財務信息化建設對財務內(nèi)部控制的優(yōu)化作用

摘要：經(jīng)濟新常態(tài)下，現(xiàn)代企業(yè)需要進一步強化財務內(nèi)控水平，實現(xiàn)資金合理配置，才能適應復雜的市場環(huán)境，提高自身的競爭實力。受到“互聯(lián)網(wǎng)+”影響，近年來現(xiàn)代企業(yè)對財務信息化建設的重視程度不斷增加，也初步建立起了比較完善的財務信息管理系統(tǒng)。其中，ERP（企業(yè)資源計劃）作為目前廣泛應用的一種信息管理系統(tǒng)，在財務內(nèi)部控制方面展現(xiàn)出了強大的應用優(yōu)勢。本文首先概述了企業(yè)財務內(nèi)部控制存在的問題，隨后重點分析了ERP系統(tǒng)在財務內(nèi)部控制中的具體作用，最后從企業(yè)可持續(xù)發(fā)展角度，總結(jié)了財務信息化建設的優(yōu)化策略。

關鍵詞：ERP系統(tǒng);財務信息化;內(nèi)部控制;信息共享

中圖分類號：F275 ?文獻識別碼：A ?文章編號：2096-3157（2020）21-0075-02

ERP是以信息技術(shù)為依托，以系統(tǒng)化管理思想為核心，廣泛涵蓋物資資源管理、人力資源管理、財務資源管理、信息資源管理的一種現(xiàn)代企業(yè)管理軟件。在財務內(nèi)部控制方面，利用ERP系統(tǒng)可以打破部門之間的信息壁壘，保證了財務報表信息的真實性、時效性，杜絕了人為操縱和篡改數(shù)據(jù)的情況，在提高財務內(nèi)控水平、維護企業(yè)經(jīng)濟效益方面發(fā)揮了不可忽視的作用。因此，現(xiàn)代企業(yè)必須要順應時代趨勢，大力推進財務信息化建設，這也是企業(yè)提高核心競爭力的一種有效手段。

一、現(xiàn)代企業(yè)在財務內(nèi)部控制上面臨的問題

當前很多企業(yè)在財務內(nèi)部控制上，對于財務人員過度依賴，大量的工作都需要人工完成，除了給財務人員帶來沉重的工作負擔外，在財務報表整理、會計數(shù)據(jù)核算等工作中出現(xiàn)失誤的概率較高，不利于內(nèi)部控制價值的體現(xiàn)。特別是在信息時代，企業(yè)的各項工作開展，都會產(chǎn)生海量的數(shù)據(jù)信息。財務人員如果不能高效處理和挖掘利用這些數(shù)據(jù)資源，就無法全面、動態(tài)的掌握企業(yè)的財務狀況，對潛在的財務風險不能做到準確識別和超前防控，增加了企業(yè)遭受財務風險的概率。面對這些問題，現(xiàn)代企業(yè)必須要大膽突破、勇于創(chuàng)新，嘗試將信息技術(shù)應用到財務內(nèi)部控制工作中。ERP作為一種功能豐富、成熟穩(wěn)定、易于操作、安全性高的應用系統(tǒng)，成為現(xiàn)代企業(yè)加強財務內(nèi)部控制的一種最佳選擇。

二、財務信息化建設對內(nèi)部控制的優(yōu)化作用

1.優(yōu)化了財務內(nèi)部控制環(huán)境

ERP系統(tǒng)的應用，除了直接改變了財務內(nèi)控的工作模式外，也對企業(yè)的內(nèi)控環(huán)境帶來了顯著的影響。以往企業(yè)實行內(nèi)部控制，自上而下需要多個層級，這種垂直化的組織結(jié)構(gòu)，損害了信息傳遞的時效性，不利于管理人員根據(jù)市場形勢或工作需要，做出最佳的決策。在ERP環(huán)境下實現(xiàn)組織的扁平化后，企業(yè)領導不僅僅是組織結(jié)構(gòu)中的上級，而是在整個行動中扮演了更為重要的角色，日常作業(yè)活動在一定程度上可通過ERP系統(tǒng)進行自動管理和控制，不僅降低了企業(yè)的運營成本，還使企業(yè)領導有更多的時間精力專注于企業(yè)戰(zhàn)略的制定和實施。

