大數據在事業(yè)單位檔案管理中的應用與優(yōu)化

鄒麗瓊

摘 要：大數據技術對檔案管理工作產生了深刻的影響，大數據技術促進檔案管理方式的全面變革。新時期還要明確檔案管理工作的重點，優(yōu)化檔案管理的思維，著力構建科學化的檔案管理工作體系，強調借助大數據技術提高檔案管理工作成效，從而促進檔案管理事業(yè)的改革發(fā)展。本文主要分析大數據技術在檔案管理工作的應用價值，以及當前檔案管理工作改革的策略等。

關鍵詞：大數據;現代企業(yè);會計檔案;應用管理

檔案是反映和記錄事業(yè)單位發(fā)展運營情況的基本載體，檔案在某種程度上預示著事業(yè)單位的未來發(fā)展趨勢。隨著大數據技術的日漸興起，檔案管理工作的模式發(fā)生了改變，檔案管理工作的專業(yè)性日漸提高，傳統的紙質檔案管理方式不適應時代的需要。檔案信息化需要面向大數據技術，進一步優(yōu)化檔案管理工作的思維，創(chuàng)新檔案運轉的模式，構建科學的檔案管理工作體系。新時期應當采用電子化、快捷化、高效化的檔案管理模式，全面提高檔案管理工作的質量。

1 大數據技術基本特征概述

大數據技術是信息技術的重要發(fā)展趨勢，它依托更先進的電子計算機系統實現各種資源信息的高效利用。大數據技術目前已經擴展到各行業(yè)，運用大數據技術可以為各行業(yè)的發(fā)展提供強有力的數據支持，提高了各行業(yè)運轉的效率。首先，大數據技術可以給用戶提供更加龐大的數據信息資源，目前檔案管理已經從TB向PB的方向屬發(fā)展，大數據技術極大的增加了數據信息的存儲量與獲取能力。其次，大數據技術可以提供種類繁多的數據，各種類型的數據信息都有其應用價值，包括各種網絡日志、視頻、圖片、地理位置信息都可以綜合起來發(fā)揮實用價值。第三，大數據技術有著快速的信息處理能力，在大數據技術的支持下可以提高信息處理的速度，增加了信息處理的質量，同以往相比有著不同優(yōu)點，極大地提高信息處理的質量。

2 大數據技術對檔案管理的實用價值

1）提高數據挖掘質量。信息時代各種信息充斥著人們的生活，信息獲得的途徑也日漸多元，信息獲取的方式不斷多樣。人們可以通過多個渠道來查詢信息，龐雜的數據信息需要專業(yè)的處理技術。把大數據技術應用于檔案管理體系，有助于提高數據信息的分析效率，利用遺傳算法、神經網絡算法篩選出更加有價值的信息，這樣可以為后期的檔案管理工作提供支持，全面提高檔案管理的質量水平。在快節(jié)奏工作的當下，事業(yè)單位的發(fā)展離不開快速的反應?？焖贆z索檔案對業(yè)務工作的影響變得日益重要。運用大數據技術可以構建科學的檔案管理與分析環(huán)境，可以多方面的快速響應檔案使用者的需求。大數據技術具備了其它技術不具備的需求分析能力，可以準確的描述用戶需要的信息類型，從而快速的檢索出個性化的數據信息。大數據技術可以輔助檔案管理人員全面了解現有檔案的情況，從而為檔案分析提供強有力的支持，有助于消除檔案孤島現象。

2）提高檔案存儲效率。大數據技術可以提高檔案存儲工作的效率，運用大數據技術可以更有條理、更加科學的收集和整理各類型的檔案。運用大數據技術最大性的提高了檔案數據庫的兼容性，為各項工作的開展提供了有力的支持。大數據技術還可以防止檔案數據丟失的問題，確保檔案數據信息的完整性，運用大數據技術可以第一時間對缺失的檔案進行恢復處理，可以提升檔案管理的整體質量水平。檔案管理技術擴大了檔案存儲的范圍，超越了紙質檔案管理的模式，使得各項工程獲得源源不斷的數據支持。檔案管理的電子化還有助于加速進行檔案處理，提高了檔案數據信息的審核速度，簡單了傳統的檔案管理工作模式，實現了檔案數據信息在互聯網的快速傳遞。

