基于檔案管理的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析

鄢明芳

摘 要：作為一種新型的微觀管理模式，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理對檔案管理的要求相對比較高。本文基于檔案管理在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理中的應(yīng)用方式，對檔案管理與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)之間的關(guān)系進(jìn)行了分析，并在此基礎(chǔ)上提出了動態(tài)的檔案管理模式與要求。

關(guān)鍵詞：檔案管理;項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理;需求分析;動態(tài)管理

通過項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，能夠使項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)得到及時的識別與分析，并采取相應(yīng)的解決措施。它主要涵蓋以下兩部分內(nèi)容：一是提高積極因素所產(chǎn)生的影響;二是降低消極因素所帶來的影響。在檔案管理中，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理至關(guān)重要，并被廣泛應(yīng)用到了各個國家當(dāng)中。但目前很少有學(xué)者研究項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)踐人員更是少之又少。因此，在本文中，筆者深入分析了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制中檔案管理具體的應(yīng)用情況。

“生于憂患，死于安樂?！边@句話告訴我們，為更好的應(yīng)對未來最壞的情況，需要對未來的事情做出基本的預(yù)測，這就體現(xiàn)了最初的風(fēng)險(xiǎn)管理意識。由于風(fēng)險(xiǎn)的基本定義為不確定性，因此，對風(fēng)險(xiǎn)的控制其實(shí)就是控制不確定性。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：分析檔案可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)，對所有已經(jīng)收集到的信息、數(shù)據(jù)與資料進(jìn)行檢查，可明確檔案的各有關(guān)前提和假設(shè)，這不但可提高檔案的可信度，還有利于改善檔案的管理。

一、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的內(nèi)涵

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)主要指的是可能會導(dǎo)致項(xiàng)目出現(xiàn)損失的各種不確定因素。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)主要由以下幾個部分組成：第一，風(fēng)險(xiǎn)識別。也就是可能會對項(xiàng)目進(jìn)展造成影響的風(fēng)險(xiǎn)，并將這些風(fēng)險(xiǎn)特點(diǎn)記錄下來;第二，風(fēng)險(xiǎn)量化，也就是詳細(xì)評估風(fēng)險(xiǎn)間彼此產(chǎn)生的作用從而使項(xiàng)目可能產(chǎn)生結(jié)果的范圍得到明確;第三，風(fēng)險(xiǎn)對策研究，即選擇合適的機(jī)會并有效應(yīng)對出現(xiàn)的危險(xiǎn);第四，風(fēng)險(xiǎn)對策實(shí)施控制，即靈活應(yīng)對項(xiàng)目實(shí)施期間風(fēng)險(xiǎn)所造成的變化。這些程序之間具有密切的聯(lián)系，并且與以項(xiàng)目需求為基礎(chǔ)的一個人乃至一組人的努力相關(guān)。在項(xiàng)目實(shí)施的各個階段，這些程序通常會出現(xiàn)一次以上。通過項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，能夠利用多種方式來準(zhǔn)確的識別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，如校驗(yàn)解析、評估等，并依托這種輔助性因素來應(yīng)對各種風(fēng)險(xiǎn)，從而將項(xiàng)目的成本費(fèi)用降到最低。

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理的目標(biāo)是要控制和處理項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，防止和減少損失，減輕或消除風(fēng)險(xiǎn)的不利影響，以最低的成本取得對項(xiàng)目安全保障的滿意結(jié)果，保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行。項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理需要通過風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)評估等等去評估或發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目存在的風(fēng)險(xiǎn)，并以此為基礎(chǔ)采用各種應(yīng)對措施、管理手段和技術(shù)方法，對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)實(shí)行有效的應(yīng)對和防控。

二、應(yīng)用檔案管理進(jìn)行項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)分析

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目建設(shè)和管理過程中直接形成的具有保存價值的各種原始記錄，涵蓋了項(xiàng)目的評估立項(xiàng)、設(shè)計(jì)施工、監(jiān)理驗(yàn)收等等過程中形成的大量材料。這些檔案材料為未來的項(xiàng)目管理活動提供了充足的依據(jù)和參考。

