自身管理效率較低。具體來說，目前雖然多數(shù)事業(yè)單位都在不斷的完善自身的數(shù)字化管理模式，也對數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設加大了重視，但在具體的管理過程當中沒有得到有效的規(guī)范，往往缺少相關的計算機設備和軟件，進而導致數(shù)字化檔案管理工作無法得到有效的開展。這也使得一些事業(yè)單位雖然已經樹立起了數(shù)字化管理理念，但缺少相關的硬件設施配合，因此無法有效的提升管理工作的效率。

事業(yè)單位進行數(shù)字化管理時，計算機檢索是十分重要的一個環(huán)節(jié)，其最大的特點在于突破了以往人工手動檢索的方式，進而使查找的效率得到了極大的提升。然而現(xiàn)階段，事業(yè)單位在該方面所采用的技術還不夠完善和成熟，進而導致檢索效率相對較低，這也對事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的建設產生了影響，無法有效的提升其工作效率。

在事業(yè)單位的檔案管理工作當中，具體可以分為文書檔案、基建檔案和人事檔案等三部分內容。而采用傳統(tǒng)的檔案管理方式在開展工作時往往效率較低，而且對于一些資料進行查找時也十分費力。而數(shù)字化管理具有十分顯著的優(yōu)勢，可以提高查閱效率，縮短查找時間，并提升其經濟效益。具體來說，通過應用數(shù)字化管理模式，可以有效地節(jié)約人力資源，而且還能夠提高工作人員的自身效率，對檔案資料等的利用率也得到了明顯的提升。相關工作人員在對檔案進行翻閱時可以更加的簡單方便，而且用戶也可以通過計算機獲得相關的信息，使檔案的利用效率得到了極大的提升[3]。

3 檔案數(shù)字化管理的對策

1）建立完善的檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理工作的開展主要是通過相關的計算機設備來進行，而相關的管理工作也具有較強的綜合性，因此在具體的工作中需要構建出完善的數(shù)字化管理系統(tǒng)。事業(yè)單位應該根據(jù)自身的實際情況來合理的制定相關管理系統(tǒng)，而且在系統(tǒng)當中還需要具體包含設備的型號選擇、檔案整理、系統(tǒng)管理、軟件開發(fā)等相關內容。檔案管理系統(tǒng)屬于事業(yè)單位開展數(shù)字化檔案管理工作的一項主要形式，可以通過建立起具體的平臺或網站，從而有效管理相關檔案數(shù)據(jù)。

2）檔案管理工作責任的合理分配。將紙質檔案轉化為具體的電子文檔的過程十分復雜，這主要是由于事業(yè)單位自身也在不斷的開展相關事務，因此其所產生的檔案資料也在不斷的增加，這樣一來在對檔案資料進行分類時，需要更加的詳細和明確。傳統(tǒng)紙質檔案管理時，相關的工作人員往往需要對檔案進行歸檔和保存，但這樣一來也增大了其工作壓力和工作量。對此，需要對檔案管理工作進行合理的規(guī)劃，通過應用數(shù)字化技術可以有效的解決相關的問題，使檔案的管理和保存過程得到簡化。在具體的工作中，相關檔案管理人員可以對檔案資料進行編輯和分類，并由專門的人員來參與具體的規(guī)劃工作，確保能夠規(guī)范檔案的上交格式。

3）檔案管理工作的標準化。事業(yè)單位在開展數(shù)字化管理工作時，一方面需要對目前已有的檔案資料進行掃描和錄入，并建立起具體的檔案管理系統(tǒng)，將不同的檔案類別進行區(qū)分。而另一方面還需要根據(jù)事業(yè)單位的實際情況，統(tǒng)一規(guī)定檔案的提交格式和提交時限，這樣可以更好的進行錄入和管理。加強對數(shù)字化檔案管理工作的標準化制度建設，可以更好地對檔案來源、類型、存檔位置等進行規(guī)范和約束，使相關管理部門能夠嚴格按照具體的標準來有效的開展相關工作。

4）保證檔案的安全管理。數(shù)字檔案和傳統(tǒng)文件檔案相比也具有一定的特殊性，因此事業(yè)單位需要建設出具體的數(shù)據(jù)庫，并采用相應的設備來有效的保存和備份檔案，根據(jù)檔案的重要程度來對其保護級別進行確定，并進行有效的處理，以此來確保檔案管理的安全性，避免檔案在管理過程當中出現(xiàn)相關的安全問題[4]。

4 結束語

綜上所述，在事業(yè)單位檔案管理工作當中，通過應用數(shù)字化技術可以有效的提升檔案管理工作的效率和工作質量。而目前數(shù)字化管理模式已成為檔案管理工作的一項必然發(fā)展趨勢，事業(yè)單位也需要對此具有一個正確的認識，并能采取有效的對策來不斷的完善信息化建設，合理有效的運用數(shù)字化技術，提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]田文婧.數(shù)字記憶視角下的事業(yè)單位檔案管理工作效益提升[J].蘭臺內外，2019（14）：10-11.

[2]竇穎.談數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應用[J].辦公室業(yè)務，2018（17）：80.

[3]許琳.數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應用分析[J].中國高新區(qū)，2017（17）：208-209.

[4]張立平.數(shù)字化技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用[J].蘭臺內外，2016（06）：28.