新形勢下辦公室保密工作路徑探析

賈悅瓏

摘要：保密工作是辦公室的重要工作之一，近些年來保密工作面臨的新形勢和信息技術(shù)的發(fā)展，對做好保密工作提出了更高的要求。本文分析了當(dāng)前辦公室保密工作存在和容易忽視的問題，對如何做好保密工作提出了幾點(diǎn)對策。

關(guān)鍵詞：保密;辦公室;新形勢

保密工作無小事。保密工作一直以來都是辦公室的重點(diǎn)工作， 企業(yè)的涉密信息很大一部分由辦公室產(chǎn)生、傳輸、保管，辦公室作為企業(yè)涉密信息的管理部門，具有知密時間較早、知密內(nèi)容較多，知密密級較高等特點(diǎn)，因此，辦公室也成為了失泄密最大的風(fēng)險部門。在當(dāng)前新形勢下，如何發(fā)揮辦公室保密工作管理部門的作用，如何在不影響涉密信息正常流轉(zhuǎn)的情況下保障涉密信息的安全，都是當(dāng)前保密工作的難點(diǎn)和重點(diǎn)。

一、新形勢下保密工作的難點(diǎn)

（一）泄密渠道難以控制

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，大數(shù)據(jù)下的信息獲取主要是依托于人—互聯(lián)網(wǎng)的交互記錄。在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)時代，信息量越來越大，信息傳遞速度越來越快，信息處理的自動化及信息服務(wù)突破了地域限制，人們獲取和處理信息的方式日益多樣化，數(shù)據(jù)共享的程度越來越高，保密工作的難度也隨之加大。這就需要我們對互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)有更深的認(rèn)知，才能尋求解決之道。

（二）涉密信息難以界定

當(dāng)前，除了有明確標(biāo)識的密級文件外，很多工作秘密、商業(yè)信息、研究成果等沒有定密的信息的泄露，很可能引發(fā)一連串的商業(yè)危機(jī)，給國家和企業(yè)帶來無法彌補(bǔ)的損失。但此類信息的界定較難，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和判斷，需要根據(jù)實際工作情況來界定，又不能擅自確定信息的秘密等級，造成亂定密。因此，需要行業(yè)或者主管部門對相關(guān)涉密信息給出相對明確的界定，并按照密級文件來參照管理。

（三）監(jiān)管方式難以突破

當(dāng)前，涉密信息的監(jiān)管主要靠機(jī)要人員和接觸涉密信息的人員通過“自我監(jiān)管”的模式來進(jìn)行。此種監(jiān)督方式完全靠相關(guān)人員的保密意識和自覺性。辦公室對于涉密信息的監(jiān)管只能在流轉(zhuǎn)的起點(diǎn)、或者親自送文過程中進(jìn)行提醒和指導(dǎo)，無法做到件件“人盯人”管理，無法實現(xiàn)所有涉密文件的全過程監(jiān)督。這樣就容易產(chǎn)生對涉密文件的辦理留存部門的監(jiān)管盲點(diǎn)，全憑相關(guān)部門的自我監(jiān)管。

二、當(dāng)前保密工作中存在的問題

（一）保密制度流程不健全

保密管理涉及的內(nèi)容包括組織機(jī)構(gòu)、定密、人員管理、保密設(shè)施設(shè)備、信息公開、涉密會議等多項內(nèi)容。缺少其中一項或幾項，都會造成保密工作中無據(jù)可依，給涉密信息的管理帶來風(fēng)險。保密制度是保密工作開展的基礎(chǔ)，制度的不完善直接影響到保密管理各項工作的開展。同時，制度體系中應(yīng)包括或者配套完整的涉密信息流轉(zhuǎn)流程，有明確的起點(diǎn)、過程和終點(diǎn)。缺少流程指引，會造成節(jié)點(diǎn)混亂，相關(guān)人員不知道自己應(yīng)該做什么、怎么做、做到什么標(biāo)準(zhǔn)，也是造成泄密的關(guān)鍵問題。

（二）人員責(zé)任意識不強(qiáng)

思想上的松懈是泄密事故發(fā)生的根本原因。涉密信息丟失，絕大部分原因都出自于涉密人員的工作疏忽或者麻痹大意，認(rèn)為保密工作只是機(jī)要人員的工作，對涉密信息的管理沒有引起足夠的重視，存在著重業(yè)務(wù)、輕保密的傾向。例如在公共場合討論涉密話題被他人無意聽到造成泄密;在私人交往和互聯(lián)網(wǎng)通信工具中聊天無意識泄露涉密信息;沒有嚴(yán)格的文件收發(fā)登記，不按照規(guī)定傳閱、保存文件而導(dǎo)致文件泄密;不嚴(yán)格遵守信息發(fā)布審批，造成信息泄密;缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對于涉密信息缺乏高度敏感性，隨意管理、處置，無意間給別有用心的人提供了竊取秘密的機(jī)會。

（三）保密技術(shù)不到位

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的普及，企業(yè)辦公越來越依賴于信息化設(shè)備，確保設(shè)備的保密安全是當(dāng)前保密工作需要監(jiān)管的重點(diǎn)。部分涉密工作人員對辦公設(shè)備的使用安全不了解，對辦公設(shè)備管理不善形成了重要的泄密渠道。例如不知道一些復(fù)印機(jī)在掃描和復(fù)印過程中會保存文件副本，甚至不清楚涉密和非涉密計算機(jī)的區(qū)別，在涉密和非涉密計算機(jī)上交叉使用可移動存儲介質(zhì)，造成泄密;在設(shè)備維修維護(hù)上沒有嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定，由未簽訂保密協(xié)議的非合同單位人員維修設(shè)備造成泄密等。

