大數據視野下檔案信息化建設的新思考分析

摘要：隨著信息技術影響力的擴大，檔案信息化建設勢在必行，是順應新時代發(fā)展的象征，對滿足整個社會檔案服務需要意義重大，是實現檔案服務高效性與便捷性的根本途徑。本文基于大數據視野，分析了大數據時代帶給檔案信息化建設的機遇與挑戰(zhàn)，探討了大數據視野下，加快檔案信息化建設的策略，以期推動新時期檔案事業(yè)的健康、穩(wěn)定與長遠發(fā)展。

關鍵詞：大數據;檔案信息化建設;應用;思考

檔案信息化建設是大數據時代背景下檔案服務的必經之路，一方面建設檔案信息化可以節(jié)省相關工作人員的時間和精力，減少繁瑣的檔案查找時間，在大數據視野下，各行業(yè)之間的信息資源交換也愈發(fā)頻繁，為檔案信息化建設提供了條件;另一方面因為大數據時代下的保密工作更加完善，檔案信息化不僅能夠減輕檔案整理人員的工作負擔，還能保證檔案的安全，符合大數據時代的特點。

一、大數據視野下檔案信息化建設的重要性

檔案作為我國重要信息的記錄載體，它的保存和管理問題一直是人們比較關注的問題。一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質檔案的管理和保存方式比較麻煩，需要管理人員定期進行整理和檢查;另一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理方式需要更多的人力和物力來確保檔案保存完整，如果處理不當就會影響到我國的整體發(fā)展。除此之外，檔案管理人員在整理檔案的過程中也容易因為個人的主觀因素造成部分檔案損壞甚至丟失的問題，為信息資源的互換埋下隱患，甚至造成一些十分嚴重的后果，最終影響到相關單位的信息交流和資源調度。從這一方面我們可以看出檔案信息化建設是十分重要的，它可以說是檔案管理模式的一種重要變更，符合大數據時代的發(fā)展特點。

（一）檔案信息化建設滿足大數據時代的發(fā)展要求

隨著大數據時代的到來，我國的數據處理和信息互換發(fā)展到了一個全新的水平，傳統(tǒng)的檔案記錄和管理方式逐漸顯露出弊端，例如，在信息互換方面，隨著數據的不斷增加，檔案的數量也大幅上升，增加了檔案管理人員的工作負擔，也降低了檔案記錄的準確性，容易為后期信息資源的互換帶來問題;在檔案管理方面，由于檔案數量呈現不斷上升的趨勢，管理人員對于已有檔案的管理難免出現疏忽，很容易影響到已有檔案的正常調動和使用。由此可見，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經不適合大數據時代，為了確保檔案管理工作的質量和水平，我們需要努力完成檔案信息化建設工作，從而確保我國的檔案管理工作處于良好的運行狀態(tài)，為社會的發(fā)展打下堅實的基礎。

（二）檔案信息化建設能夠有效提高檔案管理效率

因為檔案是信息資源的主要載體，管理人員在整理檔案時難免會遇到一些問題，例如檔案分類不明確、檔案的信息內容不全面、檔案存放位置混亂等問題。這些問題不僅影響了相關單位的工作效率，還給檔案管理工作人員增加了工作難度。除此之外，檔案管理效率低的問題也影響到了我國在檔案服務方面的發(fā)展，使我國的信息資源互換速度和次數受到限制。檔案信息化建設可以很好地解決上述問題，檔案信息化建設主要是將檔案中的信息錄入電腦，從而實現檔案信息化的目標，管理人員可以直接從電腦中調出相關檔案的內容，節(jié)省了檔案查詢的時間，不僅為檔案管理人員提供了方便，還提高了工作效率，有助于推動我國的檔案信息化建設工作的發(fā)展進程。

二、大數據視野下的檔案信息化建設現狀

隨著大數據時代的到來，我國的檔案管理部門對檔案信息化建設工作格外關注，一是傳統(tǒng)的檔案管理過程十分繁瑣，需要有眾多檔案管理人員來進行管理，浪費了眾多物力財力;二是因為檔案管理在一定程度上與國家的發(fā)展息息相關，如果檔案管理工作不到位，很容易影響到國家的發(fā)展進程。就目前的發(fā)展現狀來看，我國的檔案信息化建設仍然存在著一些問題，檔案信息化建設不完善，工作人員不熟悉建設流程，服務水平較低，檔案信息化建設的基礎不太牢固以及檔案管理人員的整體素質有待提高等，這些問題都制約著檔案信息化建設的完成速度，影響著我國檔案服務工作質量和水平的提升。