1.檔案管理是有效預(yù)防和遏制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的行為模式

對于項(xiàng)目管理來說，盡管其最終目標(biāo)在于獲得最大化的項(xiàng)目價值，但投入的時間與精力相對比較多，而這也間接的反映出項(xiàng)目管理的目標(biāo)并非局限于項(xiàng)目價值的最大化。對于項(xiàng)目管理而言，其另一個目標(biāo)是協(xié)調(diào)與遏制項(xiàng)目建設(shè)期間遇到的各種風(fēng)險(xiǎn)問題，避免阻礙項(xiàng)目的正常進(jìn)行。在此期間，項(xiàng)目檔案的管理內(nèi)涵得到了進(jìn)一步豐富，也就是說，檔案在項(xiàng)目管理工作中的作用越來越重要。盡管項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是一種風(fēng)險(xiǎn)意識，但這并不意味著所有項(xiàng)目都會對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)控。盡管當(dāng)代專業(yè)化的項(xiàng)目管理主體都會樹立基本的風(fēng)險(xiǎn)意識，但其意識的強(qiáng)弱一般有所區(qū)別。

例如：在建筑項(xiàng)目所面對的各種風(fēng)險(xiǎn)中，合同風(fēng)險(xiǎn)是比較突出的一點(diǎn)，然而，假如可以及時采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，那么同樣能夠規(guī)避這項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)。通常來說，合同風(fēng)險(xiǎn)主要包括以下兩種：一種是惡意風(fēng)險(xiǎn)。主要是指通過分析某方面的利益，業(yè)主將部分不合理的施工要求列入了合同當(dāng)中，而這在日后施工期間，將會嚴(yán)重阻礙各項(xiàng)施工作業(yè)的開展;另一種是無意風(fēng)險(xiǎn)。主要是指施工單位未仔細(xì)分析合同，導(dǎo)致其中某些關(guān)鍵的內(nèi)容被忽略，加之自身要求不相符，因此，在項(xiàng)目竣工或施工中斷的時候才發(fā)現(xiàn)這些問題，致使工期被延誤，并降低了整個建筑的質(zhì)量。業(yè)主一般是合同中的主動方，而建筑單位則是被動的一方，因此為了避免因失誤而導(dǎo)致合同風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，建筑單位要仔細(xì)核對合同中的各項(xiàng)要求。

2.檔案管理是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制過程的信息資源庫

需要注意的是，項(xiàng)目管理職務(wù)與信息具有密切的聯(lián)系，只有收集、整理與歸納充分的信息，才能有效提升項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制措施的實(shí)效性。所以，未來在運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)期間，需要將全部精力投入到關(guān)鍵數(shù)據(jù)來源、工序流程與時間的選取當(dāng)中。因此，在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制的過程中，項(xiàng)目檔案是憑證價值非常高的一項(xiàng)信息資源，應(yīng)借助輔助項(xiàng)目不斷加強(qiáng)對于其應(yīng)用價值的推廣，并將此項(xiàng)輔助功能與項(xiàng)目建設(shè)的風(fēng)險(xiǎn)管理流程有機(jī)的結(jié)合到一起。

第一，風(fēng)險(xiǎn)識別。項(xiàng)目檔案的核心價值在于準(zhǔn)確、真實(shí)、完整的呈現(xiàn)項(xiàng)目信息，并與項(xiàng)目檔案信息相結(jié)合，窺探識別相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)，確保后期管理主體可以根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)制定出科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)衡量與控制措施。所以，從成本耗費(fèi)與經(jīng)濟(jì)效益的角度來看，項(xiàng)目檔案會直接影響到項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識別。

第二，風(fēng)險(xiǎn)的衡量與評估。也就是說，需要準(zhǔn)確、實(shí)時的衡量與評估風(fēng)險(xiǎn)，為此，不僅需要加強(qiáng)對于數(shù)據(jù)信息的分析，而且需要將各種輔助性器具運(yùn)用到其中，如概率論、數(shù)理統(tǒng)計(jì)等。這是因?yàn)橄啾扔谄渌男畔①Y源，項(xiàng)目檔案更加的真實(shí)、準(zhǔn)確。

