新時(shí)期如何做好辦公室行政管理工作

易小惠

內(nèi)容摘要 辦公室的行政管理工作在大多數(shù)人的印象中是較為簡(jiǎn)單的，但是在實(shí)際的辦事過程中，辦公室的辦事效果并不理想，特別是進(jìn)入新時(shí)期，傳統(tǒng)的辦公室行政管理工作的方式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要了。文章結(jié)合當(dāng)前辦公室行政管理工作的發(fā)展背景，了解辦公室行政管理在新時(shí)期的發(fā)展要求，參考了一些辦公室行政管理工作的文獻(xiàn)資料，得出辦公室行政管理工作在新時(shí)期的發(fā)展過程中需要不斷地更新。

關(guān)鍵詞 新時(shí)期 辦公室 行政管理 建議

1 引言

由于部分辦公室行政管理人員辦事能力不足，在行政管理辦事過程中，行政辦事的效率較低。在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的快速發(fā)展下，這種效率較低的辦公室行政管理工作，已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。不僅如此，一些辦公室人員還沒有掌握網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，無法利用大數(shù)據(jù)采集信息，難以提高辦事效率。

2 辦公室行政管理工作的基本情況分析

辦公室行政管理的工作情況具有行政管理的特性，需要了解辦公室行政管理工作的基本內(nèi)容，再進(jìn)行分析。

2.1 辦公室行政管理工作的基本內(nèi)容

辦公室行政管理工作的基本內(nèi)容主要是文件起草、業(yè)務(wù)接待、通信收發(fā)等一些服務(wù)方面的工作。除此之外，辦公室還需要做一些調(diào)研管理執(zhí)行等方面的工作。文件起草主要是幫助一些辦公室單位起草文件;接待方面的工作主要是其他部門人員的事，如溝通協(xié)調(diào)工作，與外部的辦事機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通，做好通信收發(fā)方面的工作。而調(diào)研執(zhí)行方面較為宏觀的工作，需要辦公室人員掌握多種業(yè)務(wù)，并且在掌握這些業(yè)務(wù)工作的時(shí)候還需要進(jìn)行協(xié)調(diào)綜合處理與解決。

2.2 辦公室行政管理工作的特點(diǎn)分析

辦公室行政管理的特點(diǎn)較為明顯。首先，辦公室管理工作綜合性較強(qiáng)，需要協(xié)調(diào)好辦公室內(nèi)部的各個(gè)單位的職能，可以綜合處理事務(wù)。其次，管理職能較為全面，辦公室涉及的業(yè)務(wù)較多，既有微觀的業(yè)務(wù)又有宏觀領(lǐng)域方面的業(yè)務(wù)。再次，辦公室行政管理工作良好的溝通、橋梁紐帶作用，能夠幫助處理瑣碎的事務(wù)，保證工作有序穩(wěn)定地進(jìn)行。最后，辦公室行政管理工作具有較強(qiáng)的服務(wù)性，能夠協(xié)調(diào)不同單位處理好工作[1]。

2.3 辦公室行政管理工作的地位和優(yōu)勢(shì)分析

辦公室行政管理的作用很大，有顯著的地位和突出的優(yōu)勢(shì)。首先，辦公室工作主要提供協(xié)同服務(wù)工作，能夠?qū)ι霞?jí)領(lǐng)導(dǎo)安排做出部署規(guī)劃。其次，辦公室行政管理工作起著承上啟下的重要作用，能夠幫助上級(jí)傳達(dá)命令和通信信息，維護(hù)下級(jí)的管理工作。不僅如此，辦公室的行政管理工作能夠加快行政信息的流通速度。除此之外，辦公室的行政管理工作具有一定的服務(wù)性質(zhì)，能夠?yàn)楸締挝蛔龊脗鬟_(dá)信息業(yè)務(wù)和接待業(yè)務(wù)的工作，確保辦公室的協(xié)調(diào)功能和綜合處理功能落到實(shí)處。

3 辦公室行政管理工作不適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展

傳統(tǒng)的辦公行政管理工作已經(jīng)不能夠適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的需要，需要結(jié)合辦公行政管理在新時(shí)期的發(fā)展情況進(jìn)行具體分析。

3.1 辦公室人員的綜合素質(zhì)水平較低

辦公室人員的綜合素質(zhì)水平較低，缺乏掌握一定的專業(yè)技能，特別是專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)技能。辦公室人員的業(yè)務(wù)能力較低，只掌握了單一領(lǐng)域的業(yè)務(wù)內(nèi)容，無法提高綜合處理業(yè)務(wù)的能力。不僅如此，部分辦公室人員對(duì)待工作的態(tài)度有些不認(rèn)真，部分辦公室人員對(duì)待其他工作人員的態(tài)度較為惡劣，辦事能力較低，處理業(yè)務(wù)的能力較低，缺乏一定的服務(wù)意識(shí)。除此之外，部分辦公室人員對(duì)待工作不夠積極上進(jìn)，沒有主動(dòng)學(xué)習(xí)一些知識(shí)。

3.2 辦公室管理工作效率較低

辦公室行政管理工作仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，沒有對(duì)工作中不足的地方進(jìn)行改進(jìn)，辦公室工作的整體時(shí)效性不高，缺乏使用一定的信息化手段提高辦公室管理工作的效率。尤其是設(shè)計(jì)一些編程工作，能夠及時(shí)地采集行政管理信息，大大提高了辦公室行政管理工作的效率。除此之外，辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力較為薄弱，在上級(jí)工作和下級(jí)工作之間沒有起到很好的溝通作用，不能準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)或者下級(jí)的工作指示，導(dǎo)致辦公室的行政管理工作效率降低。