3）發(fā)揮決策輔助作用。大數據技術可以運用數據分析的方法對以往的、當前的、社會的、本行業(yè)的檔案數據信息的對比分析，從各個角度分析當前工作的得失，在準確的檔案數據信息的支持下了解本行業(yè)的發(fā)展需求，掌握目前事業(yè)單位的工作水平，從而為最終的決策提供必要依據。大數據技術可以用于全面進行檔案管理分析，從而為工作決策提供必要的依據。專業(yè)技術人員也可以用檔案管理系統了解行業(yè)的發(fā)展情況，掌握本單位項目工作所處的位置，還可以及時的從云端獲得業(yè)務工作的相關信息，這些資源都可以提高工作的速率，在先進的技術模式下發(fā)揮檔案對當下工作支撐作用。大數據技術優(yōu)化了檔案管理工作的方式，創(chuàng)新了檔案管理辦法，可以更好的體現檔案實用價值。

3 大數據時代檔案管理改革的具體策略

1）推動檔案管理制度更新。檔案管理制度更新水平體現了檔案管理信息化的層次，檔案管理制度的性質決定了檔案管理工作的基本走向與工作質量。應當基于大數據、云技術、智能化、共享服務等新理念修訂傳統的檔案管理工作制度，做到在符合時代背景要求的基礎上提高檔案管理效率。應當借助大數據技術合理的規(guī)避檔案管理工作的隱患，通過云技術保證檔案高效存儲，做到檔案管理資源的內部充分整合，進而幫助一線人員第一時間解決管理檔案的問題，不斷優(yōu)化檔案管理工作體系。新時期還要明確檔案管理工作的責任分工，基于數據共享建立良好的檔案收集與分配共享機制，強化檔案管理平臺建設工作，基于強有力的平臺管理工作提高檔案運轉的整體水平。建立強有力的檔案管理制度修訂機制，檔案管理制度與時俱進，階段性的梳理和完善相關制度。

2）扎實構建檔案管理隊伍。引進信息化檔案管理人才不是檔案事業(yè)的噱頭，檔案信息技術人才引進應當本著扎實有效的原則進行。首先，根據檔案管理工作的需要，以及未來檔案事業(yè)的走向，科學的界定檔案管理人才應當具備的專業(yè)素養(yǎng)、職業(yè)精神與創(chuàng)新能力要求，明確檔案管理人才勝任一線崗位應當具備專業(yè)知識、學歷要求、工作經驗等。其次，本著節(jié)約、有效、實用的原則確定檔案人才培養(yǎng)的方案，基于人力資源部門的綜合測評和可用資源安排檔案管理人員充分的接受滿足本崗位工作需要的專業(yè)技術培訓，切實幫助檔案管理人員不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，有計劃的指導檔案管理人員提高專業(yè)水平產。第三，強化提高檔案管理人員自主提高意識，圍繞著檔案管理課題研究、檔案管理技術攻關、檔案設備創(chuàng)新使用等課題，促進檔案管理人員積極投身一線實踐工作，提升檔案管理人員的責任意識，更好把握檔案管理人員工作績效，全面提高檔案管理質量。

3）強化檔案信息安全控制。大數據時代還要加大檔案安全工作的控制力度，注重提升檔案管理的安全級別，信息大數據技術保證檔案安全有效。首先，建立全過程的檔案數據信息流轉監(jiān)控機制，全方位的監(jiān)測檔案運轉的環(huán)境，從源頭上保證檔案數據的真實性，防止檔案傳遞共享運行風險，提高檔案使用的合理性。其次，還要優(yōu)化檔案管理工作的模式，增強檔案管理的保密水平，應用強有力的信息技術手段提高檔案管理工作的質量。第三，大力采用智能化的檔案管理設備對檔案管理風險進行預警與風險控制，強調建立自動化的風險調處機制，從而有效預判檔案運轉中的問題，及時的采用必要的處置措施，達到高效控制檔案運轉，全面降低檔案使用風險的工作目標。

4 結論

大數據技術為檔案管理帶來了新的改革契機，對傳統的檔案管理方式提出了巨大的挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員以先進的技術手段和豐富的信息資源支持檔案管理事業(yè)，更好的進行檔案數據信息使用價值的挖掘，大數據時代還要優(yōu)化檔案管理工作對策，創(chuàng)新檔案管理工作的方式方法，基于大數據技術的優(yōu)質提高檔案管理工作的效率，體現檔案信息的應用服務價值。

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