企業(yè)科技檔案管理工作探究

陳瑜

摘要：企業(yè)科技檔案管理極為關(guān)鍵，是一項(xiàng)與技術(shù)相關(guān)的基礎(chǔ)工作。做好這類檔案管理，既能提高技術(shù)資源的利用率，又能促使其轉(zhuǎn)化，推動(dòng)生產(chǎn)力發(fā)展。本文針對(duì)科技檔案管理進(jìn)行討論，分析在企業(yè)中這個(gè)部分檔案管理作用和價(jià)值，并結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)提供檔案管理策略，僅供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè);科技檔案;管理工作;具有問題;優(yōu)化策略

引言：科學(xué)技術(shù)有助于生產(chǎn)力提升，企業(yè)發(fā)展與科技有著密切關(guān)系，所以科技檔案管理極為重要。房產(chǎn)測(cè)繪離不開技術(shù)支持，過程中會(huì)形成科技檔案，做好這部分檔案管理，既能提高技術(shù)資源的利用率，同時(shí)也能記錄測(cè)繪技術(shù)發(fā)展過程，擁有很高的參考價(jià)值，真正做到共享科技發(fā)展成果。

一、科技檔案管理作用和價(jià)值

科技是企業(yè)發(fā)展根本，房產(chǎn)測(cè)繪中需要運(yùn)用各種技術(shù)，過程中就會(huì)產(chǎn)生科技檔案。收集和整理與測(cè)繪相關(guān)的數(shù)據(jù)信息和資料，將其建成檔案，妥善的保管起來(lái)，這樣不僅能記錄測(cè)繪過程，以及技術(shù)發(fā)展歷程，還擁有極高的參考價(jià)值，對(duì)于房產(chǎn)測(cè)繪技術(shù)發(fā)展有好處。科技檔案是企業(yè)最為寶貴的東西，當(dāng)測(cè)繪出現(xiàn)糾紛的時(shí)候，或者是由一些危害自身利益的事情時(shí)，就可查閱科技檔案，運(yùn)用其中記錄的數(shù)據(jù)資料和技術(shù)等，保護(hù)自身權(quán)益。也就是說(shuō)，科技檔案可幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，并且是后期房產(chǎn)測(cè)繪工作開展的關(guān)鍵依據(jù)，有助于技術(shù)資源轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，促進(jìn)測(cè)繪技術(shù)的發(fā)展【1】。一般情況下，科技檔案都涉及機(jī)密性內(nèi)容，企業(yè)需要保護(hù)好這類檔案，避免泄露，同時(shí)還要提高利用率，保證相關(guān)人員可快速查閱科技檔案，找到所需信息資料，從而更好指導(dǎo)測(cè)繪工作。目前，我國(guó)科技檔案管理還有不足，不能實(shí)現(xiàn)預(yù)期檔案管理效果，導(dǎo)致科學(xué)技術(shù)資源無(wú)法有效利用，并存在著不完整和泄露風(fēng)險(xiǎn)。一旦出現(xiàn)上述問題，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)十分不利，科技檔案將難以發(fā)揮其作用，影響到企業(yè)發(fā)展和房產(chǎn)測(cè)繪技術(shù)提升?？萍紮n案如此重要，企業(yè)一定強(qiáng)化管理，促進(jìn)房產(chǎn)測(cè)繪更好發(fā)展。

二、科技檔案管理有效策略

（一）完善檔案管理體系

房產(chǎn)測(cè)繪中會(huì)形成科技檔案，包含測(cè)繪相關(guān)的文件、文字材料、測(cè)繪技術(shù)資料、圖片、影像資料等。這類檔案管理要規(guī)范化，就要用制度保障。企業(yè)依據(jù)科技檔案管理實(shí)際需求，結(jié)合檔案法，制定管理制度和條例。科技檔案由很多內(nèi)容組成，不能有疏忽，需將所有的資料和信息收集起來(lái)，做好整理工作，按照要求進(jìn)行分類，最后則要需要保管好檔案，確保其能夠得到高效利用。這個(gè)過程說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，實(shí)際建檔和管理中要求管理人員要有很高的責(zé)任心，否則容易出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致科技檔案不完整，從而給企業(yè)帶來(lái)?yè)p失。故而，科技檔案管理應(yīng)確定流程，劃分責(zé)任，檔案建設(shè)和管理中哪個(gè)部分出現(xiàn)問題，就可依據(jù)這個(gè)追蹤失職行為，并對(duì)其進(jìn)行處理和懲罰?？萍紮n案管理要有監(jiān)督機(jī)制，有制度但是不一定在實(shí)際工作中執(zhí)行，這就要通過監(jiān)督，促使管理人員依照制度辦事【2】。此外，監(jiān)督中還能發(fā)現(xiàn)這種檔案管理具有問題，然后提出改進(jìn)建議，促進(jìn)檔案管理水平提升?？萍紮n案管理中一旦違背檔案法行為，必須嚴(yán)肅處理，對(duì)其他人員有警示作用，從而促使科技檔案管理更加規(guī)范，每個(gè)環(huán)節(jié)都符合標(biāo)準(zhǔn)。

