企業(yè)推行精細(xì)化檔案管理的措施

張繼

摘 要： 新形勢下，檔案管理工作具有圖形、圖表、視頻等多種形式，且信息數(shù)據(jù)量越來越大，檔案內(nèi)容從紙質(zhì)逐漸轉(zhuǎn)數(shù)學(xué)化方式發(fā)展，因此加強(qiáng)新形勢下檔案工作的精細(xì)化管理成了目前檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。對此，本文分析了企業(yè)推行精細(xì)化檔案管理的涵義，研究了企業(yè)檔案管理要點(diǎn)，探討了企業(yè)推行精細(xì)化檔案管理的意義，提出了具體的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞： 企業(yè)檔案管理;精細(xì)化管理;措施

【中圖分類號】F270? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A? ? ?【文章編號】1674-3733（2020）19-0297-01

1 企業(yè)推行精細(xì)化檔案管理的涵義

精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國家的一種企業(yè)管理理念，是社會分工的精細(xì)化以及服務(wù)質(zhì)量的精細(xì)化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引入深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式。精細(xì)化管理與時代發(fā)展相契合，極具先進(jìn)性，促使復(fù)雜與多樣的管理行為融簡潔性與規(guī)范性于一體。精細(xì)化檔案管理就是落實(shí)檔案管理責(zé)任，將檔案管理責(zé)任具體化、明確化，要求每一個檔案工作者都要到位、盡職。第一次就把檔案工作做到位、工作要日清月結(jié)。強(qiáng)調(diào)對整個檔案工作流程進(jìn)行細(xì)化處理。在根本上增強(qiáng)檔案工作質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)全方位的綜合性管控，追求嚴(yán)謹(jǐn)性與科學(xué)性，保證每一環(huán)節(jié)的檔案工作都得到妥善落實(shí)。

2 企業(yè)檔案管理要點(diǎn)

（1）收集。檔案資料的收集是檔案工作的重要基礎(chǔ)，是確保檔案資料完整性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，因此需要對歸檔文件資料的收集范圍予以界定和明確，同時加強(qiáng)與各部門的協(xié)調(diào)和配合，確保檔案資料的及時收集、歸檔得以實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員要對企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)以及企業(yè)會議活動等情況加強(qiáng)了解，對檔案資料加強(qiáng)審核，如有遺漏，應(yīng)及時通知相關(guān)人員補(bǔ)齊;對各部門的歸檔資料的要求及流程予以明確;同時加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，使收集、歸檔以及指導(dǎo)工作更加便捷，使工作效率和質(zhì)量得到有效提高。（2）整理。檔案整理工作是檔案工作的重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，也是傳統(tǒng)檔案管理工作中工作量最大、最為繁瑣的部分。隨著現(xiàn)代化技術(shù)以及數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，使檔案管理人員的工作量減少。另外需要對檔案工作人員責(zé)任心和安全教育予以加強(qiáng)，對管理人員的計(jì)算機(jī)操作等專業(yè)技能加強(qiáng)培養(yǎng)，使現(xiàn)代化的技術(shù)手段能夠在檔案工作中得到充分利用，并有效保障檔案資料的安全性、準(zhǔn)確性。（3）篩選。檔案篩選工作主要針對海量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對有價值的資料進(jìn)行挑選，剔除無用的信息數(shù)據(jù)，提高檔案管理水平。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，有效避免了人工操作容易出現(xiàn)疏漏和失誤的問題，提高檔案資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性、有效性，同時減少管理人員工作量，有效提升篩選精度和效率，更好地為企業(yè)的發(fā)展和決策提供有力支持。

3 企業(yè)推行精細(xì)化檔案管理的意義

（1）精細(xì)化管理可以為檔案管理創(chuàng)造有利條件。在進(jìn)行檔案管理的過程中，通過實(shí)施精細(xì)化管理模式可以更好地使檔案管理人員之間形成有效的連接，不斷提高協(xié)作效率，這樣可以化解在傳統(tǒng)模式下檔案管理可能存在的風(fēng)險與矛盾，為構(gòu)建完善的檔案管理體系奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，同時也對常態(tài)化的檔案管理具有極大的促進(jìn)作用。（2）明確檔案管理人員的職責(zé)。為了使精細(xì)化管理真正落實(shí)到位，首先需要加快規(guī)章制度的建設(shè)，通過規(guī)章制度更好地明確檔案管理人員的職責(zé)，這樣才能使檔案管理井然有序。其次，對檔案管理中的各項(xiàng)資料文件也要做好日常處理，這樣才能為檔案管理體系建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，使得個人的責(zé)任變得更加清晰。（3）有助于形成良好的檔案管理文化。在精細(xì)化管理模式下，企業(yè)需要加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)，通過業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)形成良好的企業(yè)管理文化，這樣可以落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)而不斷提高整個檔案管理水平。與此同時，還可以促使檔案管理工作逐步朝著制度化的方向發(fā)展，通過制度做好管理。

