信息化背景下的電子會計憑證的入賬及歸檔問題的探討

崔立瓊 郭慧敏

摘要：2020年3月，財政部印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），文件對電子會計憑證在報銷、入賬、歸檔的同時要保留電子數(shù)據(jù)提出要求。針對傳統(tǒng)會計憑證在入賬歸檔過程中存在的問題，本文先從財政部6號文出臺的背景和意義進行討論，對制度實施后如何妥善保存電子會計憑證并建立電子會計憑證與相關(guān)聯(lián)會計檔案的檢索關(guān)系及財務(wù)管理信息化下的會計檔案管理實踐提出幾點合理化建議。

關(guān)鍵詞：電子會計憑證;入賬歸檔;問題探討

一、財政部6號政策出臺的背景和意義

隨著信息化技術(shù)和電子商務(wù)的發(fā)展，會計檔案的電子化應(yīng)用越來越普及，國家也陸續(xù)出臺了一系列的政策措施及管理辦法。首先在2012年8月份，國家檔案局頒布了《電子檔案移交與接收辦法》（國檔〔2012〕7號），財政部在2013年1月份發(fā)布了《關(guān)于推進財政票據(jù)電子化改革的方案》（財綜〔2012〕104號），并在此文件的背景下開始試行財政票據(jù)電子化工作。2015年5月國務(wù)院發(fā)布了《關(guān)于大力發(fā)展電子商務(wù)加快培育經(jīng)濟動力的意見》（國發(fā)〔2015〕24號），文件中提到要逐步推進電子發(fā)票和電子會計檔案的使用，并完善相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)章制度。2015年12月財政部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布了第79號令《會計檔案管理辦法》，文件首次承認(rèn)了電子會計憑證的法律效力，這在會計檔案管理上是具有里程碑意義的。自此以后，國家各大部委都開始積極推進電子票據(jù)的試行工作。比如國家稅務(wù)總局從2015年開始推行增值稅電子普通發(fā)票，運行至今也相對成熟。但是電子票據(jù)在給我們提供了便利性的同時也具備諸多隱患，比如消費者可以自行多次重復(fù)打印電子發(fā)票，并且取消了以前的物理防偽性能，這就導(dǎo)致電子發(fā)票無論在紙張上還是效果上都和傳統(tǒng)的發(fā)票存在很大差異，辨別發(fā)票的真?zhèn)我苍黾恿穗y度，同時增大了票據(jù)重復(fù)報銷的可能性，造成虛假發(fā)票入賬等不當(dāng)行為，不利于單位的財務(wù)核算和管理。針對上述問題，2020年3月財政部印發(fā)《關(guān)于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號），通知對電子會計憑證的定義為單位從外部接受的電子形式的各類會計憑證，包括電子發(fā)票、財政電子票據(jù)、電子客票、電子行程單、電子海關(guān)專用繳款書、銀行電子回單等電子會計憑證。同時提出了單位以電子會計憑證的紙質(zhì)打印件作為報銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時保存打印該紙質(zhì)件的電子會計憑證。本文針對上述問題重點對電子會計憑證的報銷、入賬、歸檔等問題進

行探討。

二、傳統(tǒng)會計檔案歸檔中存在的主要問題

會計檔案不僅是單位財務(wù)工作的重要組成部分，更是匯總了一個單位所有經(jīng)濟活動的核算資料。我們可以從一個單位的會計檔案資料中了解到單位整個年度甚至是連續(xù)多個年度的一系列經(jīng)濟活動情況。會計檔案資料也是很多單位財務(wù)稽查、審計專項檢查等重要工作開展的重要材料和依據(jù)。

當(dāng)年形成的會計檔案，在年度終了的時候，可以由本單位的會計機構(gòu)保管一年，期滿后編制移交清冊交至本單位的檔案部門統(tǒng)一保管。會計資料的檔案工作在整個會計管理流程中處于最后收尾階段，往往容易被忽視。在一個會計周期中，年初設(shè)賬，年中記賬，年終結(jié)賬，年末編制各類財務(wù)報表，會計資料歸檔工作不被重視，會計人員只能在以后年度中斷斷續(xù)續(xù)完成會計資料整理、裝訂、歸檔等工作。實際工作中由于會計資料歸檔工作不及時，滯后拖延情況是比較嚴(yán)重的，往往因為歸檔不及時存在被毀損和丟失的風(fēng)險。