（二）創(chuàng)新檔案管理方法

過去科技檔案管理手段比較落后，工作人員收集紙質(zhì)資料，然后對(duì)其整理、分類、歸檔。紙質(zhì)檔案多，建檔和歸檔任務(wù)重，容易遺漏資料，導(dǎo)致不夠完整。紙質(zhì)檔案保存對(duì)環(huán)境要求高，不能過于潮濕，還要做好防水和防火工作。紙質(zhì)科技檔案查詢難度大，影響其利用。傳統(tǒng)科技檔案管理有不足，新時(shí)期應(yīng)引入信息技術(shù)，將其有效運(yùn)用到科技檔案管理中。企業(yè)建立科技檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，各種檔案信息錄到系統(tǒng)中。系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)做好分類、編目等工作，錄入和保存檔案要分門別類【3】，這樣在查找和使用科技檔案時(shí)效率就會(huì)變高，在最短時(shí)間找到目標(biāo)檔案，提升利用率。這并不是說(shuō)紙質(zhì)檔案沒用，還是要保存紙質(zhì)檔案，以備不時(shí)之需。建立電子檔案過程中，備份很有必要，可防止檔案丟失，或者是遭到破壞不完整，這時(shí)就要啟用備份檔案。

（三）做好風(fēng)險(xiǎn)防控

科技檔案對(duì)于企業(yè)尤為重要，檔案管理工作存在一定風(fēng)險(xiǎn)，所以在實(shí)際操作中就要防控風(fēng)險(xiǎn)，提高檔案管理安全性。紙質(zhì)檔案管理要規(guī)范，收集和整理好資料，完成建檔后，保存在指定位置。檔案室鑰匙由專人保管，其他人員不得進(jìn)入檔案室。查詢科技檔案，應(yīng)與管理人員溝通，使其幫助其找到所需檔案。檔案室要防潮、防火、防腐蝕，不能使用明火。信息系統(tǒng)管理檔案效率高，而且從理論上講，只要不丟失，可以一直保存下去?？萍紮n案建成電子檔，查詢方便快捷。這些都是優(yōu)勢(shì)。這種檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)高，科技檔案事關(guān)企業(yè)機(jī)密，保密工作要做好，但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，科技檔案容易丟失，或者是被惡意修改?；诖?，科技檔案在運(yùn)用系統(tǒng)管理中，使用加密技術(shù)，即使被攔截或者盜取，也無(wú)法打開，以提高這類檔案安全性。為了防止外部攻擊，科技檔案管理系統(tǒng)要設(shè)置防火墻，并依據(jù)需求提高等級(jí)。這就相當(dāng)于設(shè)置一個(gè)屏障，保證檔案安全。檔案管理人員按照要求維護(hù)系統(tǒng)， 及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)丁修復(fù)，定期查殺木馬。通過各種防控手段，降低檔案被損毀和修改的發(fā)生率，確保檔案真實(shí)和完整性?？萍紮n案管理要嚴(yán)格依據(jù)檔案法，管理人員信息技術(shù)素養(yǎng)要高，具有極高建立電子檔案與數(shù)字化管理能力?？萍紮n案管理系統(tǒng)要設(shè)置密碼，每次登陸都要輸入，以防止他人盜取科技檔案。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，科技檔案對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，是極為寶貴的財(cái)富，既能利用其維護(hù)自身利益，又能記錄科技發(fā)展過程，參考價(jià)值高，所以應(yīng)強(qiáng)化這類檔案管理。這項(xiàng)管理工作應(yīng)完善制度，規(guī)范檔案管理流程，同時(shí)還要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理模式，采用紙質(zhì)與電子檔案結(jié)合的辦法，并要提高檔案管理風(fēng)險(xiǎn)控制能力，以確?？萍紮n案完整與安全。

參考文獻(xiàn)：

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