4 企業(yè)推行精細(xì)化檔案管理的具體措施

4.1 構(gòu)建高效與科學(xué)的精細(xì)化檔案管理機(jī)制

面對企業(yè)飛速發(fā)展，檔案管理在服務(wù)對象、任務(wù)以及管理模式方面也大不相同，尤其是隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷應(yīng)用，檔案管理機(jī)制也需要與時俱進(jìn)，進(jìn)行全方位調(diào)整，對管理流程進(jìn)行優(yōu)化，增強(qiáng)實(shí)效性，維持檔案完整性，明確歸檔范圍，重視檔案管理流程的健全，增強(qiáng)精細(xì)化管理的長效性。具體講，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，重視建立檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化歸檔有效控制。

4.2 明確檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化各種流程

在檔案管理過程中，檔案管理的目標(biāo)就是做好各種資料的收集整理，做好各項(xiàng)文獻(xiàn)的歸納，這樣才能更好地為單位發(fā)展提供高效的服務(wù)。因此，企業(yè)要進(jìn)一步完善檔案管的標(biāo)準(zhǔn)，做好精細(xì)化管理，只有這樣才能推動檔案管理工作的系統(tǒng)化發(fā)展。在此過程中，檔案管理人員需要做好檔案管理量化工作，做好量化管理才能進(jìn)一步完成細(xì)化管理，通過量化管理才能更好地進(jìn)行各項(xiàng)數(shù)據(jù)的記載，以便可以做好考核工作。此外，還需要不斷細(xì)化各個工作流程，強(qiáng)化監(jiān)督，才能使得各個環(huán)節(jié)達(dá)標(biāo)。

4.3 提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

在新形勢下，檔案管理工作內(nèi)容越來越多樣化、復(fù)雜化，對檔案管理工作的要求也越來越高。因此企業(yè)在招聘時應(yīng)充分結(jié)合檔案管理發(fā)展需要，提高用人標(biāo)準(zhǔn)，吸引專業(yè)的綜合型管理人才，使檔案管理人員隊(duì)伍的綜合業(yè)務(wù)水平提高。同時為了有效保障檔案管理工作有效實(shí)施，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，定期進(jìn)行先進(jìn)檔案管理專業(yè)知識以及專業(yè)技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員工作的專業(yè)技能的更新能夠與時俱進(jìn)，更加適應(yīng)新形勢下實(shí)現(xiàn)檔案工作精細(xì)化管理的需求。

4.4 構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)，加快平臺建設(shè)

隨著信息化建設(shè)的加強(qiáng)，企業(yè)檔案信息更顯復(fù)雜性與零散性的特征，因此，為了挖掘價值性信息，需要對檔案信息進(jìn)行精細(xì)化整合?；诖耍块T之間的協(xié)作與配合成為關(guān)鍵，需要通力合作，構(gòu)建檔案信息化管理平臺，實(shí)施一體化管理，促使檔案資源能夠得到更加廣泛與科學(xué)的開發(fā)使用，挖掘企業(yè)各個部門的價值性信息，降低資源的重復(fù)與浪費(fèi)。

結(jié)語：綜上所述，在現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展過程中，檔案管理成為企業(yè)管理不容忽視的內(nèi)容，起著強(qiáng)化企業(yè)發(fā)展與決策的支撐性作用。因此，企業(yè)要將檔案管理工作納入企業(yè)規(guī)劃，以精細(xì)化管理為手段，從多等多方面出發(fā)，積極創(chuàng)新，強(qiáng)化對檔案管理各個環(huán)節(jié)的細(xì)化，將責(zé)任落實(shí)到位，切實(shí)提升檔案精細(xì)化管理水平，推動企業(yè)實(shí)現(xiàn)穩(wěn)定與長遠(yuǎn)發(fā)展。

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