公路工程檔案資料管理現(xiàn)狀及信息化管理創(chuàng)新的思路探討

姚玲玲

摘 要： 隨著社會(huì)的進(jìn)步和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，交通行業(yè)正在不斷向前發(fā)展，并將獲得更大的發(fā)展空間，這得益于人們物質(zhì)生活水平的提高和汽車保有量的增加，以及交通運(yùn)輸網(wǎng)的不斷完善。我國在公路工程建設(shè)方面的投入隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展正在不斷擴(kuò)大，而且取得了一定的成就。但在公路檔案管理工作中卻仍然存在比較落后的管理技術(shù)和方法，而這種落后的檔案管理方式已經(jīng)跟不上如今經(jīng)濟(jì)、科技的發(fā)展步伐，同時(shí)還嚴(yán)重制約著公路檔案管理工作的正常進(jìn)行。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，要加快我國公路檔案管理工作的信息化建設(shè)，提高公路檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞： 公路工程;檔案資料管理;現(xiàn)狀;信息化管理

【中圖分類號(hào)】V875.52? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A? ? ?【文章編號(hào)】1674-3733（2020）19-0296-01

1 公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀

有的公路工程建設(shè)單位過于重視建設(shè)工作，忽視信息資料整編工作。如果只注重追趕施工進(jìn)度，忽視公路工程建設(shè)軟實(shí)力建設(shè)工作，就會(huì)嚴(yán)重阻礙后期順利開展工程驗(yàn)收工作;這時(shí)整合檔案信息資料，不僅會(huì)影響效率，也會(huì)降低檔案資料編制效果，更會(huì)造成管理人員的工作態(tài)度比較隨意，工作行為缺乏規(guī)范性。無論是在開展公路工程設(shè)計(jì)工作、監(jiān)理工作，還是在開展檔案歸檔工作期間，都會(huì)浪費(fèi)一定的人力、物力以及財(cái)力資源。工作人員只是圍繞工程建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行工作，沒有結(jié)合工程建設(shè)需求及時(shí)調(diào)整管理方案，不利于檔案管理效率。有的管理人員還在使用落后的管理方式，沒有將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合。各個(gè)管理部門之間缺乏協(xié)作性，在開展檔案管理工作時(shí)，就會(huì)遇到檔案資料沒有及時(shí)歸還、監(jiān)理人員沒有及時(shí)簽字確認(rèn)等問題。

2 公路工程檔案信息化管理創(chuàng)新方法探討

2.1 構(gòu)建系統(tǒng)、先進(jìn)的管理理念

在公路檔案管理工作中，管理思想理念作為重要的角色為公路檔案管理工作的開展提供了思想支撐。只有不斷重視管理理念的發(fā)展，才能使公路工程的工作效率得到提升，讓公路工程建設(shè)開展得更加順利，讓公路工程在規(guī)定時(shí)間里完成相應(yīng)的工作。通常，管理理念的發(fā)展包括管理理念的創(chuàng)新和工作人員的思想創(chuàng)新。對于一個(gè)企業(yè)或者一項(xiàng)工程來講，領(lǐng)導(dǎo)班子是整體的“頭腦”，它關(guān)系著集體的發(fā)展走向。一旦領(lǐng)導(dǎo)層的管理理念得到提升，公路工程管理的有效性就會(huì)得到有效提升，這對公路檔案管理工作更是一種積極的影響。而提升工作人員的思想高度、培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，則可以營造創(chuàng)新氛圍，為其提供先進(jìn)、前沿的資源和創(chuàng)新思維方式。推動(dòng)我國公路檔案管理事業(yè)朝著更加有利的方向發(fā)展，提高公路檔案管理的質(zhì)量水平。

