讓會議獲得最好效果的秘訣

[美]詹·麥克尼

設(shè)想一下，現(xiàn)在是星期一早上9點55分，每周員工例會將在5分鐘后開始。你對這次會議的召開是已經(jīng)胸有成竹，還是感到惶恐，甚至想臨時取消會議？如果你的答案是后兩者之一，那么是時候調(diào)整你的心態(tài)了。

湯姆·福勒是美國眾多公司的會議顧問，以下是他講述的如何使一個會議獲得成功的秘訣。

1.規(guī)劃會議

在會議前一天，把議程發(fā)送到每個與會人員的手里。每個人都應(yīng)該明白這次會議的目的是什么，他們應(yīng)該做什么準(zhǔn)備?！爸鼻心阆胍磉_(dá)的主題?！睖贰じ＠照f，“會前就應(yīng)該挑選出最重要的內(nèi)容，把最不重要的事情留在最后?！?/p>

你還應(yīng)該將一些會議之外的事情考慮進去。比如，如果會議時間很長，你可以訂購一些食物或者咖啡，并且規(guī)劃好會議休息的時間，以便大家上廁所、回電話。

選擇正確的會議場所也很重要。召開會議不一定非要在會議室，戶外會議能讓大家充分打開思路，有益于集思廣益。

2.領(lǐng)導(dǎo)會議

湯姆·福勒說：“確保參會人員知道誰是這次會議的領(lǐng)導(dǎo)者。如果每個人都想成為主席，那么會議就會崩潰。會議的領(lǐng)導(dǎo)者也可以扮演主持人的角色，并且不要對每個人都進行反駁，或者對任何事都給出建議?！币膭畲蠹腋魇慵阂?，努力使所有的討論著眼于解決問題。

“事情一旦已經(jīng)議定，就不要再回頭討論。”湯姆·福勒說，“這樣可以節(jié)省很多時間。”

3.出席會議

事先做足你的功課。湯姆·福勒說：“在我去參加一個會議之前，我會確保已經(jīng)準(zhǔn)備好每一份資料、每一份將要商議的文件，并且寫下也許會談到的事情?！奔词鼓愕男乃荚倏b密，在會場上有時也會忘記一些要點。

會議越長，你的精神就越疲憊，從而導(dǎo)致心不在焉、胡思亂想、焦躁不安。做筆記或者劃掉已經(jīng)商議過的事項，可以幫助你集中精神。如果允許，你可以帶一杯咖啡或一些點心保持精神。

湯姆·福勒說，不要擔(dān)心沉默是一件壞事情?！叭绻跁h上沒有東西要講，我就會始終閉著嘴巴。除非我的觀點或者建議是有建設(shè)性的，否則我不會開口?！?/p>

下周一9點55分，不要再對會議感到恐懼，努力去使它達(dá)到最好的效果吧。