以目前的會計檔案管理模式來看，事業(yè)單位傳統(tǒng)的會計檔案，單據(jù)、憑證、賬簿等數(shù)量巨大，每年都會增加大量的會計紙質(zhì)單據(jù)，這給檔案部門在存儲上、管理上都帶來了巨大壓力。而在后期審計和稽查的時候，常因為會計檔案數(shù)量巨大，檢索困難，需要復(fù)印和拍照的原件瑣碎繁多，若在科研項目和大型基建項目審計過程中，跨越周期往往較長，給工作帶來了較大的不便。而電子會計憑證的出現(xiàn)恰恰是解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)憑證歸檔的弊端，并推進了會計檔案管理工作的發(fā)展。

三、規(guī)范電子會計憑證的報銷、入賬及歸檔的實現(xiàn)

路徑

如何妥善保存電子票據(jù)并建立其與會計憑證的關(guān)聯(lián)性、并實現(xiàn)與會計檔案的相互檢索將是我們工作的難點，可根據(jù)各單位的實際情況分以下兩種情況實現(xiàn)：

（一）已經(jīng)實行網(wǎng)上報銷方式的單位

網(wǎng)上報銷是當(dāng)前信息時代下的新生事物，可在互聯(lián)網(wǎng)上實現(xiàn)隨時填報、上傳單據(jù)、及時審批、自動生成憑證等功能，真正地實現(xiàn)不見面辦公，節(jié)約報賬成本、提高報賬效率，尤其對提高行政事業(yè)單位的預(yù)算執(zhí)行率來說，無疑是個很有利的條件。已經(jīng)實行網(wǎng)上報銷的單位，可以在填寫網(wǎng)上報銷單據(jù)的同時將電子票據(jù)作為附件以“.pdf或.jpg”等格式上傳，并在生成會計憑證的同時關(guān)聯(lián)報銷單據(jù)和電子票據(jù)，實現(xiàn)會計憑證和電子票據(jù)的相互檢索。

（二）采用傳統(tǒng)紙質(zhì)報銷方式的單位

相較于網(wǎng)上報銷，傳統(tǒng)的紙質(zhì)報銷方式在電子會計憑證的保存上要稍顯復(fù)雜。若是單位規(guī)模小、業(yè)務(wù)簡單、單據(jù)量不大的情況下，可由會計人員進行收集，單獨儲存，可將文件命名為“憑證號+單據(jù)號”，增強檢索功能，年度完成后刻錄光盤歸檔。但對于工作量大的單位來講，這種由人工收集并逐個定義保存明顯不切實際，建議聯(lián)系外部軟件開發(fā)商，專門開發(fā)數(shù)據(jù)庫用于上傳、保存、查詢、歸檔等管理?？刹捎靡欢ǖ年P(guān)聯(lián)方式查詢到該電子票據(jù)，如正向關(guān)聯(lián)：可根據(jù)憑證后面的發(fā)票號、票據(jù)號等查詢到該電子版;也可完全關(guān)聯(lián)：即報銷人員將電子票據(jù)上傳到數(shù)據(jù)庫時會收到系統(tǒng)反饋的一個編碼，該編碼根據(jù)一定的規(guī)則命名，在本年度內(nèi)具有唯一性和確定性，隨后會計人員在記賬的同時通過增加輔助核算項將該編碼錄入核算系統(tǒng)內(nèi)，通過此過程實現(xiàn)相互檢索，完全關(guān)聯(lián)。上述方法都可采用一定的控制手段來保證電子版票據(jù)得以保存，比如在記賬憑證保存的同時有提示框彈出上傳票據(jù)幾張等。

四、執(zhí)行新政策可能會面臨的困難及建議

電子票據(jù)的推廣及電子會計憑證的入賬、歸檔都是國家全面推行財務(wù)管理信息化進程中所面臨的必要階段，更是對單位和個人提出了更高的要求。

（一）單位層面要保證硬件的到位并針對軟件進行開發(fā)