3.3 辦公室行政管理工作的服務(wù)意識(shí)較為薄弱

辦公室的行政管理工作受傳統(tǒng)的行政管理工作的方式和觀念的影響較深，導(dǎo)致辦公室行政管理工作的服務(wù)意識(shí)較為薄弱。對(duì)工作不夠緊張，特別是處于新的時(shí)期中，不能用新的方法和新的思路迎接新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，對(duì)本職工作不夠盡職盡責(zé)，無法及時(shí)改進(jìn)工作中發(fā)現(xiàn)的漏洞;不能夠主動(dòng)和積極地工作，只是被動(dòng)地等待上級(jí)通知，沒有主動(dòng)了解企業(yè)的發(fā)展情況。

3.4 辦公室團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力不高

辦公室團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力不強(qiáng)，在行政管理的工作過程中，缺乏良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。由于辦公室內(nèi)部良好和諧的人際關(guān)系沒有構(gòu)建起來，在一起共事的同事難免工作共識(shí)團(tuán)隊(duì)意識(shí)不強(qiáng)。還有一些員工在辦公室中具有較強(qiáng)的個(gè)人主義，只重視個(gè)人的利益。許多工作只是一味地展示自身的實(shí)力，僅靠個(gè)人獨(dú)立完成，而不與大家協(xié)同合作，難以認(rèn)識(shí)到自己在工作中的不足之處，無法開拓新的視野和新的思路[2]。

4 辦公室行政管理工作在新時(shí)期發(fā)展的建議

針對(duì)上述辦公行政管理工作在新時(shí)期中存在的問題，筆者總結(jié)了相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，提出以下建議。

4.1 提高辦公室人員的綜合素質(zhì)水平

提高辦公室人員的綜合素質(zhì)水平，并且掌握一定的專業(yè)技能，特別是專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)技能。提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力，不能只掌握單一領(lǐng)域的業(yè)務(wù)內(nèi)容，需要提高綜合處理業(yè)務(wù)的能力。不僅如此，辦公室人員對(duì)待工作的態(tài)度需要更認(rèn)真，部分辦公室人員對(duì)待其他工作人員的態(tài)度需要更認(rèn)真。提高辦事能力和處理業(yè)務(wù)的能力，具備服務(wù)意識(shí)。除此之外，辦公室人員需要對(duì)待工作更加積極上進(jìn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)一些知識(shí)。

4.2 提高辦公室人員的工作效率

辦公室行政管理工作不能仍然采用傳統(tǒng)的工作方式，對(duì)工作中不足的地方進(jìn)行改進(jìn)，提高辦公室工作的整體時(shí)效性，需要使用一定的信息化手段提高辦公室管理工作的效率。尤其是設(shè)計(jì)一些編程工作，能夠及時(shí)地采集行政管理信息，大大地提高辦公室行政管理工作的效率。除此之外，增強(qiáng)辦公室的綜合協(xié)調(diào)能力，在上級(jí)工作和下級(jí)工作之間需要起到很好的溝通作用，并且準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)或者下級(jí)的工作指示，提高辦公室的行政管理工作效率。

4.3 需要加強(qiáng)辦公室行政管理工作的服務(wù)意識(shí)

辦公室的行政管理工作受傳統(tǒng)行政管理工作的方式和觀念的影響較深，因此需要提高辦公室行政管理工作的服務(wù)意識(shí)。辦公室人員對(duì)工作需要有一定的緊張感，特別是處于新的時(shí)期中，需要用新的方法和新的思路迎接新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，對(duì)本職工作應(yīng)當(dāng)盡職盡責(zé)，并且及時(shí)改進(jìn)工作中發(fā)現(xiàn)的漏洞。需要主動(dòng)和積極地工作，不能只是被動(dòng)地等待上級(jí)通知，需要主動(dòng)了解企業(yè)的發(fā)展情況。

4.4 提高辦公室的團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力

在行政管理的工作過程中，需要辦公室團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力，需要良好的團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。并且，在辦公室內(nèi)部要構(gòu)建起良好和諧的人際關(guān)系，提高團(tuán)隊(duì)工作的意識(shí)，避免一些員工在辦公室中具有較強(qiáng)的個(gè)人主義，不能只重視個(gè)人的利益。在工作中不能只是一味地展示自身的實(shí)力，不能僅憑個(gè)人獨(dú)立完成。應(yīng)與大家協(xié)同合作，并且認(rèn)識(shí)到自己在工作中的不足之處，如此才能開拓新的視野和新的思路。

5 結(jié)語

無論是辦公室行政管理工作還是其他工作，在新的時(shí)期都會(huì)有新的變化。由于時(shí)代會(huì)給這些工作提出新的要求，如果無法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，就要不斷地改進(jìn)自身，更新完善辦公室行政管理工作。在未來的發(fā)展過程中需要培養(yǎng)一批高素質(zhì)的辦公室工作人員，掌握多種辦公技能。提高自身的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)在團(tuán)隊(duì)合作在團(tuán)隊(duì)協(xié)作中的能力加強(qiáng)，從而提高辦公室管理工作的整體效率。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳姝霖.試論新時(shí)期如何做好國(guó)企辦公室行政管理工作[J].現(xiàn)代企業(yè)文化，2019（5）：89-90.

[2]李國(guó)棟.關(guān)于對(duì)如何做好辦公室行政管理工作的思考[J].新絲路：上旬，2019（4）：48.