基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的細(xì)化落實探討

摘 要：檔案管理在基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展屬于相當(dāng)末端和近期化的部分，因此不少基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作在細(xì)化落實方面普遍存在問題，比如缺少應(yīng)有重視，及粗放化管理思想的影響較明顯等。新時期基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作實現(xiàn)細(xì)化落實不僅要在在規(guī)章制度層面完善頂層設(shè)計，而且需要建立健全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，以及充分利用信息技術(shù)提高管理品質(zhì)。

關(guān)鍵詞：基層;鄉(xiāng)鎮(zhèn);檔案管理工作;細(xì)化;落實

農(nóng)業(yè)農(nóng)村農(nóng)民問題是關(guān)系國計民生的根本性問題。要加快農(nóng)業(yè)農(nóng)村的現(xiàn)代化建設(shè)，不僅需要立足于當(dāng)下，也需要充分參考和借鑒歷史經(jīng)驗。而檔案正是匯集基層廣大地區(qū)生產(chǎn)發(fā)展經(jīng)驗與教訓(xùn)的集中所在。因此，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作同樣在很大程度上決定著三農(nóng)發(fā)展水平，是實現(xiàn)新農(nóng)村建設(shè)不容忽視的核心與關(guān)鍵之一。

1 基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作細(xì)化落實的常見問題

1.1 缺少應(yīng)有重視

作為國民經(jīng)濟的毛細(xì)血管，廣大鄉(xiāng)村、鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)的現(xiàn)代化發(fā)展普遍處于城市發(fā)展的中后期，因此具有起步時間晚、發(fā)展歷程短的共性。這不僅決定了廣大鄉(xiāng)村和鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)經(jīng)濟基礎(chǔ)更加薄弱，而且在各項管理工作方面缺陷與不足更為顯著。尤其是對檔案管理工作而言，由于處于更加靠近后端的管理位置，不少基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)從決策層到執(zhí)行層都對檔案管理工作缺少應(yīng)有重視。而管理思想上的忽視決定了檔案管理工作的細(xì)化更加難以落實。一定程度上，正是在觀念上的重視不足導(dǎo)致了基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的細(xì)化落實遲遲不能到位。

1.2 粗放化管理思想的影響較明顯

處于追趕階段的廣大鄉(xiāng)村和鄉(xiāng)鎮(zhèn)在社會經(jīng)濟、生產(chǎn)生活方方面面都有更加迫切的發(fā)展意愿。這種主觀層面的迫切性決定了基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的管理工作千頭萬緒、齊頭并進。然而，長久以來廣大鄉(xiāng)村地區(qū)的社會發(fā)展與管理環(huán)境更加原始落后，尤其是管理意識人為隨意性突出，不少地區(qū)粗放化管理思想影響長期存在且影響極為顯著。

表現(xiàn)在檔案管理環(huán)節(jié)，粗放化意識不僅造成基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料在匯總、上交、收集、整理、歸納等各方面都更加容易出現(xiàn)人為失誤或錯漏的問題，而且由于過度依賴人工管理，不少檔案在源頭階段就存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、匯總不及時、提交不齊全等缺陷。而源頭出現(xiàn)問題后產(chǎn)生的蝴蝶效應(yīng)便導(dǎo)致后續(xù)一系列管理失當(dāng)情況一再暴露出來。比如原始資料無序歸檔、查詢或借閱困難重重等。可以說，正是在思想觀念環(huán)節(jié)扣錯了第一顆扣子，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理工作細(xì)化才無從落實、難以落實，這才是亟待解決的根本性問題。

2 基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作細(xì)化落實的策略

2.1 在規(guī)章制度層面完善頂層設(shè)計

正如打擊腐敗需要將權(quán)力關(guān)進制度的籠子，根治粗放化管理思想的不良影響也需要著眼于管理制度的規(guī)范化。因此，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作實現(xiàn)細(xì)化落實首先需要在規(guī)章制度層面完善頂層設(shè)計。

這不僅需要各地鄉(xiāng)鎮(zhèn)認(rèn)識學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》并嚴(yán)格依法辦事，同時，結(jié)合本地實際情況，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)還需要制定諸如《基層檔案管理辦法》、《鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實施細(xì)則》或《基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理規(guī)范條例》等個性化、本土化的系統(tǒng)性規(guī)章。

不過，考慮到不同地區(qū)管理人員在檔案管理專業(yè)化程度上的水平不一，各地上級管理單位還應(yīng)當(dāng)在文字、文件層面的規(guī)章制度出臺后加強操作指導(dǎo)。即，主管單位領(lǐng)導(dǎo)可嘗試網(wǎng)格化包干制，以定期或隨機等方式深入基層，就不同鄉(xiāng)鎮(zhèn)管理工作實際與檔案管理細(xì)化落實要求等進行現(xiàn)場講解和工作指導(dǎo)。同時，應(yīng)形成長期化、常態(tài)化的本地檔案管理執(zhí)行狀態(tài)自查自糾制度，幫助和引導(dǎo)基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員及其直接領(lǐng)導(dǎo)形成自我規(guī)范的良性管理意識和工作模式。

