胡建紅

摘 要：高校檔案記載了高校建設(shè)發(fā)展和教育教學(xué)的真實歷史，對于高?？偨Y(jié)經(jīng)驗、規(guī)劃與決策、經(jīng)營管理等都具有積極的意義。因此，在信息科技時代加強高校檔案管理，提高檔案管理信息化水平，是當前高校檔案管理工作的第一要務(wù)。本文分析了高校檔案管理信息化建設(shè)的意義，在此基礎(chǔ)上，重點探討了高校檔案管理信息化建設(shè)策略，希冀能為高校檔案管理信息化建設(shè)的順利進行提供一定參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：高校檔案;管理;信息化建設(shè)

在高校管理實踐中，檔案管理是重要的內(nèi)容之一。高校檔案管理記載了高校招生、科研、教學(xué)和其他各項工作服務(wù)等重要事項，能為高校建設(shè)與發(fā)展提供有力支持，做好檔案管理工作，提高檔案管理效率，支持高校發(fā)展，是當今高校檔案管理的使命。在信息科技日新月異發(fā)展推動下，人類社會已然步入信息科技時代，信息技術(shù)在各行業(yè)的應(yīng)用不斷深入，高校檔案管理信息化建設(shè)也日漸提上日程。

1 高校檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案信息化建設(shè)是指在檔案管理工作中，應(yīng)用信息技術(shù)對檔案信息資源進行管理和整合，同時為檔案利用提供信息查詢與服務(wù)等。高校檔案管理信息化建設(shè)情況，從側(cè)面反映了高校整體信息化建設(shè)發(fā)展水平。隨著高校的發(fā)展與擴招，高校師生人數(shù)不斷增多，各項事務(wù)也越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已無法適應(yīng)新時期高校檔案發(fā)展要求，必須要進行高校檔案管理信息化建設(shè)，這對于高校健康快速穩(wěn)定發(fā)展極具意義。一是能提高高校檔案管理的效率與質(zhì)量。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式效率不高，還容易發(fā)生丟失、損壞等問題，查閱和利用也不夠便利。而進行信息化建設(shè)，檔案信息就會以紙質(zhì)、音視頻等形態(tài)存在，不僅方便收集和整理，還能定期進行備份，不會丟失，且安全可靠，不會因人為因素發(fā)生錯誤。這樣，可以有效提升檔案傳遞和處理的質(zhì)量和速度，實現(xiàn)檔案信息資料自動化信息存儲、傳遞、處理及利用。二是檔案利用方便快捷。構(gòu)建高校數(shù)字檔案館，有利于更加便捷地開展收集、檢索、存儲、歸檔等工作，檔案利用者通過檔案信息化管理平臺，就能根據(jù)自己的權(quán)限，隨時隨地進行檔案檢索，這將能促進檔案資源價值得到更好的實現(xiàn)，為高校教育教學(xué)工作提供有力的支撐。

2 高校檔案管理信息化建設(shè)有效策略

2.1 高校檔案管理信息化建設(shè)原則

在進行高校檔案管理信息化建設(shè)時，需要堅持全周期管理原則和雙軌制原則。其中，全周期管理原則就是指檔案管理中，因為檔案存儲是利用的基礎(chǔ)，而且各個環(huán)節(jié)都是緊密相關(guān)的，這就要從全生命周期來進行綜合考慮，從檔案信息資料的收集、存儲和利用等各個環(huán)節(jié)強化信息化建設(shè)，以最大程度地提高檔案信息化管理的質(zhì)量。雙軌制原則就是指在高校檔案信息化建設(shè)過程中，要兼顧數(shù)字化檔案和紙質(zhì)化檔案，紙質(zhì)檔案管理是基礎(chǔ)，數(shù)字化檔案管理是升級，對于重要的檔案資料，還要做好紙質(zhì)檔案管理，這樣才能有利于推動高校檔案管理信息化建設(shè)良好發(fā)展。

