學校文書檔案管理工作現(xiàn)狀與對策探析

姜會圖

[摘 要] 文書檔案管理工作作為學校各項信息的有效記錄，在學校檔案管理工作中占有重要地位。學校加強文書檔案管理工作，能夠?qū)⒖蒲小⒔虒W等方面的情況反映出來，為學校管理、建設(shè)和改革提供可靠依據(jù)，推動學校的健康長遠發(fā)展。但是學校文書檔案管理工作涉及程序較多，管理難度較大，會耗費大量的時間與精力，檔案管理人員思想上存在疏忽，將導致文書檔案出現(xiàn)破損、丟失和裝訂錯誤等問題，不利于真正體現(xiàn)文書檔案的價值。本文將簡述學校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，提出具體可行的應對之策。

[關(guān)鍵詞] 學校 文書檔案 管理

中圖分類號：G472.4 文獻標志碼：A

文書檔案是學校發(fā)展的首要紀實載體，而文書檔案管理是衡量學校檔案管理水平的一個重要尺度。在新形勢下，加強學校文書檔案管理工作，要充分利用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，讓電子文書檔案管理與紙質(zhì)檔案管理充分結(jié)合起來，這樣檔案工作人員才能增強信息化服務理念。隨著檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的發(fā)展，學校要在文書檔案管理方法上加強創(chuàng)新，讓文書檔案管理工作真正做到程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，為學校各方面的發(fā)展提供可靠依據(jù)。

一、學校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理制度不完善

因為思想認識不到位，學校文書檔案管理制度不完善，所以很難真正落實文書檔案管理的工作責任，導致在文書檔案管理工作中出現(xiàn)了松散的問題，各部門在工作上缺乏有效的協(xié)調(diào)。學校日常管理中的先進經(jīng)驗與制度來，還未在檔案管理部門進行有效推廣，且檔案管理部門的制度建設(shè)非常落后，造成學校文書檔案管理工作只能“按部就班”地開展。這樣難以保證文書檔案管理工作的質(zhì)量，不能發(fā)揮出文書檔案促進學校發(fā)展的作用。

（二）文書檔案管理信息化建設(shè)緩慢

在進入信息化時代后，很多學校都加快了網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，互聯(lián)網(wǎng)應用水平也不斷提升。但是在文書檔案管理工作中，因為資金投入較少，管理方式落后，造成學校文書檔案管理的信息化和電子化水平不高，不能顯著提升文書檔案管理工作效率。第一，檔案管理部門設(shè)備不先進，與實際工作需求的匹配度很低，給文書檔案管理技術(shù)的革新帶來了不利影響。第二，雖然部分學校檔案室配置了現(xiàn)代化設(shè)備，但是檔案管理人員不熟悉各項設(shè)備的使用，很難有效應用在實際工作中，這不僅浪費了大量資源，也不利于提升文書檔案管理工作效率。

（三）文書檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

學校是培養(yǎng)人才的主要陣地，但是對很多學校的日常運營來說，非常關(guān)注教學工作，很大程度上卻忽視了綜合管理工作，尤其是對文書檔案的管理工作，因為對學校管理的影響力不大，使其始終處于邊緣狀態(tài)。很多學校領(lǐng)導對文書檔案的價值認識不到位，未能對檔案管理部門配置足夠的人才。首先，檔案管理人員出現(xiàn)了老齡化趨勢，對文書檔案管理人員來說，大多為其他崗位上替換下來即將退休的工作人員，在檔案管理部門抱著“養(yǎng)老”的心態(tài)工作，不僅工作積極性不強，也缺失了責任心。其次，部分人員檔案管理技術(shù)能力不強，未能掌握電子化檔案管理等新興技術(shù)。當前學校也忽視了對檔案管理人員的培訓工作，在檔案管理工作上要求不嚴格，導致學校文書檔案管理水平長時間得不到提升。

二、學校文書檔案管理工作的對策

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提高重視程度

檔案工作在記錄事實、傳承歷史和服務社會等方面發(fā)揮著重要作用，對此我們要盡快轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，認識到文書檔案管理工作的重要性。文書檔案作為學校檔案管理工作中的重要內(nèi)容，很多人對其價值認識不到位，也不了解文書檔案管理的職責范圍與工作內(nèi)容，也有部分人認識存在片面性，錯誤地認為文書檔案管理工作可有可無。個別檔案管理人員對文書檔案缺乏足夠的重視，工作中責任心不強，這些都是需要改進的地方[1]。學校的文書檔案管理工作來主要包括上級部門和本單位形成的文件資料。做好學校文書檔案管理工作，要堅持信息化技術(shù)的應用，完善各項軟、硬件設(shè)施，保證紙質(zhì)檔案、電子檔案管理更加規(guī)范化，營造良好的檔案管理氛圍。此外，要不斷分析與總結(jié)文書檔案管理細節(jié)，結(jié)合存在的不足制定有效的改正措施，并在全年工作計劃中納入文書檔案管理工作，明確具體的責任人，提升文書檔案管理水平。