三、當(dāng)前辦公室保密工作的路徑探析

以高質(zhì)量發(fā)展促進(jìn)保密工作轉(zhuǎn)型升級。

（一）加強(qiáng)質(zhì)量管理，完善閉環(huán)管理流程

套用PDCA循環(huán)從計劃、執(zhí)行、檢查、處理4個環(huán)節(jié)對保密工作進(jìn)行檢查和提高。從閉環(huán)管理的角度來看，涉密文件的產(chǎn)生應(yīng)包含擬稿人起草、部門負(fù)責(zé)人審核、辦公室秘書審核、辦公室主任審核、領(lǐng)導(dǎo)簽批、編號排版、擬稿人校對、印發(fā)等環(huán)節(jié);涉密文件的流轉(zhuǎn)應(yīng)包含接收、登記、批示、辦理、回收、保管、清退等多個環(huán)節(jié)。所有環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣，必不可少，才能構(gòu)成保密管理的閉環(huán)流程。同時，通過PDCA循環(huán)不斷發(fā)現(xiàn)問題，改進(jìn)和提高檢查工作的能力和水平，不斷發(fā)現(xiàn)漏項、缺項等，以推進(jìn)保密管理流程不斷完善和提升。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，打造夯實基礎(chǔ)體系

辦公室作為保密主管部門，必須高度重視制度建設(shè)，依據(jù)保密法和相應(yīng)的規(guī)章，在分析本單位實際情況的基礎(chǔ)上，認(rèn)真進(jìn)行泄密風(fēng)險排查識別，針對性地制定出符合本單位實際情況的保密制度。保密制度不僅應(yīng)包括對涉密文件以及信息化涉密設(shè)備、人員、機(jī)構(gòu)等的管理，還應(yīng)設(shè)立保密工作檢查和監(jiān)督制度以及相應(yīng)的獎懲制度等內(nèi)容。通過定期檢查以及不定期突擊檢查相結(jié)合的方式，對辦公室保密工作開展情況進(jìn)行了解，并對出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行及時整改，不僅有助于提升辦公室工作人員的保密意識，也可以將辦公室各項保密制度落實到位，而且科學(xué)的保密工作監(jiān)督和檢查制度，也有助于發(fā)現(xiàn)辦公室保密工作中存在的不足，從而對辦公室保密規(guī)章制度進(jìn)行改進(jìn)和完善。同時，保密制度中更應(yīng)根據(jù)行業(yè)或者上級主管部門對涉密信息的界定，明確本單位的涉密文件和應(yīng)參照涉密文件管理的其他涉密信息，使相關(guān)工作人員可以清晰明確的開展工作。

（三）加強(qiáng)溝通協(xié)作，構(gòu)筑命運(yùn)共同體

要加強(qiáng)和各個科室之間的聯(lián)系、協(xié)調(diào)和溝通。保密工作需要單位的全體員工積極參與、群防群治，有了全員的積極參與，才會筑牢防線，夯實保密的基礎(chǔ)。在做好日常工作部署的同時，辦公室要加強(qiáng)對各職能科室保密工作的檢查和指導(dǎo)工作。要及時召集各個科室的負(fù)責(zé)人及業(yè)務(wù)人員做好保密知識的學(xué)習(xí)和保密理念的灌輸，讓全體干部都能夠提高保密工作的思想認(rèn)識，同時也要定期或者不定期重點(diǎn)抓好全面檢查指導(dǎo)，努力消除一切可能發(fā)生泄密的因素，切實保障保密工作的有序推進(jìn)。要把保密要素落實到各個環(huán)節(jié)當(dāng)中，各個部門的負(fù)責(zé)同志必須要嚴(yán)格把好保密工作的第一關(guān)，并且注意日常工作的檢查和管理，辦公室也要積極履行管理職責(zé)，把日常保密工作落到實處。

（四）加強(qiáng)學(xué)習(xí)教育，提升人員素質(zhì)能力

辦公室人員保密素質(zhì)的高低直接影響保密工作質(zhì)量。辦公室人員作為保密工作的重要參與者，必須加強(qiáng)保密意識，不斷增強(qiáng)新形勢下做好保密工作的緊迫感，要將保密學(xué)習(xí)和政治學(xué)習(xí)結(jié)合起來，增強(qiáng)政治敏銳性，提高對具體問題的判斷力，從根本上提高保密意識。不但要學(xué)習(xí)保密形勢、法律法規(guī)和規(guī)章制度等基本知識，還要學(xué)習(xí)掌握必要的現(xiàn)代信息防范技術(shù);不但要積極參與保密知識培訓(xùn)，還要自覺承擔(dān)對本單位各職能部門保密工作的管理和指導(dǎo)，以具體案例對相關(guān)人員進(jìn)行警醒，增強(qiáng)其責(zé)任心和泄密防范意識。不斷提高涉密人員對保密法規(guī)的理解深度和在業(yè)務(wù)工作中的應(yīng)用能力，使其對保密的范圍、應(yīng)該保住的秘密和如何保密有清醒明確的認(rèn)識，促進(jìn)保密工作更加規(guī)范化。