Vlookup()函數(shù)在高校招生工作中的應(yīng)用

趙文韜 孟亞平

摘要：每到招生季，報(bào)考學(xué)生的信息數(shù)據(jù)查找匹配任務(wù)量巨大、煩瑣且時(shí)間緊迫。該文闡述了Excel軟件中Vlookup0函數(shù)的運(yùn)用在高校招生工作中的實(shí)用性和靈活性，使用此函數(shù)可以在多表間對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行快捷地查找、提取、處理，這極大地提高了高校招生工作的成效。

關(guān)鍵詞：Vlookup;高校招生;數(shù)據(jù)匹配

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）19-0194-02

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（0SID）：

1 引言

高校本科招生工作是大學(xué)生人才培養(yǎng)的“入口關(guān)”，而招生工作中對(duì)報(bào)考學(xué)生的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行查找匹配極其重要嚴(yán)謹(jǐn)，且因數(shù)據(jù)量巨大而使工作非常煩瑣辛苦。此時(shí)Excel軟件作為一款入門級(jí)的能夠快速處理數(shù)據(jù)的工具，它強(qiáng)大而精細(xì)的功能在此得以運(yùn)用。因此筆者將通過(guò)本文和廣大招生同僚來(lái)分享Ex-cel軟件“查找與引用”函數(shù)系列中Vlookup（）函數(shù)在高校招生數(shù)據(jù)匹配查找上的應(yīng)用實(shí)例，以期提高招生工作效率。

2 何為Vlookup0函數(shù)

Vlookup0函數(shù)是Excel中的一個(gè)縱向查找函數(shù)，與Hlookup（）函數(shù)按行進(jìn)行查找略有區(qū)別，它是按列進(jìn)行查找、最終返回該列設(shè)定條件并查詢對(duì)應(yīng)值。它可以用于查詢、核對(duì)數(shù)據(jù)，或者在單表和多表中快速查詢、核對(duì)、導(dǎo)人數(shù)據(jù)等[1]。

Vlookup0函數(shù)在Excel引導(dǎo)和幫助里的完整描述為：Vlook-up（lookup_value，table_array， coLindex_num， range_lookup）[2]，其實(shí)就是：Vlookup（要查找的值，要查找的范圍，需要返回的結(jié)果序列號(hào)，精確匹配還是近似匹配）。其中4個(gè)參數(shù)的具體說(shuō)明如表1所示。

3 Vlookup0函數(shù)在高校招生工作中的應(yīng)用

首先從教育部陽(yáng)光高考“綜合評(píng)價(jià)報(bào)名系統(tǒng)”中下載填報(bào)了南京中醫(yī)藥大學(xué)的所有中學(xué)生信息（示例），然后應(yīng)用Vlook-up0函數(shù)來(lái)快速?gòu)拇吮碇胁樵兲崛〗?jīng)現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)后將參加筆試的學(xué)生考生號(hào)：

第一步，打開Excel文件“報(bào)名信息表”（從報(bào)名系統(tǒng)下載）（見表2）。以字段值唯一的身份證號(hào)碼作為L(zhǎng)ookup_value，而Vlookup0函數(shù)要求Lookup_value必須在Table_array里的第一列，所以需要提前將“身份證號(hào)碼”字段置于“報(bào)名信息表”里的第一列。

第二步，打開Excel文件“確認(rèn)名單表”（由考生報(bào)名確認(rèn)處統(tǒng)計(jì)）（見表3）。移動(dòng)光標(biāo)單擊H2單元格將查找結(jié)果置于H列。

第三步，單擊工具欄中的“fx”以打開“插入函數(shù)”對(duì)話框（見表4），首先從“搜索函數(shù)”中選擇“查找與引用”，然后在“選擇函數(shù)”中選擇單擊VLOOKUP.最后單擊“確定”按鈕，繼而跳出“函數(shù)參數(shù)”填寫對(duì)話框（見表5）。