2.解決了內(nèi)部信息溝通障礙

企業(yè)財務內(nèi)部控制面向的對象是所有的部門。但是不同的業(yè)務部門，由于工作內(nèi)容的差異化，相互之間很少進行信息溝通，存在天然的信息鴻溝。而財務人員如果不能實時的掌握各個業(yè)務部門的財務活動信息，將會給內(nèi)部控制工作的開展增加很大的阻力。而基于信息技術(shù)的ERP系統(tǒng)，則利用企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一的信息平臺，讓各個業(yè)務部門之間、業(yè)務部門與財務部門之間，實現(xiàn)了信息的無差別、無障礙傳遞。除了增強財務信息的時效性外，還克服了許多人工管理中的隨意性問題，初步實現(xiàn)了企業(yè)的信息化、智能化管理，從而優(yōu)化企業(yè)資源配置。

3.實現(xiàn)了財務活動全程監(jiān)督

ERP系統(tǒng)的應用，在規(guī)避企業(yè)各項工作中可能存在的違規(guī)挪用資金，或是資金浪費等問題方面也發(fā)揮了顯著作用。通過ERP系統(tǒng)的權(quán)限設計和審批流程設計，讓企業(yè)的財務人員能夠?qū)嵤┑谋O(jiān)控各項工作開展中資金利用情況。然后再對比預算方案，從而直觀的了解是否存在超預算的問題。通過全過程、實時化的監(jiān)督，切實提高了內(nèi)控成效。對企業(yè)內(nèi)部控制的監(jiān)督主要是檢查其健全性、有效性和合理性，并就監(jiān)督情況形成正式書面報告材料的同時做出相應處理。監(jiān)督檢查是內(nèi)部控制得以實施的重要保證，其內(nèi)容主要包括對企業(yè)內(nèi)部控制的綜合情況進行持續(xù)性監(jiān)督，對內(nèi)部控制的某些重點方面進行專項檢查，并形成對應的檢查報告，提出有針對性的改進辦法。

4.完善了企業(yè)內(nèi)部控制制度

為了更好地適應財務信息化建設需要，現(xiàn)代企業(yè)需要在現(xiàn)行內(nèi)控制度的基礎上，做出適應性的調(diào)整，從而發(fā)揮管理制度對內(nèi)部控制工作開展的指導和約束作用。在ERP系統(tǒng)實施后，變動較大的內(nèi)控制度有：（1）財務信息系統(tǒng)的操作制度。ERP系統(tǒng)在為財務工作開展提供便利的同時，也要求財務人員具備熟練的操作技巧，才能發(fā)揮出ERP的應用優(yōu)勢。通過完善操作制度，幫助財務人員形成規(guī)范化操作習慣，杜絕因為不熟悉ERP系統(tǒng)功能而出現(xiàn)誤操作，甚至給企業(yè)造成損失的情況。（2）財務安全管理制度。ERP系統(tǒng)各項功能的實現(xiàn)，依賴于信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，這就意味著ERP系統(tǒng)在運行中可能面臨病毒攻擊、黑客入侵的風險，如何保障財務信息的隱私性、安全性，也是企業(yè)在應用ERP時必須要考慮的問題。通過完善財務安全管理制度，設置訪問權(quán)限，實行身份認證，采取數(shù)據(jù)加密，保護企業(yè)財務信息不被泄露。

5.降低了企業(yè)財務資金風險

新常態(tài)下現(xiàn)代企業(yè)的運營發(fā)展面臨著更多的不確定性風險，其中既有內(nèi)部風險，例如財務決策風險，資金安全風險等;也有外部風險，例如行業(yè)競爭風險，市場變化風險等。如果企業(yè)能夠采取有效的措施，實現(xiàn)對這些風險的準確識別、提前防范，就可以規(guī)避損失，保障財務安全。ERP系統(tǒng)的推廣使用，在幫助企業(yè)規(guī)避財務風險、提高資金配置效率和保護資金安全等方面發(fā)揮了積極作用。例如，在物資采購費用的管理上，利用ERP可以對比實際需要的物資和倉庫內(nèi)現(xiàn)有物資，然后自動生成物資采購清單。這樣就可以避免因為物資短缺影響工作開展，或是物資積壓造成資金浪費的問題，有利于企業(yè)的財務資金實現(xiàn)最優(yōu)化配置，降低了風險發(fā)生率。

三、基于內(nèi)控優(yōu)化的財務信息化建設策略

1.強化內(nèi)控意識，全員認識ERP系統(tǒng)

財務內(nèi)部控制涉及到的部門較多，要想達到預期的內(nèi)控成效，除了財務人員做好本職工作外，還必須得到其他部門的支持和配合。因此，在企業(yè)內(nèi)部要自上而下的形成全員共識，強化內(nèi)部控制意識，進而從各自的崗位上，實現(xiàn)資金、資源的合理利用?，F(xiàn)代企業(yè)在引進了ERP系統(tǒng)后，必須在財務部門和業(yè)務部門內(nèi)，組織開展一次集中性的學習，讓各部門的人員能夠?qū)RP系統(tǒng)的基本功能、操作方法有基本的了解。對于財務人員來說，要能夠運用ERP系統(tǒng)進行財務信息的收集、匯總和分析，實現(xiàn)對各業(yè)務部門財務信息的動態(tài)監(jiān)管;對于各業(yè)務部門的工作人員來說，也要運用ERP系統(tǒng)與財務人員進行實時的信息交流，配合財務內(nèi)部控制工作的開展。