在一些“重業(yè)務(wù)，輕財務(wù)”的傳統(tǒng)思想主導(dǎo)下，一些單位沒有對財務(wù)信息化建設(shè)引起足夠的重視，沒有為一線財務(wù)人員創(chuàng)造高效、便捷的工作條件，不利于工作的推行，因此單位提出了更高的要求。比如采購票據(jù)掃描設(shè)備、及時更新和維護服務(wù)器，并建立配套的身份認(rèn)證及防火墻，防止數(shù)據(jù)丟失及財務(wù)秘密泄露，從而滿足改革的基本要求。

（二）新挑戰(zhàn)下對財務(wù)人員的要求

一改往日傳統(tǒng)報銷的方式，新形勢下要求財務(wù)人員對網(wǎng)上報銷、電子發(fā)票、電子會計憑證歸檔等新生事物快速適應(yīng)，及時應(yīng)對，改變固有工作模式，尋找最符合新要求的工作方式。

（三）新政策下要求業(yè)務(wù)人員更多關(guān)注

業(yè)務(wù)人員不僅要學(xué)習(xí)網(wǎng)上報銷的填報，上傳單據(jù)和附件，更要關(guān)注到電子發(fā)票的取得、存儲和檢索，這對業(yè)務(wù)人員來說是要求也是壓力，更加需要財務(wù)人員對新政策的解讀和宣傳，爭取更廣大業(yè)務(wù)人員的理解和支持。

（四）加快建設(shè)財務(wù)信息管理系統(tǒng)，深度開發(fā)系統(tǒng)內(nèi)各個模塊

聯(lián)系軟件開發(fā)商，補充和完善會計處理信息化全流程中的缺失與不足，加強財務(wù)管理信息系統(tǒng)中各個模塊關(guān)鍵信息的勾稽關(guān)系，比如網(wǎng)上報銷模塊、合同管理模塊、工資管理模塊、銀企直聯(lián)模塊、納稅管理模塊等。盡早實現(xiàn)電子會計憑證的全面信息化管理，減少手工操作環(huán)節(jié)、降低人工錄入的錯誤率，提高財務(wù)信息的利用率。

五、財務(wù)管理信息化背景下會計檔案管理實踐的建議

（一）重視會計檔案管理意識

要自上而下提高會計檔案管理的創(chuàng)新意識，不僅是從人力物力及財力上給予支持，更要在思想和理念上轉(zhuǎn)變意識，改變以往會計檔案僅是歸檔了事的固有思維，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段對會計檔案加以利用，擴大會計檔案的應(yīng)用范圍。

（二）建設(shè)電子會計檔案信息系統(tǒng)，將財務(wù)信息系統(tǒng)延伸至與會計檔案系統(tǒng)的對接

將會計檔案信息系統(tǒng)作為一個財務(wù)工作的結(jié)尾，檔案管理工作的起始，深度掌握全流程及后續(xù)應(yīng)用，將財務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員、檔案管理人員、審計人員等設(shè)置為不同的權(quán)限應(yīng)用在對應(yīng)的場景內(nèi)，設(shè)置財務(wù)人員管理權(quán)限如上傳附件、保存檔案、查詢憑證、歸檔;設(shè)置業(yè)務(wù)人員權(quán)限為調(diào)取資料、圖像、音頻數(shù)據(jù)等;設(shè)置檔案管理人員權(quán)限為接收、管理、查閱、銷毀等;設(shè)置審計人員權(quán)限為查閱、快速信息檢索、對比分析等。深層次發(fā)掘財務(wù)信息的利用價值，實現(xiàn)資源共享，信息互通，不僅給基層單位在科學(xué)化決策、精細化管理上提供強大的數(shù)據(jù)支撐，更是全面推進了信息化檔案管理工作的推進。

六、結(jié)語

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代、人工智能大發(fā)展的今天，會計這個傳統(tǒng)行業(yè)也面臨著嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，我們不僅要享受著新技術(shù)帶來的便利，更要轉(zhuǎn)變身份，創(chuàng)新管理模式、推陳出新、構(gòu)建信息化財務(wù)管理模式，深層次提高財務(wù)工作效率，發(fā)揮財務(wù)工作的最大價值。

參考文獻：

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