第三，風(fēng)險(xiǎn)管理決策與實(shí)施。通過以上分析可以發(fā)現(xiàn)，上述兩道工序的有機(jī)結(jié)合是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理決策的核心所在，雖然并沒有在決策流程中直接融入項(xiàng)目檔案，但由于前兩道工序已經(jīng)將項(xiàng)目檔案固有的價值充分發(fā)揮了出來，因此，通過管理項(xiàng)目檔案，能夠?qū)⒇S富的指導(dǎo)線索提供給項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理。同時，項(xiàng)目管理主體在開展風(fēng)險(xiǎn)管理工作時，需要借助以風(fēng)險(xiǎn)管理決策為基礎(chǔ)的檔案來決定各項(xiàng)事務(wù)。

最后，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施績效的評估。從績效評估的層面來看，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是一種事后評估，因此必須在項(xiàng)目檔案中融入。由此可見，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理績效評價是項(xiàng)目在整個風(fēng)險(xiǎn)管理過程中所形成的一種檔案評估活動。通過風(fēng)險(xiǎn)管理績效評估，能夠更加細(xì)致的梳理與整編風(fēng)險(xiǎn)管理各個環(huán)節(jié)當(dāng)中的檔案，而借助這些被整合的項(xiàng)目檔案資源，能為日后的風(fēng)險(xiǎn)控制提供重要的指導(dǎo)。

3.檔案管理是在項(xiàng)目實(shí)施過程中不斷完善形成的管理模式

檔案管理涉及項(xiàng)目的計(jì)劃、啟動與實(shí)施各個環(huán)節(jié)，而且隨著檔案管理工作的不斷完善，前一個項(xiàng)目總結(jié)出的風(fēng)險(xiǎn)檔案管理成果會對目前實(shí)施中的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理造成較大的影響，所以，為了確保下一個項(xiàng)目檔案管理工作的順利開展，需要加快對于當(dāng)前項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)檔案管理的完善。

第一，依法治檔，增強(qiáng)項(xiàng)目檔案意識，加強(qiáng)對基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案基于動態(tài)與靜態(tài)兩個角度對工程建設(shè)的過程及成果進(jìn)行了記錄，為項(xiàng)目的建設(shè)、管理、生產(chǎn)運(yùn)行以及維護(hù)提供了可靠的保障。同時，由于基本建設(shè)項(xiàng)目檔案能夠?yàn)楣こ藤|(zhì)量責(zé)任追究提供重要的憑證，因此工程質(zhì)量管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容就是建立完善的項(xiàng)目檔案。

對于各基本建設(shè)項(xiàng)目單位與相關(guān)單位而言，需要對國有資產(chǎn)樹立責(zé)任意識，充分意識到基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的重要性，并將其當(dāng)作基本建設(shè)管理程序和項(xiàng)目質(zhì)量領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制的一項(xiàng)重要內(nèi)容?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案屬于國家重點(diǎn)保護(hù)對象，任何組織或個體不得擅自侵占。各基本建設(shè)項(xiàng)目單位需要根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)來開展項(xiàng)目檔案工作，同時其他相關(guān)單位應(yīng)針對檔案工作構(gòu)建集中管理制度，如建設(shè)單位、施工單位等，并使技術(shù)人員與管理人員在收集、整理與提交項(xiàng)目檔案中的職責(zé)得到明確。

第二，在建設(shè)項(xiàng)目的同時，保證檔案工作的順利開展。在開展基本建設(shè)項(xiàng)目檔案期間，我國非常重要的一個經(jīng)驗(yàn)就是保證檔案工作與工程建設(shè)的同步進(jìn)行，同時這對基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的效果具有決定性的影響。首先，在項(xiàng)目建設(shè)前期，需要優(yōu)先開展檔案工作，對其產(chǎn)生的各類文件材料進(jìn)行嚴(yán)格管控，同時在對文件材料進(jìn)行編制、整理與提交時，將相應(yīng)的要求詳細(xì)的列示到建設(shè)合同內(nèi);其次，在對建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行檢查時，需要同步檢查檔案工作的具體情況;最后，同步驗(yàn)收工程及其檔案情況，在項(xiàng)目完工之后，應(yīng)根據(jù)相關(guān)要求仔細(xì)的匯總、編制與整理項(xiàng)目所有的竣工檔案資料，并按照國家有關(guān)要求來驗(yàn)收竣工檔案資料。