（一）我國的檔案信息化程度有待提高

隨著時代的發(fā)展，檔案信息化建設工作發(fā)展的也越來越好。但是在檔案信息化建設的過程中還存在著一些小問題，其中主要限制檔案信息化建設速度的就是檔案信息化程度不高的問題。這一問題主要表現在檔案調動時，當相關單位需要某一檔案時，不能很快得到該檔案的全部信息內容，有些內容仍然需要檔案管理人員親自查閱才能給出結果。出現這一現象的原因是，檔案管理工作人員在檔案錄入過程中出現了失誤，沒有將檔案信息全部錄入，或者是錄入信息出現了差錯，最終導致檔案的信息化程度不高，影響到檔案信息化建設工作的發(fā)展和落實。

（二）檔案管理人員的整體素質也需要提高

部分檔案管理工作人員并不是相關專業(yè)的，所以檔案管理人員的整體素質參差不齊，部分素質較低的管理人員可能對傳統(tǒng)的檔案管理工作沒有很大的影響，但是會降低整個檔案信息化建設的水平和效率，會對整體的檔案管理團隊造成影響，如果檔案管理人員的整體素質不合格，那么對于檔案信息化建設的態(tài)度也會不一致，很多工作人員認識不到檔案信息化建設的重要性，那么最終就有可能影響到檔案信息化建設的落實，甚至影響到后期檔案的正常使用。由此可見，檔案管理人員對檔案信息化建設的看法和態(tài)度對檔案信息化建設存在著一定的影響，為了避免負面影響的出現，相關單位最好定期對檔案管理人員進行培訓。3.檔案服務的水平有待提高檔案服務的水平主要由檔案信息化程度決定，檔案信息化建設程度會在一定程度上影響檔案服務水平，并且檔案管理人員的整體素質也會影響到檔案服務水平。此可見，要想提高檔案服務的水平和力度，相關單位需要重視檔案信息化程度以及檔案管理人員的服務態(tài)度，從而確保檔案信息化建設的高效落實。但就目前的檔案服務水平而言，我國的檔案服務水平和力度還有很大的提升空間，相關單位需要加強檔案信息化建設速度，不斷加強對檔案管理人員的培訓力度，提高檔案服務的水平和力度，為我國的檔案服務發(fā)展做貢獻。

三、基于大數據視野如何加快檔案信息化建設

（一）以用戶需求為準則，構建數字檔案知識服務系統(tǒng)

為了健康檔案數字化建設，首先，要積極開展檔案收集工作，構建完整的檔案管理體系，強化與辦公系統(tǒng)的結合，合理擴大收集范疇，尊重用戶需求，強化重點信息的優(yōu)化與處理。其次，做好數據整理與檢索工作，提升檢索速度，增強便捷性。再次，合理進行知識整合與加工。具體講，要做好編研工作，融入創(chuàng)新思想。

（二）加快檔案管理制度創(chuàng)新，為檔案信息化建設提供制度保障

為了促使新時期檔案管理工作滿足大數據要求，檔案信息化建設要注重思維創(chuàng)新，構建完善的信息化規(guī)章制度，強化對業(yè)務環(huán)節(jié)與流程的優(yōu)化，提升管理規(guī)范性，維護電子文件的安全性與可靠性。另外，以國家標準為基礎，構建檔案信息標準體系，統(tǒng)一相關標準，實現對檔案數字加工的優(yōu)化。

四、結束語

綜上，基于大數據視角，檔案管理工作要與時俱進，以信息化為方向，強化觀念更新與創(chuàng)新，構建全新的檔案管理模式，實現與大數據時代的共同進步。掌握大數據檔案管理中的新技術、新理念與新模式，加快檔案管理信息化建設速度，切實提升檔案管理效率，更好地發(fā)揮檔案服務社會的價值。

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作者簡介：

邵艷玲，哈爾濱市城市內河建設發(fā)展有限公司。