2.2 建立健全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系

作為重要的歷史信息，檔案無論是收集整理還是分析利用都需要基于相對標(biāo)準(zhǔn)的管理體系支持。廣大基層檔案管理工作之所以在很長時間里難以實現(xiàn)充分細(xì)化和徹底落實，根本原因之一正是標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一造成無序歸納，降低了管理質(zhì)量與落實程度。因此，建立健全標(biāo)準(zhǔn)化管理體系是基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作細(xì)化落實的又一重要舉措。

這一標(biāo)準(zhǔn)體系中首先要包括操作技術(shù)層面的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)。比如文字報告類檔案需要統(tǒng)一日期、時間、文檔名稱、機構(gòu)或組織、發(fā)布人等的填報格式。

其次是在上報、接收、借閱、歸還各環(huán)節(jié)統(tǒng)一管理形式、步驟和流程。比如結(jié)合各地實際按周、月、季度等定期報送檔案;接收方需嚴(yán)格依法依規(guī)完成各項檢驗手續(xù)后落實簽章再有序歸檔;借閱和歸還不僅需要填寫統(tǒng)一格式的檔案借閱申請單或表，且需明確歸還時期，并明確超期未還的責(zé)任單位與責(zé)任人等。

再次，隨著基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)不斷加快發(fā)展速度，有關(guān)經(jīng)濟發(fā)展與生產(chǎn)生活的檔案資料持續(xù)增加，這就會涉及向上級管理機關(guān)移交部分檔案的情況。比如屬于永久保存或年限超過一定要求的檔案不能再存放于基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)，而是應(yīng)送達上一級管理單位。這一過程也會涉及報送時間與操作流程的各項內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化問題。

總之，完善標(biāo)準(zhǔn)化管理體系就是在為基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理細(xì)化奠定更加扎實的操作基礎(chǔ)和管理規(guī)范，是杜絕粗放管理與細(xì)化不落實問題的先決條件。

2.3 充分利用信息技術(shù)提高管理品質(zhì)

信息時代背景下，信息技術(shù)已經(jīng)成為推動檔案管理精細(xì)化與標(biāo)準(zhǔn)化管理的重要推手。充分利用信息技術(shù)提高管理品質(zhì)不僅有助于基層檔案管理大幅減輕人工作業(yè)的勞動強度，而且有利于簡化管理步驟，同時提高管理質(zhì)量。

比如，通過搭建全面覆蓋的檔案管理信息化平臺，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)各組織機構(gòu)和生產(chǎn)單位的檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)點對點直達報送。即，只要在原始檔案環(huán)節(jié)保證信息完整、準(zhǔn)確、真實，平臺能夠自動匯總上傳，并在檔案管理中心實現(xiàn)自動歸納整理和分析。

可見，信息技術(shù)能夠在最大程度上減少中間環(huán)節(jié)對于檔案傳輸?shù)母蓴_，使基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理以更加扁平的結(jié)構(gòu)實現(xiàn)細(xì)化與落實。

3 結(jié)束語

基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的細(xì)化落實固然需要在機制建設(shè)方面下大力氣，但歸根到底還是要在管理思想方面實現(xiàn)徹底的精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。正是由于傳統(tǒng)粗放化管理思想長期存在，才影響到了具體執(zhí)行層面的細(xì)化落實。因此，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作實現(xiàn)細(xì)化落實首先在要決策層實現(xiàn)頂層設(shè)計的進一步完善，將標(biāo)準(zhǔn)化落實到規(guī)章制度的剛性化和指標(biāo)化上。其次，基于標(biāo)準(zhǔn)化加快信息化建設(shè)進程。借助技術(shù)手段提高基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作整體水平，以技術(shù)推動檔案管理細(xì)化落實更加符合時代發(fā)展的客觀規(guī)律?？傊?，只有從思想到行動實現(xiàn)更加系統(tǒng)和規(guī)范的操作，基層鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的細(xì)化落實才能從理論執(zhí)行到實踐層面。這不僅是檔案管理實現(xiàn)科學(xué)化與現(xiàn)代化的重要舉措，也是農(nóng)業(yè)農(nóng)村各項管理工作整體水平與時俱進的重中之重。

參考文獻

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[2]馬林楠.數(shù)字檔案館是有歷史發(fā)展的必然[J].中國檔案，2019（2）：63.

作者簡介

馬孟良（1981-），男，漢族，本科，助理館員，從事檔案管理工作。