第三，構(gòu)建完善的管理制度。通過對相關(guān)管理制度的制定，能夠促進(jìn)項(xiàng)目檔案工作的有效開展。各基本建設(shè)項(xiàng)目單位需要根據(jù)國家以及行業(yè)的相關(guān)要求，并與項(xiàng)目的實(shí)際情況相結(jié)合，制定完善的檔案管理制度與歸檔制度，同時使歸檔的范圍、時間、要求以及責(zé)任人得到明確。建設(shè)項(xiàng)目單位還應(yīng)編制檔案分類大綱，以便更好地編制與整理竣工檔案。

第四，根據(jù)國家規(guī)定對竣工圖進(jìn)行編制。在竣工檔案中，其核心在于竣工圖，它不僅能夠全面展現(xiàn)出工程竣工時的具體情況，而且能夠?yàn)轫?xiàng)目的生產(chǎn)、維護(hù)與改擴(kuò)建提供重要的理論指導(dǎo)。對于各基本建設(shè)項(xiàng)目單位而言，需要根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定來編制竣工圖，并保證竣工圖與實(shí)際情況相一致。此外，竣工圖需要將項(xiàng)目竣工時的具體情況準(zhǔn)確反映出來，確?？⒐D符合實(shí)際物體。

第五，把好竣工檔案專項(xiàng)驗(yàn)收關(guān)。要想更好的生產(chǎn)、維護(hù)、改建、擴(kuò)建以及驗(yàn)收項(xiàng)目，必須保證檔案的準(zhǔn)確性與完整性。對于所有的基本建設(shè)項(xiàng)目而言，在竣工后，其檔案的驗(yàn)收必須依據(jù)國家規(guī)定來進(jìn)行，同時不得驗(yàn)收未根據(jù)國家規(guī)定繪制的竣工圖或檔案資料不完整的項(xiàng)目。各基本建設(shè)項(xiàng)目單位都要以對國家高度負(fù)責(zé)的責(zé)任心和使命感，確保每一項(xiàng)基本建設(shè)項(xiàng)目的竣工檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性，從而推動經(jīng)濟(jì)社會持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

第六，從檔案資料管理的需求上來看，與其他管理業(yè)務(wù)相比，風(fēng)險(xiǎn)管理業(yè)務(wù)更加重視動態(tài)管理，并且要求具備極強(qiáng)的適應(yīng)性、及時性與創(chuàng)造性。它關(guān)注的重點(diǎn)是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制在檔案管理方面的需求，能夠及時、準(zhǔn)確的提供歷史檔案資料以及其他與項(xiàng)目系統(tǒng)狀態(tài)相關(guān)的參數(shù)信息，能夠使未來的管理需求得到充分滿足。

三、堅(jiān)持規(guī)范化的項(xiàng)目檔案建設(shè)

規(guī)范的檔案管理，為項(xiàng)目管理風(fēng)險(xiǎn)識別提供了參考和依據(jù)，所以建設(shè)規(guī)范化的項(xiàng)目檔案是非常有必要的。關(guān)于項(xiàng)目檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)也很多，更需要按照規(guī)范的流程進(jìn)行整理和管理，項(xiàng)目檔案整理的業(yè)務(wù)流程如圖1。

四、結(jié)語

在項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理工作中，項(xiàng)目管理具有極其重要的引導(dǎo)作用，能夠直觀的呈現(xiàn)出檔案的工具或信息價值。因此，通過檔案管理，有助于更好的應(yīng)對項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。對于現(xiàn)代專業(yè)項(xiàng)目管理主體而言，必須預(yù)先對各種常見的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行認(rèn)證分析，并采取相應(yīng)的解決措施，只有這樣，才能全面提升檔案管理的水平，并為相關(guān)管理工作的開展提供可靠的保障。

目前，在檔案管理方面，我國相關(guān)的理論體系不夠完善，依然停留在實(shí)操階段。在本文中，筆者基于項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理在檔案管理方面的需求，對檔案管理模式進(jìn)行了深入分析。

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（作者單位：湖南省語言文字培訓(xùn)測試中心）