關(guān)于做好干部人事檔案數(shù)字化工作的思考

付玉翡

干部人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，也是干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)。習(xí)近平總書記指出，檔案工作是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)性工作，經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識，歷史得以延續(xù)，各項(xiàng)事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案?？倳涍€專門對干部人事檔案工作作出一系列重要指示，提出明確要求。2018年11月，中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》（以下簡稱《條例》），12月，中央組織部召開全國干部人事檔案工作會議，對做好新時(shí)代干部人事檔案工作作出部署。加快推進(jìn)干部人事檔案管理信息化建設(shè)，是《條例》和全國會議明確的重點(diǎn)工作任務(wù)，是干部人事檔案工作適應(yīng)當(dāng)前信息化發(fā)展要求的集中體現(xiàn)，是從技術(shù)上防止檔案涂改造假，提升工作效率、保護(hù)紙質(zhì)檔案、保障檔案信息安全的有效措施，是進(jìn)一步提升干部人事檔案管理水平，充分發(fā)揮檔案在服務(wù)高素質(zhì)專業(yè)化干部人才隊(duì)伍建設(shè)方面積極作用的重要舉措。

干部人事檔案數(shù)字化工作是干部人事檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是對檔案材料進(jìn)行整理完善，按照國家技術(shù)規(guī)范，通過高清掃描、圖像處理等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案材料數(shù)字轉(zhuǎn)換，不是簡單地掃描或復(fù)印。干部人事檔案數(shù)字化工作按整理編碼、審核登記、材料補(bǔ)充、再次整理編碼和檔案原始圖像掃描、高清圖像制作、數(shù)據(jù)審核等七個(gè)步驟進(jìn)行，其中整理查缺、補(bǔ)充材料、高清圖像制作是幾個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，查缺是否全面準(zhǔn)確，補(bǔ)充材料是否準(zhǔn)確及時(shí)，數(shù)字轉(zhuǎn)換是否完整規(guī)范，都直接影響數(shù)字化工作質(zhì)量和進(jìn)度。因此，做好干部人事檔案數(shù)字化工作，就要重點(diǎn)做好材料收集補(bǔ)充、干部信息審核認(rèn)定、檔案安全保密和質(zhì)量管控等幾個(gè)方面工作。

強(qiáng)化收集歸檔，夯實(shí)數(shù)字檔案基礎(chǔ)

對檔案材料進(jìn)行整理查缺是干部人事檔案數(shù)字化工作的基礎(chǔ)，也是第一個(gè)環(huán)節(jié)。要對干部人事檔案進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，認(rèn)真梳理出需要補(bǔ)充完善的材料清單，通過多方查找對檔案材料進(jìn)行補(bǔ)充，做到應(yīng)歸盡歸。對補(bǔ)充材料清單要經(jīng)過仔細(xì)核對后再反饋，防止出現(xiàn)錯(cuò)審漏審等情況。檔案材料補(bǔ)充收集涉及多個(gè)方面，有的材料需要干部所在單位提供，有的需要干部本人提供，還有的需要干部以前所在單位提供，因此要充分考慮數(shù)字化工作整體時(shí)間安排確定材料收集補(bǔ)充時(shí)限，及時(shí)通知并督促有關(guān)單位和個(gè)人在規(guī)定時(shí)限內(nèi)上報(bào)相關(guān)材料，避免因補(bǔ)充材料未及時(shí)移交而嚴(yán)重影響工作進(jìn)度和質(zhì)量。對補(bǔ)充收集來的材料要認(rèn)真審核鑒別，確保歸檔材料填寫規(guī)范、手續(xù)齊全，防止不實(shí)信息、虛假材料歸入檔案。

加強(qiáng)審核，確保信息質(zhì)量

在開展干部人事檔案數(shù)字化工作前要制定符合實(shí)際的工作計(jì)劃，創(chuàng)造條件，建強(qiáng)檔案基礎(chǔ)，確保完成干部人事檔案專項(xiàng)審核及整改工作后再開展。在進(jìn)行干部人事檔案信息采集和數(shù)字化加工前，要逐頁逐項(xiàng)地核對檔案信息，逐條逐個(gè)地核準(zhǔn)問題，確保檔案內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、完整規(guī)范，努力從源頭上保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性。干部人事檔案數(shù)據(jù)存入信息系統(tǒng)前，工作人員需將檔案信息、數(shù)字檔案對照紙質(zhì)檔案逐頁逐項(xiàng)復(fù)核，確保檔案信息、數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案一致，數(shù)字檔案圖像達(dá)到國家標(biāo)準(zhǔn)。

增強(qiáng)保密意識，嚴(yán)肅工作紀(jì)律

在工作中，要增強(qiáng)安全意識，加強(qiáng)教育管理，及時(shí)排除安全隱患，確保檔案絕對安全。每個(gè)工作步驟都要嚴(yán)格按照工作流程和要求進(jìn)行，特別是要加強(qiáng)對檔案整理查缺的全程管控，防止紙質(zhì)檔案被涂改或調(diào)換。同時(shí)要安排專人負(fù)責(zé)落實(shí)好檔案的出入庫交接簽字制度，工作全程記錄，切實(shí)做到專人專職專責(zé)抓工作落實(shí)。對參與檔案數(shù)字化工作的人員要加強(qiáng)日常教育和管理，幫助了解掌握相關(guān)政策規(guī)定、業(yè)務(wù)知識、工作流程和紀(jì)律要求。要切實(shí)增強(qiáng)保密意識，加強(qiáng)對檔案數(shù)字化場所、紙質(zhì)材料、信息數(shù)據(jù)的管理。對工作中接觸到的各類信息要嚴(yán)格保密，不得對外透露任何與工作有關(guān)的信息，堅(jiān)決防止失泄密事件的發(fā)生。

嚴(yán)格把關(guān)，重點(diǎn)控制

堅(jiān)持后續(xù)崗位對前崗位的流程審核，每卷檔案整理工作完成后，即進(jìn)入流程審核渠道，從掃描開始，初審、復(fù)審，高清圖像制作、復(fù)核等環(huán)節(jié)都對前崗位進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)問題，立即解決。安排專人在檔案原件復(fù)核、掃描件初審、高清件復(fù)審三個(gè)階段設(shè)立審查關(guān)口，把控?cái)?shù)字化加工重點(diǎn)難點(diǎn)環(huán)節(jié)的檔案質(zhì)量，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋并督促限期整改，確保每個(gè)掃描件圖像清晰、完整，四周沒有黑邊，留白適當(dāng)，杜絕歪、斜、尺寸失真、曝光過度的圖像入庫。