信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新探索

徐琳琳

摘要：信息化背景下，人們獲取檔案資料的方式更多，操作也更加便捷，而多種檔案資源的管理需求是現(xiàn)代社會的需要，所以行政事業(yè)單位的檔案管理工作要向信息化轉(zhuǎn)變，以有效提升工作的質(zhì)量和效率。檔案管理工作屬于一項長期性、基礎(chǔ)性的工作，對于促進(jìn)行政事業(yè)單位各項功能的實(shí)現(xiàn)有著直接的推動作用，不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，可以促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。本文對信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行了簡要分析。

關(guān)鍵詞：信息化;行政事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新

一、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）提升檔案管理人員的工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理方式，工作手段相對比較落后，管理質(zhì)量也無法保證。因?yàn)樾姓聵I(yè)單位在長期的發(fā)展中有很多的檔案資料，并且查詢起來也不是非常方便，所以導(dǎo)致這些資料未能充分利用。采用信息化的檔案管理方式可以有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，充分利用檔案資料，有效減少中間環(huán)節(jié)，從而滿足日常工作的需要。

（二）增強(qiáng)檔案資料的安全性

信息化建設(shè)完成之后，檔案文件全部轉(zhuǎn)化為電子形式，其安全性、穩(wěn)定性都比較高，應(yīng)用起來也非常方便。同時，檔案資料的傳輸、儲存等工作環(huán)節(jié)可以保證其更加安全和穩(wěn)定。相較于傳統(tǒng)的檔案資料管理方式有著非常大的優(yōu)勢，可以延長使用年限，滿足日常工作的需要。

（三）加強(qiáng)檔案資料的利用

傳統(tǒng)檔案管理方式需要較大的空間，多數(shù)檔案也是分散保存的，如果不能合理有效地規(guī)劃和設(shè)計，就會導(dǎo)致資料的利用率很低。應(yīng)用信息化技術(shù)之后，通過網(wǎng)絡(luò)平臺可以實(shí)現(xiàn)大部分檔案資料的共享，全面提升資料的使用效率，處理速度也非?？臁?/p>

二、檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵

檔案信息化建設(shè)主要是對檔案資源進(jìn)行信息化管理和利用，是一項系統(tǒng)工程，包含的內(nèi)容主要有信息資源建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。資源建設(shè)主要是對檔案資源進(jìn)行收集、整理、歸納等做出標(biāo)準(zhǔn)要求，并按照要求進(jìn)行留存?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是進(jìn)行信息化軟件和硬件的建設(shè)，以為檔案信息化管理提供基礎(chǔ)支持，提高信息化管理效率。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是對檔案信息化管理提供一定標(biāo)準(zhǔn)，以使檔案信息化實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。

三、行政事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）加大資金投入力度

針對目前行政事業(yè)單位內(nèi)開展的信息化建設(shè)總體水平低下的情況，應(yīng)該從財力、人力等方面給予支持。在實(shí)施的時候，各個行政事業(yè)單位應(yīng)該認(rèn)知到新時代背景下開展檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)是發(fā)展趨勢，這樣利于推動自身發(fā)展，是智能化辦公的重要組成部分。在實(shí)施的時候，應(yīng)該注明檔案管理信息化建設(shè)專項資金，與此同時，通過和社會上公司之間的合作，把社會上的技術(shù)人才、資源等引入單位的檔案管理工作當(dāng)中，這樣有利于促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）加強(qiáng)電子檔案文件的管理

隨著計算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，隨著各單位檔案硬件與軟件檔案管理設(shè)施的完善，越來越多的單位文件被轉(zhuǎn)化為電子文檔上傳到網(wǎng)絡(luò)上，那么對電子文件進(jìn)行管理，在保證安全的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)資源共享成為檔案信息化管理的重要內(nèi)容。通過信息化對檔案進(jìn)行管理，可以實(shí)現(xiàn)檔案價值的最大化。首先，單位要建立檔案電子信息收集與檔案網(wǎng)絡(luò)資源維護(hù)部門，目的是保證電子文件歸檔的規(guī)范化、科學(xué)化、程序化、專業(yè)化，以增加電子檔案的管理能力。其次，要做好電子文檔的處理工作，檔案管理人員要掌握電子檔案管理技術(shù)，對檔案進(jìn)行接收、處理和保存，以保證電子檔案的有效性。再次，解決電子文件的保存。雖然在信息技術(shù)的支持下非常多的紙制文件都可以轉(zhuǎn)化為電子文檔形式進(jìn)行保管，但是電子文檔形式的檔案文件的保存時間長短還需要進(jìn)行驗(yàn)證，管理人員要及時對電子檔案文件進(jìn)行備份，避免出現(xiàn)檔案文件丟失的情況。

（三）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

網(wǎng)絡(luò)檔案的建立可以提高檔案信息化建設(shè)與管理的效率。網(wǎng)絡(luò)檔案建立時要注意以下兩點(diǎn)，一是建立檔案網(wǎng)站，通過內(nèi)部網(wǎng)站及檔案服務(wù)平臺的建設(shè)，發(fā)揮網(wǎng)站及服務(wù)平臺的優(yōu)勢，提高檔案管理的服務(wù)功能。要將網(wǎng)檔案絡(luò)檔案建設(shè)成檔案信息服務(wù)平臺，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理應(yīng)用。二是配備必要的檔案信息化管理硬件設(shè)施，通過計算機(jī)設(shè)備的支持和檔案管理軟件的支持保證網(wǎng)絡(luò)檔案能進(jìn)行交換互用，提升檔案管理的安全性，以最大限度實(shí)現(xiàn)檔案的價值。

（四）堅持安全利用，維護(hù)檔案權(quán)威

電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不穩(wěn)定性，信息泄漏風(fēng)險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應(yīng)該從以下兩個方面保障檔案安全：1.制定嚴(yán)格的檔案安全管理制度。行政事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)檔案利用的需求，制定科學(xué)合理的開放利用程序，構(gòu)建差異化的等級權(quán)限制度以及責(zé)任追究制，對于涉及個人隱私及組織機(jī)密的部分，只提供給需知情的合法利用者。2.以科技手段及技術(shù)設(shè)備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當(dāng)事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機(jī)防火墻，以免計算機(jī)故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導(dǎo)致電子檔案丟失，或者泄密。

（五）強(qiáng)化檔案信息安全管理

行政事業(yè)單位在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時，要注重加強(qiáng)信息安全管理。避免因檔案管理人員的操作失誤、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)病毒等原因出現(xiàn)安全隱患。根據(jù)檔案信息的保密等級制定相應(yīng)的保密措施，以此強(qiáng)化檔案信息的安全管理。首先，要充分利用檔案管理軟硬件設(shè)備，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性以及安全性。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識，做好檔案信息安全的宣傳工作，保證檔案管理人員操作的規(guī)范性，以此提高檔案信息管理的安全性。

四、結(jié)束語

綜上所述，行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率有著直接的影響，也是當(dāng)下非常關(guān)鍵的工作。因此，要順應(yīng)時代發(fā)展，加強(qiáng)信息化建設(shè)，更好地促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升，推動行政事業(yè)單位的持續(xù)、健康發(fā)展。

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