Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧研究

彭春美

摘要：為推廣使用技巧、提高辦公效率，提出Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧研究。通過對Word軟件中著重號的使用技巧和橫向頁面的使用技巧分析，完成對Word軟件應用技巧研究;通過對Excel軟件中表格標題行重復與數(shù)據(jù)計算的使用技巧分析，完成Excel軟件應用技巧研究;通過對PowerPoint軟件中Flash動畫插入技巧分析，完成對PowerPoint軟件應用技巧研究，實現(xiàn)了Office辦公軟件實際應用技巧的推廣。

關鍵詞：Office;辦公自動化;Word;Excel;PowerPoint

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2020）07-0068-02

0 引言

Office辦公軟件是典型的組件類型的辦公軟件，是辦公自動化中最常見的工具軟件。主要以Word文字編輯軟件、Excel表格編輯軟件以及PowerPoint課件軟件三大組件為主，分別從文字編輯、電子表格編輯以及圖片編輯三個方向實現(xiàn)自動化辦公功能[1]。由于Office辦公軟件使用方便，辦公效率高，目前已廣泛應用在辦公自動化中，但是在實際應用中還有一些不為人知的使用技巧，了解并熟練掌握后可達到“事半功倍”的效果，為此提出Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧研究，為Office辦公軟件應用提供參考。

1 Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧

1.1 Word文字編輯軟件在辦公自動化中的實際應用技巧

Word文字編輯軟件在辦公自動化中經常被使用的技巧主要有著重號和頁面調整，以下將從該兩點使用技巧進行闡述。

Word文字編輯軟件中著重號的使用技巧：在利用Word軟件對文字進行編輯時，若想要著重突出文章中部分個別詞語，從而引起閱讀者的注意，可以使用Word軟件中的著重號功能。首先在Word軟件上方找到工具欄，點擊其中“自定義”對話框，在自定義對話框中找到“應用”選項并點擊，接著返回到工具欄中找到“類別”對話框，在“類別”對話框中點擊“命令（M）”選項，在“命令（M）”對話框中點擊應用選項。然后再返回到“自定義”對話框中點擊ABC選項，在ABC對話框中找到“Dot Accent”選項并點擊，接著利用鼠標右鍵將其拖至工具欄中，將Dot Accent選項成功拖至工具欄后松開鼠標右鍵。最后選中文檔中想要著重標記的句子或者詞語，再點擊工具欄中“Dot Accent”選項即可，以此完成了著重號的應用[2]。

Word文字編輯軟件中橫向頁面的使用技巧：正常情況下，使用Word軟件對文字進行編輯時，文檔頁面都是縱向頁面。如果想要將縱向頁面改為橫向頁面，首選利用鼠標右鍵選中所有文字，然后將鼠標移動到最首行的文字前面，在Word軟件上方的工具欄中找到“頁面布局”選項并點擊，然后在該對話框中找到“紙張方向”選項并點擊，下方會出現(xiàn)“橫向”、“縱向”兩個選項，點擊其中的“橫向”選項即可將原本的縱向頁面改為橫向頁面[3]。通過以上對Word文字編輯軟件中著重號和頁面調整兩個在辦公自動化中常用的實際應用技巧分析，實現(xiàn)了Word文字編輯軟件在辦公自動化中的實際應用技巧研究。

1.2 Excel表格編輯軟件在辦公自動化中的實際應用技巧

Excel表格編輯軟件在實際應用中常用的辦公技巧有表格標題行重復與數(shù)據(jù)計算兩種，Excel表格編輯軟件中表格標題行重復技巧：當對大量數(shù)據(jù)進行表格編輯時，由于表格編輯長度超出一頁，表格頁數(shù)達到幾頁或者幾十頁，而表格的表頭正常情況下只在表格的第一頁顯示，編輯者通常會忘記表頭內容，需要往回翻到第一頁查看表頭，這樣會影響到辦公效率，重要的是還會出現(xiàn)錯編、誤編問題。為了解決以上問題，此時就需要用到表格標題行重復技巧，首先打開Excel表格編輯軟件，在軟件中利用鼠標右鍵選中Excel表格首行，然后在軟件上方工具欄中選中“頁面設置”選項，在“頁面設置”對話框中找到“工作表”選項并點擊，最后點擊“頂端標題行”選項即可實現(xiàn)表格標題行重復[4]。

Excel表格編輯軟件中數(shù)據(jù)計算技巧：Excel表格編輯軟件最常用也是最重要的一個技巧就是數(shù)據(jù)計算技巧，尤其是對財務報表進行編輯時，需要進行大量的數(shù)據(jù)計算工作，在軟件實際應用中，可以在軟件上方工具欄中找到“Excel公式”對話框，該對話框具有多種計算公式，在表格編輯時選中相應的 Excel公式即可實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的計算。如果“Excel公式”對話框中沒有合適的計算公式，可以在“Excel公式”對話框中選中自定義，編輯者自行對計算公式進行編輯，然后再使用，如果經常用到該公式，還可以將自定義的公式保存到“Excel公式”對話框中，方便下次使用。通過以上兩個技巧分析，實現(xiàn)了Excel表格編輯軟件在辦公自動化中的實際應用技巧研究。

1.3 PowerPoint軟件在辦公自動化中的實際應用技巧

PowerPoint軟件在實際應用過程中經常需要插入Flash動畫，最簡單、最便捷的Flash動畫插入技巧為：首先打開演示文稿，利用鼠標左鍵雙擊想要插入Flash動畫的幻燈片，此時進入到TTP幻燈片視圖方式，在該頁面工具欄中選中“控件工具箱”，單擊鼠標左鍵會在左下角出現(xiàn)“幻燈片控件”工具按鈕，點擊該按鈕會在幻燈片控件列表中出現(xiàn)“Obiect”選項，此時頁面中鼠標變成“十”字形狀，利用鼠標在想要插入Flash動畫的幻燈片拖出一個矩形區(qū)域。然后在PowerPoint軟件快捷菜單中選中“屬性”，在“屬性”對話框中點擊“Movie”后手動輸入Flash動畫的文件名以及擴展名，最后關閉“屬性”對話框，此時會在矩形區(qū)域內出現(xiàn)Flash動畫，以此完成Flash動畫插入，從而實現(xiàn)PowerPoint軟件在辦公自動化中的實際應用技巧研究。

2 結語

此次對Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用技巧進行了研究，為Office辦公軟件的使用具有重要的參考價值，同時也對Office辦公軟件在辦公自動化中的應用具有一定的推廣作用，有助于辦公效率和辦公質量的提高。由于此次研究時間和個人能力有限，雖然取得了一定的研究成果，但此次僅對Word文檔和Excel電子表格在辦公自動化中的實際應用技巧進行了研究，今后還需在Office辦公軟件的PowerPoint圖片編輯軟件方面進行研究，為Office辦公軟件的應用提供有利依據(jù)。

參考文獻

[1] 秦玉海，劉路強，柳樹旺，等.基于OOXML的Office文檔編輯過程恢復方法研究[J].河南科技，2018，67（35）：10-13.

[2] 馮愛花，段振華.office辦公軟件應用在管理學生日常事務的研究[J].衛(wèi)星電視與寬帶多媒體，2019，45（22）：58-59.

[3] 張佳豪.Office辦公軟件在辦公自動化中的實際應用[J].數(shù)字技術與應用，2019，37（5）：235-236.

[4] 劉剛，孟娟娟.關于Office辦公軟件的操作技術探析[J].科技經濟導刊，2020，28（7）：33-34.