第四步，填寫Vlookup0函數(shù)的4個(gè)參數(shù)。①Lookup_value參數(shù)：鼠標(biāo)單擊此參數(shù)編輯框后的折疊按鈕，移動(dòng)光標(biāo)至要查找的值，此處即為“確認(rèn)名單表”D2單元格中的身份證號(hào)碼;②Table_array參數(shù)：鼠標(biāo)單擊此參數(shù)編輯框后的折疊按鈕，然后移動(dòng)光標(biāo)選擇“報(bào)名信息表”中的查找范圍，此處即為“$A$2：$F$13”;③CoLindex_num參數(shù)：在此參數(shù)編輯框中輸入“4”，即上面“$A$2：$F$13”查找范圍中將要返回的相應(yīng)值的列序號(hào)，此處即返回對(duì)應(yīng)考生號(hào);④Range_lookup參數(shù)：在此參數(shù)編輯框中輸入“False”或者“0”，表示返回精確匹配，如找不到將會(huì)返回錯(cuò)誤值“#N/A”。以上所有4個(gè)參數(shù)填寫完畢后鼠標(biāo)單擊“確定”按鈕即可得到所需數(shù)據(jù)，此時(shí)H2單元格里的公式為“=VLOOK-UP（D2，報(bào)名信息表！$A$2：$F$13，4，0）”。如果H2單元格里顯示的值為考生號(hào)，則完成查找提取數(shù)據(jù);如果H2單元格里顯示的值為“#N/A”，則可能表示此確認(rèn)報(bào)名考生身份證號(hào)碼錄入有誤或者不存在等。

第五步，單擊H2單元格，拖動(dòng)光標(biāo)至H2單元格右下角，當(dāng)光標(biāo)由空心的十字符變成實(shí)心的十字符時(shí)，雙擊鼠標(biāo)或者下拉填充柄至最后一行即可得到所有確認(rèn)報(bào)名考生的考生號(hào)信息（見表6）。

4 Vlookup0函數(shù)使用中的注意和拓展

第一點(diǎn)，Vlookup0函數(shù)公式必須是在半角狀態(tài)下輸入，否則會(huì)提示語(yǔ)法錯(cuò)誤;第二點(diǎn)，Lookup_value必須提前置于Ta-ble_array里的第一列且盡量具有“唯一性”;第三點(diǎn)，掌握“$”符號(hào)的引用方式，比如上面第五步利用Excel軟件的自動(dòng)填充功能將函數(shù)公式復(fù)制到下面單元格時(shí)，必須在查找范圍前面加“$”才能保證“被復(fù)制”公式中的查找范圍不因拖拽發(fā)生相對(duì)位移[2];第四點(diǎn)，CoLindex_num和Range_lookup直接輸入阿拉伯?dāng)?shù)字最方便快捷;第五點(diǎn)，當(dāng)數(shù)據(jù)量巨大時(shí)“雙擊填充”比“下拉填充”更省時(shí)省力。

5 結(jié)束語(yǔ)

Excel軟件中有大量的函數(shù)，其實(shí)用性和靈活性在上面的數(shù)據(jù)處理應(yīng)用實(shí)例中也得到了非常好的體現(xiàn)。全面掌握應(yīng)用Vlookup0函數(shù)功能將大大提高高校招生數(shù)據(jù)處理中的工作效率，獲得事半半功倍倍的效果。當(dāng)然，本文應(yīng)用的只是Vlookup（）函數(shù)的初級(jí)階段，實(shí)際上Vlookup0函數(shù)還有很多和其他函數(shù)聯(lián)合使用的小技巧，只有合理地應(yīng)用這些小技巧才能夠使我們?cè)诒ＷC準(zhǔn)確性的前提下提高工作效率。以上是筆者在實(shí)際工作中的一些經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，寫出來(lái)與大家分享，如果讀者對(duì)以上函數(shù)的使用也感興趣，可與筆者聯(lián)系探討，不足之處敬請(qǐng)指正！

參考文獻(xiàn)：

[1]郭福.Excel中Vlookup函數(shù)的使用解析[J].信息與電腦（理論版），2019（13）：136.

[2]杜宏，張鵬.Excel數(shù)據(jù)的秘密：職場(chǎng)高效能人士工作術(shù)[M].北京：中國(guó)青年出版社，2015：70-89.

【通聯(lián)編輯：代影】

作者簡(jiǎn)介：趙文韜（1991-），男，江蘇濱海人，講師，碩士研究生，研究方向：高校思想政治教育及招生管理。