辦公室人員如何做好行政管理工作

周永國(guó)

摘要：近年來(lái)，行政辦公室已逐漸成為體現(xiàn)單位綜合服務(wù)能力的機(jī)構(gòu)，并成為其核心部門(mén)之一。因此，行政辦公室更要充分發(fā)揮出其在行政管理工作中的作用，通過(guò)不斷提升自身工作的質(zhì)量水平，更好促進(jìn)單位綜合行政能力的提升。但是目前我國(guó)大部分行政辦公室在進(jìn)行行政管理工作時(shí)都存在著或多或少的問(wèn)題，導(dǎo)致行政管理工作難以發(fā)展，行政管理質(zhì)量參差不齊。為此，如何在新時(shí)代背景下做好行政管理工作，也成為辦公室相關(guān)工作人員急需思考與改進(jìn)的重點(diǎn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：辦公室行政管理;問(wèn)題;對(duì)策

一、辦公室行政管理工作概述

（一）含義。行政辦公室是處理單位各部門(mén)日常行政事務(wù)的重要機(jī)構(gòu)，在整個(gè)行政管理過(guò)程中，有著承上啟下的作用，更是被稱(chēng)為維持單位運(yùn)作的中樞機(jī)構(gòu)。辦公室行政管理工作主要包括會(huì)議管理和事務(wù)管理。會(huì)議管理涵蓋會(huì)前籌備，即會(huì)議策劃和會(huì)議籌備;會(huì)中服務(wù)，包括做好會(huì)議接待和現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)、收集編發(fā)會(huì)間信息、會(huì)議管理控制等;會(huì)后服務(wù)，包括清理會(huì)場(chǎng)與送別、決算會(huì)議經(jīng)費(fèi)、收集整理文件資料、落實(shí)會(huì)議精神和會(huì)議總結(jié)等。事務(wù)管理包括辦公環(huán)境管理、辦公室日常事務(wù)管理和專(zhuān)題活動(dòng)等。

（二）主要特點(diǎn)。一是服務(wù)性。辦公室行政事務(wù)管理主要是對(duì)相關(guān)事務(wù)的管理，由于其工作內(nèi)容所涉及的部門(mén)十分廣泛，所以通過(guò)加強(qiáng)各部門(mén)的聯(lián)系與對(duì)其日常事務(wù)的管理，從而能有效地將繁雜的信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)歸類(lèi)，促進(jìn)單位綜合行政能力的提升，進(jìn)而為單位管理者的決策服務(wù)。二是復(fù)雜性。由于其所涉及的部門(mén)多、包含的內(nèi)容廣，從而也導(dǎo)致其工作內(nèi)容十分復(fù)雜。三是困難性。就目前而言，辦公室行政事務(wù)管理皆具有任務(wù)重、工作時(shí)間長(zhǎng)、發(fā)展目標(biāo)不明確等問(wèn)題，而這些問(wèn)題也決定了開(kāi)展辦公室行政事務(wù)管理的困難性。

（三）主要職能。一是助手職能。辦公室通過(guò)有效加強(qiáng)行政管理工作，可以更好地促進(jìn)相關(guān)政策文件的實(shí)施與落實(shí)，從而實(shí)現(xiàn)促進(jìn)單位綜合行政能力提升的最終目的。二是輔助決策職能。辦公室行政管理主要是通過(guò)對(duì)各部門(mén)日常行政工作的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并予以歸納，從而在繁雜的信息中篩選出正確精練的信息，進(jìn)而有效降低領(lǐng)導(dǎo)者工作的壓力，同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)作決策提供必要的數(shù)據(jù)與資料支持。三是協(xié)調(diào)職能。辦公室是確保各級(jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員緊密聯(lián)系的重要機(jī)構(gòu)，通過(guò)加強(qiáng)二者之間的聯(lián)系，并通過(guò)對(duì)其工作內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)與分析，能更好地保證信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，促進(jìn)單位行政管理工作效率的提升。四是宣傳職能。這是指通過(guò)對(duì)相關(guān)政策文件的宣傳與解讀，從而有效提升相關(guān)工作人員與廣大群眾對(duì)其的認(rèn)識(shí)與理解。

二、目前辦公室行政管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理制度不夠完善。目前部分政府機(jī)構(gòu)的發(fā)展與運(yùn)行出現(xiàn)了一定問(wèn)題，比如，在工作過(guò)程中秩序混亂、各個(gè)部門(mén)崗位職責(zé)劃分不清等現(xiàn)象的出現(xiàn)，這些都與管理制度不夠完善息息相關(guān)。同時(shí)由于管理制度的缺失，使得相關(guān)工作人員在工作過(guò)程中，容易出現(xiàn)自由散漫的工作心態(tài)，從而影響了辦公室行政工作的正常運(yùn)行與開(kāi)展，進(jìn)而使得行政管理工作的效率與質(zhì)量無(wú)法得到有效提升。