（二）加快推動文書檔案管理信息化建設(shè)

文書檔案可以將學校的發(fā)展情況反映出來，是重要的信息資料，學校領(lǐng)導要對檔案資料的重要性有充分的認識，增強文書檔案管理體系改革的支持與投入。第一，應該對文書檔案管理工作增加投入，讓檔案管理體制改革有充足的資金，只要將掃描儀、復印機、存儲器和除濕柜等硬件設(shè)施配置齊全，才能保證學校文書檔案管理工作的有效進行。第二，對檔案管理制度進行優(yōu)化，確定具體的責任人，確定文書檔案管理的具體流程與標準，加強檔案管理部門與學校其他部門的聯(lián)系與溝通，在條件允許的情況下，加快辦公自動化與檔案管理一體化的發(fā)展[2]。通過這種方式，學校各部門形成的檔案資料，才能及時向檔案管理部門后臺系統(tǒng)進行傳輸，防止文書檔案出現(xiàn)丟失與信息泄露等現(xiàn)象。第三，不斷對檔案管理制度進行完善，增強自身的檔案管理意識，這樣學校文書檔案才能根據(jù)相關(guān)法規(guī)開展管理工作。

（三）加強文書檔案管理工作考核

為了提升學校文書檔案管理的質(zhì)量與效率，應該完善檔案管理制度，加大對文書檔案管理效果的監(jiān)督與考核力度。學校要成立專門的考核小組，確定具體的考核標準，靈活運用抽查、普查等方式，促使檔案管理部門與其他部門將自查與互查等結(jié)合起來，這樣文書檔案管理工作的高效運行才有保證。學校要積極在文書檔案管理工作進行創(chuàng)新，尤其是在進入信息化時代以后，在文書檔案管理工作中也要積極運用新的科技手段，實行電子化檔案管理模式[3]。要使文書檔案更加具有完整性與真實性，將檔案加密技術(shù)、防改寫技術(shù)和防泄密技術(shù)等利用起來，為文書檔案管理的安全性提供可靠保障。結(jié)合學校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀，需要繼續(xù)提升學校文書檔案管理工作的連續(xù)性，這是因為學校檔案管理人員的流動性與變動性很大，一些高價值的文書檔案在收集、整理、外借和收回中容易發(fā)生斷檔的問題，如何解決文書檔案管理中的這些問題，應當引起學校的重點關(guān)注。對此，要將細節(jié)工作做到位，在借閱手續(xù)上提出嚴格的要求，加強方法的創(chuàng)新，應用先進的檔案管理系統(tǒng)，對檔案流向進行實時跟蹤，這樣文書檔案才能及時歸還。要將文書檔案潛在價值充分挖掘出來，樹立起現(xiàn)代化檔案意識，合理劃分檔案保密層級，做好不涉密檔案的開放與共享工作，保證檔案服務職能得到體現(xiàn)，發(fā)揮出文書檔案推動學校發(fā)展的作用。

（四）提升文書檔案管理人員綜合素質(zhì)

學校要提升文書檔案管理的質(zhì)量與效率，應該注重人才培養(yǎng)工作。隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及與應用，為了保證學校文書檔案管理工作的順利開展，跟上時代發(fā)展的腳步，要注重引進更多優(yōu)秀的檔案管理人才[4]。學校要提高對文書檔案管理工作的重視程度，在檔案人才培養(yǎng)方式上加強創(chuàng)新，為他們提供更多培訓的機會，讓他們掌握更多現(xiàn)代化檔案管理技能，這樣文書檔案管理工作才能高效運行。同時，也要消除文書檔案管理老齡化問題，配置更多年輕的檔案管理人員，讓檔案管理隊伍年輕化并不斷提升專業(yè)化水平，為學校文書檔案管理工作的正常運行打牢基礎(chǔ)。要做好對文書檔案管理人員的管理工作，實行完善的激勵機制與責任機制，確定其中的權(quán)利義務關(guān)系，靈活運用獎懲機制，促使檔案管理人員責任感與積極性得到調(diào)動，保證學校文書檔案管理工作的良性發(fā)展。

三、結(jié)語

總之，文書檔案作為學校工作中的重要內(nèi)容，能夠?qū)W校歷史真實面貌反映出來，對學校的建設(shè)與發(fā)展有促進作用。因此，要提高對學校文書檔案管理工作的重視程度，運用科學合理的管理措施，滿足新形勢下文書檔案管理工作要求。同時，要增加資金投入，完善規(guī)章制度，并培養(yǎng)更多高素質(zhì)檔案管理人才。將文書檔案的價值真正體現(xiàn)出來，為學校的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

參考文獻：

[1]張海東.高職院校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策研究[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2019（07）：43-44.

[2]陳雁.中職學校文書檔案管理工作的現(xiàn)狀及對策[J].蘭臺世界，2019（11）：197-198.

[3]解詠晉.學校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策淺析[J].辦公室業(yè)務，2015（24）：71.

[4]田華麗.淺談學校檔案管理工作現(xiàn)狀及對策[J].科學咨詢（科技·管理），2015（04）：42.