2.2 高校檔案管理信息化建設(shè)有效策略

第一，高度重視檔案管理信息化建設(shè)工作。高校領(lǐng)導(dǎo)要及時更新管理理念，與時俱進地樹立檔案管理全局觀，明確檔案管理信息化的價值，從思想意識和行動上重視檔案管理信息化建設(shè)工作，并貫徹落實此項工作。從資源配置上加強支持，積極配置完備的先進技術(shù)設(shè)備設(shè)施等，促進檔案管理規(guī)范化水平不斷得到提升。

第二，結(jié)合實際健全檔案信息化管理制度。制度是管理的依據(jù)，科學(xué)的檔案管理制度，能顯著促進檔案管理效率提升，這就要求高校要立足實際，積極建立健全檔案管理制度。對高校檔案管理與利用情況進行全面的調(diào)查分析，與實際要求相結(jié)合，有針對性地制定檔案信息化管理各項規(guī)章制度。建立健全考核制度、監(jiān)管制度、檔案保密制度等，確保檔案管理各環(huán)節(jié)都規(guī)范、有序，保證檔案管理制度的科學(xué)性、針對性和可操作性，已達到檔案管理更加便捷高效的目的。

第三，完善檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施。檔案信息化建設(shè)需要完備的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，高校檔案歸檔立卷種類多，有大量的信息，只有實施信息化建設(shè)，才能提高檔案信息資料的處理速率。高校管理層要從資金上予以支持，協(xié)助配備齊全各種設(shè)施設(shè)備，如圖文影像掃描設(shè)備、存儲器、數(shù)碼攝像機、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等，完善檔案信息化管理軟硬件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化。

第四，切實做好網(wǎng)絡(luò)信息安全工作。網(wǎng)絡(luò)具有開放性，在高校檔案管理信息化建設(shè)中，必須要增強檔案安全意識，重視和強化網(wǎng)絡(luò)信息安全，嚴格落實崗位責(zé)任制，確保檔案信息安全、完整。要結(jié)合理論與實踐研究成果，對檔案信息化管理中可能存在的風(fēng)險進行明確，有針對性地采取有效安全保護策略。同時，要規(guī)范檔案管理人員的行為和檔案利用者的行為，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，以促進檔案信息系統(tǒng)安全系數(shù)提高。定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行檢查和更新，應(yīng)用防火墻、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等，防止檔案信息資料丟失、被惡意盜取、篡改等。

第五，加強高校檔案管理信息化專業(yè)人才培育。高校要在全員中宣傳檔案信息化建設(shè)的意義，從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想意識，使信息技術(shù)得到順利應(yīng)用，激勵員工主動學(xué)習(xí)和掌握信息技術(shù)。給檔案管理人員提供充足的學(xué)習(xí)與進修機會，通過教育培訓(xùn)提高其信息化技術(shù)與技能。

第六，優(yōu)化高校檔案信息化服務(wù)流程。在實現(xiàn)檔案服務(wù)信息化的過程中，檔案管理人員要根據(jù)高校檔案信息化服務(wù)需求，對相關(guān)流程進行優(yōu)化。如在線提供檔案信息、遠程辦理檔案證明等。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)逐漸成為人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞯闹匾ぞ?，?shù)字校園環(huán)境下的高校，也越來越需求在線提供檔案信息服務(wù)，這不但能方便檔案利用，還能促進文件利用效率提高。通過優(yōu)化檔案服務(wù)流程，檔案利用者可隨時地登錄檔案管理系統(tǒng)來獲取相應(yīng)的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案資源利用降本增效。

3 結(jié)語

一言以蔽之，在當今信息科技時代，信息化建設(shè)是高校檔案管理發(fā)展的方向和趨勢，其能提高高校檔案管理現(xiàn)代化水平，提高檔案管理效率與質(zhì)量，使高校檔案的作用得到充分實現(xiàn)。在具體實踐中，高校要有針對性地采取有效措施，積極推進信息化建設(shè)，確保檔案管理信息化的高效性。

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