（二）管理水平相對(duì)落后。在辦公室行政管理工作過(guò)程中，由于部分工作人員所關(guān)注的只是自身工作范圍的事務(wù)，在工作中顯得過(guò)于被動(dòng)，從而對(duì)工作過(guò)程中所出現(xiàn)的其他問(wèn)題表現(xiàn)出一種漠視的態(tài)度。有時(shí)當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)問(wèn)題提出了一定的要求與指示，才會(huì)對(duì)其進(jìn)行整改和優(yōu)化。同時(shí)，有些辦公室人員缺乏管理藝術(shù)，導(dǎo)致各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)與溝通不順暢，進(jìn)而使辦公室行政工作的效能有待提升。

（三）相關(guān)管理人員的綜合素質(zhì)較低。在辦公室行政事務(wù)管理過(guò)程中，由于部分管理人員與工作人員對(duì)于行政管理工作的重視程度不足、認(rèn)識(shí)不夠，并且還由于相關(guān)工作人員的個(gè)人綜合能力與專(zhuān)業(yè)技能知識(shí)存在著一定的不足，從而導(dǎo)致行政事務(wù)管理的工作無(wú)法得到有效開(kāi)展。例如缺乏對(duì)辦公室行政人員的專(zhuān)項(xiàng)技能知識(shí)培訓(xùn)，政策認(rèn)識(shí)和執(zhí)行能力就無(wú)法跟進(jìn)與提高，難以緊跟政策的調(diào)整與形勢(shì)的變化。

三、新時(shí)代背景下做好行政管理工作的對(duì)策分析

（一）完善行政管理制度建設(shè)。無(wú)論是單位還是企業(yè)管理過(guò)程中，制度始終是提升行政管理工作質(zhì)量與效率的重要工作內(nèi)容。因此，通過(guò)積極合理的手段構(gòu)建完善的規(guī)章制度，就顯得十分必要。同時(shí)，在構(gòu)建規(guī)章制度時(shí)，要根據(jù)行政管理工作的實(shí)際情況，制定符合政府或者企業(yè)自身發(fā)展?fàn)顩r的規(guī)章制度。在制度落實(shí)過(guò)程中明確劃分責(zé)任，通過(guò)將責(zé)任落實(shí)到部門(mén)、落實(shí)到個(gè)人，從而更好地進(jìn)行權(quán)責(zé)分配。最后要針對(duì)目前各部門(mén)所存在的問(wèn)題進(jìn)行全面系統(tǒng)考慮，根據(jù)工作性質(zhì)和內(nèi)容的變化及時(shí)調(diào)整制度，避免因制度陳舊或偏離而影響制度落實(shí)的科學(xué)性和合理性。

（二）提升行政管理人員綜合素質(zhì)。相關(guān)部門(mén)要積極組織從事行政管理工作的人員，進(jìn)行全面系統(tǒng)的教育培訓(xùn)，包括專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)、參與研討、論壇等多種形式，有效促進(jìn)行政管理人員綜合素質(zhì)的提升。同時(shí)通過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，還能為其樹(shù)立正確的行政管理觀念，激發(fā)個(gè)人改進(jìn)工作的熱情，通過(guò)正面的激勵(lì)幫助其增強(qiáng)工作的滿(mǎn)足感，提高工作的積極性和主動(dòng)性。

（三）加強(qiáng)信息化技術(shù)在行政事務(wù)管理中的應(yīng)用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的更新?lián)Q代，信息化技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)?；谶@樣的背景，積極將信息化技術(shù)應(yīng)用在行政事務(wù)管理的過(guò)程中，可以有效促進(jìn)辦公室行政事務(wù)管理質(zhì)量與效率的提高。同時(shí)，由于行政事務(wù)管理本身具有一定的復(fù)雜性，通過(guò)應(yīng)用信息化技術(shù)后，就可以將原本紛繁雜亂的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)的歸納統(tǒng)計(jì)，為有關(guān)政府部門(mén)提供準(zhǔn)確、全面以及符合政府目前發(fā)展?fàn)顩r的數(shù)據(jù)信息，從而有效促進(jìn)政府綜合實(shí)力的提高與發(fā)展。

（四）合理對(duì)行政管理人員進(jìn)行考核激勵(lì)。要想有效保證辦公室行政管理工作的有序進(jìn)行，既要有一定的激勵(lì)機(jī)制，同時(shí)也要進(jìn)行必要的考核量化。通過(guò)完善考核量化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范行政管理人員的行為，明確崗位職責(zé)，對(duì)其工作的業(yè)績(jī)和貢獻(xiàn)進(jìn)行價(jià)值評(píng)定。促使管理人員不斷改進(jìn)工作方法，加強(qiáng)各部門(mén)行政管理過(guò)程中的溝通與交流，提升辦公室行政管理的質(zhì)量與效率。

綜上所述，加強(qiáng)對(duì)行政管理工作的重視程度與實(shí)施力度，對(duì)保障政府或者企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展與正常運(yùn)行有著重要促進(jìn)作用與現(xiàn)實(shí)意義。而且隨著中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代，行政管理工作所面臨的挑戰(zhàn)與困難也日益增多。因此，有效構(gòu)建完善的行政事務(wù)管理制度，提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)信息化技術(shù)在行政管理工作中的應(yīng)用，明確其自身定位，可以在滿(mǎn)足社會(huì)新的需求的同時(shí)，不斷推動(dòng)政府或者企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展與穩(wěn)定運(yùn)行。