陳燕虹
摘要:本文通過對科技檔案的概念闡述,分析科技檔案管理中現(xiàn)存問題,提出應(yīng)對措施。
關(guān)鍵詞:科技檔案;管理;現(xiàn)存問題
科技成果是企事業(yè)單位科技發(fā)展水平和社會效益的重要體現(xiàn),而作為體現(xiàn)科技成果的科技檔案在管理體制的發(fā)展過程中仍存在一些問題,嚴(yán)重阻礙了科技檔案管理工作的發(fā)展,進(jìn)而對本單位科技成果利用、研究產(chǎn)生不利影響。
一、科技檔案的概念
科技檔案是指企事業(yè)單位在生產(chǎn)、基建、科研等活動中形成的應(yīng)當(dāng)量檔保存的圖紙、文字、錄像等科技文件,是企事業(yè)檔案管理的重要組成部分,科技檔案的種類較多,如基本建設(shè)檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案等??萍紮n案具有知識儲備功能、依據(jù)憑證功能,情報(bào)功能、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高效益功能。
二、科技檔案的特點(diǎn)
(一)專業(yè)性:和文書檔案不同的是,科技檔案都是在專門領(lǐng)域產(chǎn)生的,專業(yè)性很強(qiáng)。(二)多樣性。各門類檔案中,科技檔案的種類最為繁多,有生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)、設(shè)備等等。(三)成套性??萍紮n案的都是圍繞一個科研項(xiàng)目形成的相關(guān)的科技文件材料。(四)現(xiàn)實(shí)性??萍紮n案記錄和反映著企事業(yè)單位的科技、生產(chǎn)、建設(shè)等活動,參考借鑒性很強(qiáng),保存價(jià)值高。
三、科技檔案管理現(xiàn)存問題
從科技檔案的概念和特點(diǎn)可以看出科技檔案的重要性不言而喻,但現(xiàn)階段科技檔案完整性和規(guī)范性總是很難達(dá)標(biāo),科技檔案管理主要存在以下幾個方面的問題。
(一)科技檔案收集難
目前,在科技檔案管理過程中存在的最大難題之一就是將科技檔案進(jìn)行收集歸檔。主要難點(diǎn)有以下幾點(diǎn):其一,科研項(xiàng)目與投資經(jīng)費(fèi)每年都在不斷增加,但真正移交歸檔的科技檔案資料卻并沒有增多,即使現(xiàn)有的檔案也不是很完整,甚至有的缺少最基本的科研項(xiàng)目申請書、結(jié)題報(bào)告等。如出現(xiàn)承擔(dān)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人調(diào)走等情況,缺失的檔案就無法補(bǔ)充,參與項(xiàng)目的科技人員在晉升需要利用時(shí)深受影響。其二,科技工作者對于檔案管理部門不夠信任,不愿移交自己的科研成果數(shù)據(jù)及相關(guān)資料,唯恐自己的勞動成果被他人侵占或擔(dān)心自己需要利用時(shí)不方便。其三,隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,現(xiàn)階段的科技項(xiàng)目上報(bào)、審批等工作大多利用相應(yīng)的系統(tǒng)來完成,并且對生成的系統(tǒng)依賴性較強(qiáng),然而,基于現(xiàn)代化設(shè)施軟件應(yīng)用基礎(chǔ)上的科技項(xiàng)目歸檔軟件缺乏,單位綜合型管理人才也相對匱乏。綜上所述,這些因素都影響了科技檔案管理工作的發(fā)展。
(二)科技檔案管理理念傳統(tǒng)落后
科技檔案管理理念跟不上時(shí)代的要求,科技檔案管理還停留在傳統(tǒng)管理層面,對于信息網(wǎng)絡(luò)的利用較少,重視科技檔案的搜集、保管與收藏,但很少關(guān)注科技檔案的開發(fā)與利用,重結(jié)果而輕視檔案過程。此外,科技檔案的保存形式大多還是以紙質(zhì)版的形式保存,不能充分利用信息技術(shù)時(shí)代背景下的電子檔案,這就使得檔案易受自然環(huán)境、人為因素以及其他方面的影響,造成檔案容易受損,并且查詢利用不方便。