2.完善內(nèi)控制度，發(fā)揮ERP應用價值

隨著財務信息化建設的不斷深入，以及ERP應用功能的日益豐富，現(xiàn)代企業(yè)在內(nèi)控制度建設上，也要緊跟財務信息化發(fā)展趨勢，調(diào)整、補充和完善現(xiàn)有的內(nèi)控制度。例如，在財務資金的調(diào)度方面，因為流程比較繁瑣，導致財務資金的周轉(zhuǎn)時間較長，不利于資金利用率的提升。通過完善內(nèi)控制度，精簡ERP系統(tǒng)的運行流程，充分發(fā)揮財務信息化優(yōu)勢，實現(xiàn)“申請-審批-撥款”的一站式辦理，滿足各項工作的資金使用需求。當然，從企業(yè)財務安全角度考慮，基于ERP應用的內(nèi)控制度，還應當設立“不相容職務”，對于一些金額較大的資金調(diào)動，至少需要2名以上的財務部門主要負責人共同授權(quán)，為ERP系統(tǒng)的應用創(chuàng)造安全的環(huán)境氛圍。

3.定期開展培訓，提高ERP操作水平

隨著現(xiàn)代企業(yè)對財務內(nèi)部控制要求的不斷提高，特別是財務信息化背景下，財務數(shù)據(jù)和會計信息呈現(xiàn)出海量化的特點，迫切要求財務人員必須具備更高的信息技術(shù)，能夠熟練的掌握ERP操作技術(shù)，實現(xiàn)ERP應用功能的開發(fā)和利用，更好地支持財務管理、內(nèi)部控制等具體工作的開展。為此，企業(yè)的人力資源部門需要制定專項的培訓方案，幫助財務人員具備更強的崗位勝任力。首先，要通過開展調(diào)研，了解財務人員使用ERP的情況。將那些不熟悉ERP系統(tǒng)功能、不能熟練操作ERP的財務人員，作為重點培訓的對象。其次，還要采取考核激勵措施，把ERP應用水平列入到財務人員業(yè)績考核的范疇之內(nèi)。通過這種方式促使財務人員能夠重視ERP的價值，并運用這一工具更好地完成內(nèi)部控制的目標任務。

4.強化審計監(jiān)督，增強內(nèi)部控制成效

一是對會計信息的監(jiān)督，對會計電算化、信息化系統(tǒng)本身的每一個環(huán)節(jié)進行核查、監(jiān)督，并審核和評估其程序的合法合規(guī)性;二是審計監(jiān)督組織內(nèi)部控制制度是否嚴密，以第一時間發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點，完善內(nèi)部控制與牽制制度;三是要加快審計電算化、信息化的研究、開發(fā)和應用，以加強對會計信息化系統(tǒng)審計和全面監(jiān)督;四是針對一些企業(yè)未建立健全內(nèi)部控制評估體系，審計監(jiān)督工作缺位，建立包括財務會計信息系統(tǒng)審計監(jiān)督檢查和企業(yè)風險管理委員會、審計委員會以及信息管理委員會的內(nèi)部控制評估體系。

四、結(jié)語

財務信息化發(fā)展為現(xiàn)代企業(yè)在加強財務控制、防范財務風險、優(yōu)化資金配置等方面提供了更多的便利。在激烈的競爭形勢下，現(xiàn)代企業(yè)迫切需要將信息技術(shù)與內(nèi)部控制相結(jié)合，進一步提高內(nèi)部控制的實效性。ERP系統(tǒng)可以實現(xiàn)對企業(yè)人力、物力、財力以及信息的整合，并依托信息平臺實現(xiàn)了信息的實時交流，這就為財務人員進行財務信息監(jiān)督、內(nèi)部控制帶來的便利。企業(yè)在引進ERP系統(tǒng)的基礎上，也要做好相應的培訓，讓財務人員能夠熟練的掌握其操作技巧、發(fā)揮其應用價值，在切實提高內(nèi)部控制水平的基礎上，持續(xù)的推進現(xiàn)代企業(yè)財務信息化建設。

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作者簡介：

李瑞峰，供職于沈陽尚賢微創(chuàng)醫(yī)療器械股份有限公司。