淺談管理職能的流程創(chuàng)建

（華北油田公司培訓(xùn)中心（渤海石油職業(yè)學(xué)院），河北 任丘 062550）

引言：傳統(tǒng)的職能管理是以體系文件或法律法規(guī)為依據(jù)進(jìn)行規(guī)范化操作。將可重復(fù)的管理業(yè)務(wù)活動分解為一系列標(biāo)準(zhǔn)化和次序化的任務(wù)，執(zhí)行部門在辦理一個審批事項時，需要跑多個部門進(jìn)行簽字、蓋章，辦事效率低下。

一、職能管理向流程管理轉(zhuǎn)變的必要性

由管理層來監(jiān)督執(zhí)行部門有效地完成既定任務(wù)，這種科層式的組織結(jié)構(gòu)反映了生產(chǎn)社會化過程中，短缺的市場環(huán)境下追求大量產(chǎn)品生產(chǎn)的實際，近年來，過去以供給為導(dǎo)向的市場已轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕枨鬄閷?dǎo)向的市場，所以企業(yè)面對以消費(fèi)者為主導(dǎo)的市場環(huán)境的今天，流程管理必將成為主導(dǎo)的管理方式。因為職能管理是一種縱向的管理模式，造成上層管理理念或指令在傳遞、執(zhí)行過程中反饋緩慢甚至走樣；其次職能劃分時常出現(xiàn)空白或重疊；又或是職能部門因過分糾結(jié)部門利益而產(chǎn)生信息壁壘。所有這些問題造成了管理職能不能有效發(fā)揮。

二、流程管理的方法原理

流程管理是一種橫向貫通、多部門密切協(xié)作的管理方式，旨在通過業(yè)務(wù)管理信息化，破除部門壁壘，建立起包括行政審批、人力資源管理、財務(wù)審批、物資采購等流程在內(nèi)的，分類清晰、界面分明、權(quán)責(zé)匹配、相互融合的在線運(yùn)行模式，進(jìn)而實現(xiàn)管理業(yè)務(wù)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

通過創(chuàng)建管理流程，建立標(biāo)準(zhǔn)的工作程序，讓員工規(guī)范地進(jìn)行作業(yè)，減少不必要的重復(fù)性動作，從而提高工作效率；并且減少不必要的人力物力消耗，縮短業(yè)務(wù)的周期，從而降低運(yùn)營成本；同時流程推送過程加強(qiáng)了團(tuán)隊之間的協(xié)作，避免流程的每個節(jié)點出現(xiàn)互相推諉等現(xiàn)象，降低運(yùn)行風(fēng)險。

三、管理流程的創(chuàng)建

創(chuàng)建任何一項管理流程，都應(yīng)以相關(guān)的法律法規(guī)或所屬部門的體系規(guī)章為依據(jù)，缺乏以制度作支撐的管理流程，如同嬌艷的花朵一般，很難長久的生存下去，最終會在眾多的管理中銷聲匿跡，因此，創(chuàng)建管理流程，制度是根基，在這個基礎(chǔ)上，進(jìn)行流程梳理，并借助一系列技術(shù)手段創(chuàng)建業(yè)務(wù)流程，讓管理制度落地。經(jīng)過多年的實踐，認(rèn)為通過以下步驟創(chuàng)建起來的管理流程是有效的。

第一步，明確流程所對應(yīng)的相關(guān)管理制度。因為流程最終是為制度服務(wù)的，在各個管理線條上，都會有相應(yīng)的管理制度，制度的適用范圍對應(yīng)著流程的適用范圍，制度的管理邊界對應(yīng)著流程的管理邊界。沒有明確的管理制度的情況下，進(jìn)行流程創(chuàng)建是沒有意義的。所以在識別流程信息時要盡量做到準(zhǔn)確詳盡，但是，也要避免因枝節(jié)過多而產(chǎn)生不必要的工作環(huán)節(jié)。

第二步，確定流程的輸出。創(chuàng)建一個流程，首先要做的是什么？是要考慮這個流程是用來解決什么問題的，然后確定這個流程是屬于決策流程還是執(zhí)行流程，或者是決策執(zhí)行流程，有了明確的流程輸出，也就有了明確的流程管理目標(biāo)。

第三步，確定流程的輸入。輸入是流程的前置環(huán)節(jié)，是在啟動流程之前，需要提前完成的準(zhǔn)備工作。比如，你要提交一個物資采購申請，就需要事先弄清楚采購物品的型號數(shù)量單價等。又比如，要提交一個用章申請，你需要事先提交用章的事由或附件。流程輸入的內(nèi)容是流程處理人或決策人執(zhí)行操作的依據(jù)，把所有需要的信息編入流程，最后得到一個完整的流程申請表單。

第四步，確定流程的處理過程。流程從發(fā)起到結(jié)束所有環(huán)節(jié)，都是預(yù)設(shè)好的，可以是一個環(huán)也可以是多個環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)之間，存在有序和依存關(guān)系。而且每個環(huán)節(jié)又對應(yīng)一個具體的崗位或職務(wù)，以及工作授權(quán)，而規(guī)定這些操作環(huán)節(jié)的依據(jù)，就是相關(guān)體系文件和法律法規(guī)制度。

第五步，流程辦公自動化。各類申請表單或流程圖設(shè)計完成以后，下面就是要利用互聯(lián)網(wǎng)和編程技術(shù)，將已成型的表單或流程圖添加到流程模板中，經(jīng)過試運(yùn)行順暢后，就完成了流程由線下到線上的轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)流程管理的無紙化、自動化、移動化。一個做好的線上流程圖，如下圖：

四、流程運(yùn)行反饋

線上流程運(yùn)行為管理者提供清晰而真實的決策數(shù)據(jù)，高效推進(jìn)質(zhì)量體系建設(shè)，有效保障了機(jī)關(guān)職能部門管理的有序規(guī)范運(yùn)行，使管理得到快速提升。但是在執(zhí)行過程中，也出現(xiàn)了一些問題，比如：流程設(shè)計過程中流程承擔(dān)部門為了分擔(dān)責(zé)任，使流程過于復(fù)雜化，造成運(yùn)行的不通暢不便捷。只注重結(jié)果而不注重過程的流程不是好的流程。

五、結(jié)語

創(chuàng)建適用的管理流程，使部門間的管理職責(zé)更加清晰、明確，能夠提升員工的主人翁意識，增強(qiáng)員工的工作責(zé)任感，提高員工的的業(yè)務(wù)執(zhí)行力，豐富管理者的管理方式，為整個企業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的高效率支持。

創(chuàng)建管理流程，更能夠倒逼職能部門要根據(jù)市場變化，不斷優(yōu)化內(nèi)部流程管理，進(jìn)行流程再造，分析流程中的關(guān)鍵節(jié)點，促使管理者們抓住瞬息萬變的市場機(jī)遇，不斷開拓創(chuàng)新、迭代管理理念，掌握信息科學(xué)技術(shù)，從而保持企業(yè)旺盛的生命力。