(三)科技檔案工作缺乏上級監(jiān)管
現(xiàn)階段,科技檔案管理工作缺乏上級監(jiān)督管理。對比有些單位的研究生檔案管理,從上級布置下來要求應(yīng)當(dāng)如何整理移交歸檔,研究生檔案的完整性、規(guī)范性大大增強(qiáng)。比從單位內(nèi)部檔案室要求力度大得多。
四、加強(qiáng)科技檔案管理應(yīng)對措施
(一)明確相關(guān)部門職責(zé)
檔案管理部門嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作國家法律、法規(guī)和方針政策,建立健全本單位檔案管理規(guī)章制度。對本單位科技檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,對科技文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。做好檔案的安全防護(hù)工作,保證檔案安全保密??萍紮n案形成部門負(fù)責(zé)收集、整理和移交檔案,保證檔案的完整性和規(guī)范性。
(二)健全制度,理順流程
根據(jù)上級有關(guān)科技檔案的法規(guī)制度,在制訂本單位的科技檔案管理制度基礎(chǔ)上,加強(qiáng)培訓(xùn),讓科技人員了解科技檔案案卷組成的基本流程:收集、分類、組卷、卷內(nèi)文件排列、編制檔號、擬寫題名、編制卷內(nèi)目錄、編制卷內(nèi)文件頁號、填寫封面?zhèn)淇急怼妇硌b訂、編制案卷目錄。為使移交的檔案能更加規(guī)范化,可以采取收集、分類、組卷、卷內(nèi)文件排列前面四項(xiàng)由科技人員負(fù)責(zé),而編制檔號、擬寫題名、編制卷內(nèi)目錄、編制卷內(nèi)文件頁號、填寫封面?zhèn)淇急?、案卷裝訂、編制案卷目錄等由專門檔案人員來實(shí)施完成。
(三)提高科技人員歸檔意識
利用各種機(jī)會加強(qiáng)檔案法的宣傳工作,增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和科技人員的檔案意識。積極和上級領(lǐng)導(dǎo)溝通,取得上級領(lǐng)導(dǎo)支持,提出工作建議,將歸檔工作和績效考核相結(jié)合,提高科技人員歸檔的積極性。
(四)加強(qiáng)科技檔案的前端控制
在一個科技項(xiàng)目正式開展之前,就進(jìn)行科技檔案的預(yù)立卷,將其作為科技成果資料正式歸檔的基礎(chǔ)和第一道程序。
針對科技檔案周期性、階段性長的特點(diǎn),檔案人員在每一個階段就歸檔范圍和組卷質(zhì)量提出要求,指導(dǎo)科技人員按要求預(yù)立卷,確保檔案質(zhì)量符合完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的要求。
五、總結(jié)
現(xiàn)階段科技檔案管理體制的現(xiàn)存問題,通過本文的探討可以得知,科技檔案管理工作主要存在的問題是收集歸檔較為困難,管理理念不能與時(shí)倶進(jìn),管理體系缺乏上級監(jiān)管等諸多問題?;谘芯堪l(fā)現(xiàn)的相關(guān)問題,相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)與科技項(xiàng)目管理者要提高對于科技檔案管理工作的重視程度,加大該方面的投資力度,創(chuàng)新管理理念,培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理綜合型人才,引進(jìn)并創(chuàng)新檔案管理技術(shù),讓科技檔案管理切實(shí)做到有據(jù)可依,有法可循,加強(qiáng)對于科技檔案工作的監(jiān)督管理,充分利用信息化技術(shù),一方面既可減少不必要的人力資源成本支出,另一方面又可以提高檔案的規(guī)范性完整性。通過一系列策略措施,可以更好地提升科技檔案管理工作效率,讓科技檔案發(fā)揮更大的作用。
參考文獻(xiàn):
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