企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題及創(chuàng)新路徑研究

楊洋

摘 要：文章基于企業(yè)檔案管理的重要性，在對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題進行分析之后，提出了進行此類信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化建設(shè);問題;路徑

1 引言

企業(yè)檔案是對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的所有實踐的記錄，而企業(yè)檔案管理工作就是對這些記錄的分類整理以及保存工作，對此管理工作的真實性以及完整性有著較高的要求。在我國經(jīng)濟快速發(fā)展并隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進步和應(yīng)用推動我國進入大數(shù)據(jù)時代的形勢下，為了滿足企業(yè)在激烈市場競爭中穩(wěn)步發(fā)展的要求，就需要通過信息化技術(shù)的應(yīng)用來提升企業(yè)檔案管理水平。

2 企業(yè)檔案管理的重要性

在目前我國經(jīng)濟飛速發(fā)展以及推動市場經(jīng)濟不斷完善的過程中，不僅表現(xiàn)出市場經(jīng)濟更加多元化的特點，而且也對企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展起到推動作用，使得企業(yè)內(nèi)部信息資源也更加豐富，對于企業(yè)檔案管理的規(guī)范性也提出更高的要求。這主要由于企業(yè)檔案管理工作就是對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)進行記錄的工作，通過這些檔案數(shù)據(jù)可以總結(jié)與分析公司的運行狀態(tài)，有助于企業(yè)管理人員通過對這些檔案數(shù)據(jù)的分析來開展風險評估并保證決策的準確性。此外，對于企業(yè)檔案數(shù)據(jù)的分析，有助于管理者分析企業(yè)運營情況并做出有效判斷，保證企業(yè)收益的最大化，是推動企業(yè)提升市場競爭能力的強大技術(shù)支持。因此，為了推動企業(yè)的健康發(fā)展，就需要意識到企業(yè)檔案管理工作的重要性，保證檔案管理工作的規(guī)范有序。

3 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問題

一是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中的策劃和指導不夠規(guī)范的問題。這主要由于企業(yè)中缺少高素質(zhì)的檔案信息技術(shù)管理人才，造成了無法有效發(fā)揮管理人員引導作用的問題，這不僅會減緩信息化建設(shè)速度，而且還會導致信息化建設(shè)中各種人力等資源的浪費，同時也影響信息化管理模式的效果。二是企業(yè)領(lǐng)導對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視。在目前企業(yè)外部的市場競爭環(huán)境更加惡劣的形勢下，企業(yè)領(lǐng)導通常將管理重點放在提升經(jīng)濟效益以及市場競爭力方面，表現(xiàn)出針對企業(yè)的產(chǎn)品銷售往往會投入較大的人力物力，而對檔案管理工作則不夠重視。這不僅會造成對企業(yè)檔案管理的資金投入不足，造成了僅僅是確保檔案完整，影響了檔案管理信息化建設(shè)，而且還會由于工作人員的工資待遇水平較低而影響其工作熱情的問題，這也會對企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)造成阻礙。三是技術(shù)投入以及專業(yè)人員不足的問題。在企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)過程中，需要應(yīng)用先進的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來實現(xiàn)。而針對傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，表現(xiàn)出由于管理方法的專業(yè)性不足以及紙質(zhì)檔案資料在長時間保存過程中出現(xiàn)檔案信息不夠完整以及人工辨認困難等問題。針對上述問題則需要投入較多的資金來引進先進技術(shù)對檔案進行信息化處理，但是相應(yīng)的技術(shù)投入不足以及專業(yè)的檔案管理人員缺乏的問題則會造成上述信息化建設(shè)推進緩慢的問題。四是缺乏有效的信息化管理方法的問題。這主要在企業(yè)快速發(fā)展以及追求經(jīng)濟效益的過程中，往往會忽視檔案管理信息技術(shù)的發(fā)展，造成了此技術(shù)的發(fā)展落后與企業(yè)發(fā)展的現(xiàn)狀，表現(xiàn)出所采用的管理方式仍然比較傳統(tǒng)和落后而造成工作效率較低的問題。而在目前檔案管理信息化管理技術(shù)逐漸成熟的同時，企業(yè)沒有意識到檔案管理的重要性以及對檔案管理的信息化建設(shè)不夠重視，容易導致資金的不足而造成信息化管理手段的缺乏，這就會對檔案管理的信息化管理效率造成較大的影響，表現(xiàn)出信息化管理進程較為緩慢以及紙質(zhì)資料未能及時向電子資料轉(zhuǎn)換的現(xiàn)狀。五是檔案管理工作制度執(zhí)行力不足的問題。在目前通過先進信息技術(shù)來推動檔案管理信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)通常都已經(jīng)建立了比較完善的檔案管理制度。但是在此制度的執(zhí)行過程中，容易出現(xiàn)工作人員沒有及時進行檔案報備的問題。這主要是由于管理人員對此工作以及信息化建設(shè)的重視不足，造成了檔案信息報備延后或不報備的問題，影響了企業(yè)檔案信息的時效性以及完整性，也阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的效率。