2.2 加強(qiáng)公路工程基礎(chǔ)建設(shè)工作

不同行業(yè)中逐漸引入信息技術(shù)，可促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展，為檔案資料管理提供支持。值得一提的是，進(jìn)行基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)可為檔案資料信息化管理工作提供支持，并保障檔案資料信息化管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，加速公路工程的穩(wěn)定發(fā)展。針對于此，公路建設(shè)期間需要相關(guān)負(fù)責(zé)人加強(qiáng)對基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的重視。文件管理方面應(yīng)用信息技術(shù)，做好檔案資料查找、接收以及歸還和歸檔相關(guān)工作，然后運(yùn)用人工工作方式，進(jìn)而使檔案資料信息更加真實(shí)、完整。在此之后，需要加強(qiáng)硬件設(shè)備的優(yōu)化工作，配備電子計(jì)算機(jī)，定期檢查并清潔機(jī)房，通過專人負(fù)責(zé)管理，從而避免受到人為因素影響，導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料被修改。為了充分發(fā)揮出計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的最大作用，使得系統(tǒng)穩(wěn)定、安全運(yùn)行，則需構(gòu)建數(shù)據(jù)審核機(jī)制，在數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)前做好相應(yīng)的檢查、資料比對工作，最后通過負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)數(shù)據(jù)信息，以此使信息數(shù)據(jù)真實(shí)、可信。

2.3 完善檔案資料文件借閱工作

檔案資料管理文件借閱應(yīng)辦理相應(yīng)的借閱手續(xù)，建設(shè)過程中需要使用的儀器設(shè)備、產(chǎn)品申請、購買、合格證等均需有相關(guān)手續(xù)支持。同時(shí)，借閱人員不可對資料文件構(gòu)成損害，需要按規(guī)定時(shí)間歸還。如果為需借出原件情況，應(yīng)保證文件的完整性，或者通過復(fù)印原件方式借閱，通過部門管理人員簽字同意后借出，進(jìn)而避免發(fā)生公路工程檔案資料泄露問題。需要注意的是，公路工程建設(shè)需獲得檔案信息管理支持，并加強(qiáng)維護(hù)。

2.4 充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，制定信息化制約措施

公路工程項(xiàng)目檔案管理人員要充分利用法律開展相關(guān)管理工作。在合同中明確提出各方檔案管理的責(zé)任和權(quán)利;明確文件材料形成的范圍、費(fèi)用以及具體歸檔的方式;明確檔案質(zhì)量管理的權(quán)屬問題，這樣能夠?yàn)槠湔_開展管理工作，提供相應(yīng)的法律保障。不僅僅只是檔案管理人員要充分發(fā)揮自身的工作職能，工程監(jiān)理人員也要端正工作態(tài)度，注重開展檔案管理監(jiān)督、審核以及驗(yàn)收工作，如在實(shí)際開展監(jiān)理工作期間，要充分利用專項(xiàng)檢查評比工作方式，構(gòu)建明確的獎(jiǎng)罰分明的責(zé)任制度，不僅要積極鼓勵(lì)管理人員，還要嚴(yán)格按照懲罰制度追究相應(yīng)責(zé)任，這樣不僅能夠提升檔案管理人員的工作意識(shí)，也能形成完善的優(yōu)質(zhì)檔案管理體系。

為了保證公路工程建設(shè)單位，及時(shí)準(zhǔn)確的落實(shí)檔案管理措施，就要制定具有針對性和合理性的制約措施，進(jìn)而提升檔案管理制度的有效性。比如，檔案管理人員明確劃分習(xí)檔案管理的職責(zé)、設(shè)計(jì)工作內(nèi)容、施工內(nèi)容以及監(jiān)理職責(zé)等，形成完整的項(xiàng)目文件資料;注重開展有序管理，保證歸檔文件材料的圖紙內(nèi)容，進(jìn)而保證合同簽署的法律性和真實(shí)性;竣工圖與公路施工事物相符合。不僅如此，還可以充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化、電子化檔案管理工作目標(biāo)，在節(jié)省大量的人力資源的同時(shí)，能夠全面增強(qiáng)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的科學(xué)性。檔案管理人員通過正確開展信息化建設(shè)工作，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理問題，便于管理人員對信息收集、整合以及保管工作進(jìn)行細(xì)化分析，在節(jié)省大量人力、物力和財(cái)力的同時(shí)，能夠不斷創(chuàng)新公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方式，進(jìn)而最大程度上滿足信息化社會(huì)發(fā)展需求。

結(jié)束語：將信息化技術(shù)應(yīng)用于公路工程中，可為工程檔案資料管理工作奠定基礎(chǔ)，所以企業(yè)方面應(yīng)明確該項(xiàng)工作中存在的不足，然后合理應(yīng)用并發(fā)揮出信息化管理的最大作用，防止發(fā)生人力、物力、財(cái)力資源發(fā)生浪費(fèi)情況，實(shí)現(xiàn)公路工程檔案資料信息化管理創(chuàng)新的目的。

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