4 企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新路徑

一是要提高企業(yè)管理人員的信息化意識。對于企業(yè)的領(lǐng)導層來說，管理人員缺乏信息化管理意識會直接影響檔案管理信息化建設(shè)工作的開展。這就要求企業(yè)領(lǐng)導層要定期開展對管理人員的培訓，并且面向全體員工做好信息化宣傳工作，確保管理人員從自身觀念上提高對信息化建設(shè)重要性的認識，意識到只有通過信息化建設(shè)才能滿足目前大數(shù)據(jù)時代快速發(fā)展對于企業(yè)發(fā)展的要求。而且還能意識到通過檔案管理的信息化建設(shè)可以實現(xiàn)人力、物力以及財力的節(jié)省，并且實現(xiàn)對企業(yè)信息資源配置的優(yōu)化，進而提升資源利用率。

二是要對企業(yè)檔案信息化管理平臺進行完善。針對企業(yè)檔案管理中采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式影響企業(yè)檔案管理效率的問題，需要通過信息化檔案管理平臺的建設(shè)來簡化檔案管理流程。這主要是通過此平臺可以實現(xiàn)一體化的工作流程來提升工作效率。而且在檔案管理工作中可以通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用來完善檔案收集以及提取工作，實現(xiàn)對工作流程的優(yōu)化和簡化，提升工作效率。此外，在檔案管理工作中，還可以通過互聯(lián)網(wǎng)將產(chǎn)生的檔案資料向公司檔案室傳送，便于檔案室對資料的完整和及時收集，實現(xiàn)檔案室人力資源投資的減少。

三是創(chuàng)新檔案信息化管理方法。通過企業(yè)檔案信息化建設(shè)可以電子檔案的形式進行檔案管理，保證檔案的完整性，同時還可以對檔案資料通過計算機防火墻等方式來進行加密，從而防止檔案信息資料丟失或被竊取的問題，保障檔案資料的安全。同時還可以對電子檔案資料進行備份來繁殖出現(xiàn)遺失或被損毀的問題。

四是選拔和聘用專業(yè)的檔案信息化管理人才。在企業(yè)檔案的信息化建設(shè)中，由于對檔案信息化保存和提取的專業(yè)性要求更強，想要做好檔案細節(jié)處理，就要求企業(yè)招聘和選拔具有較高專業(yè)性和綜合素質(zhì)的信息化管理人才，保證管理人員對檔案信息化管理工作有著良好的認知并端正工作態(tài)度、保持更高的工作熱情，提升檔案管理信息化建設(shè)的效率。

5 結(jié)語

在目前的大數(shù)據(jù)時代，對于企業(yè)的檔案管理工作來說，向信息化方向發(fā)展也是其必然趨勢。為此，針對目前企業(yè)中存在的檔案管理手段比較落后的問題，就需要加強企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)、創(chuàng)新檔案管理手段，推動企業(yè)的長遠和健康發(fā)展。

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