食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的優(yōu)化策略

陳玉帝

摘 要：檔案管理是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)不可或缺的重要工作內(nèi)容，決定著檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的權(quán)威性和公正性。本文結(jié)合工作實(shí)際，對(duì)檔案管理工作中遇到的問題進(jìn)行分析，并針對(duì)這些問題提出改善建議。

關(guān)鍵詞：食品藥品;檢驗(yàn)檔案;檔案管理;問題;優(yōu)化

檔案管理與國(guó)家的政治、經(jīng)濟(jì)、文化的發(fā)展息息相關(guān)，是保證有序開展社會(huì)各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)。對(duì)于食品藥品檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)而言，檔案是食品藥品檢驗(yàn)中心工作留下的證據(jù)和記錄，借助檔案，人們可以了解市場(chǎng)上流通的食品及藥品的抽樣檢查工作進(jìn)行情況及結(jié)果。隨著人們生活水平的不斷上升，對(duì)生活質(zhì)量的要求不斷提升，人們?cè)絹碓疥P(guān)注食品藥品安全問題，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的工作也隨之備受群眾關(guān)注。

一、食品藥品檢驗(yàn)檔案管理存在的主要問題

（一）信息化程度低

長(zhǎng)期以來，食品藥品檢驗(yàn)所在檔案管理工作上，大多采用人工管理的模式，信息化程度較低。而檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)因?yàn)楣ぷ餍再|(zhì)的緣故，涉獵的范圍比較廣，除了對(duì)食品藥品、日常用品等產(chǎn)（商）品的衛(wèi)生、安全性進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)，還要適時(shí)地進(jìn)行追蹤、監(jiān)管，為政府部門進(jìn)行產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)管提供風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警的技術(shù)支持和信息服務(wù)，并要不定期的組織相關(guān)從業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)工作，協(xié)助解決技術(shù)疑難問題。這一系列的職能導(dǎo)致了日常工作中會(huì)產(chǎn)生非常繁雜的文書檔案，除此之外，儀器設(shè)備購(gòu)置以及日常維護(hù)都需要登記在冊(cè)，不斷地進(jìn)行更新，因此，需要消耗大量的人力、精力和時(shí)間。

（二）檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性

隨著社會(huì)的發(fā)展，食藥機(jī)構(gòu)檔案范圍由最初的文化、人事等有關(guān)內(nèi)容，拓展到電子文件、實(shí)物、照片及聲像等多種類型。而檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案的管理工作卻并沒有與傳統(tǒng)的單位檔案區(qū)別開，對(duì)所檢測(cè)的樣本、數(shù)據(jù)、圖片等各類檔案沒有明確的區(qū)分，導(dǎo)致檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作缺乏統(tǒng)一性，很多檔案沒有及時(shí)納入到管理體系當(dāng)中，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。

（三）檔案利用率低

檔案利用率較低，無法發(fā)揮應(yīng)有的效益。有些機(jī)構(gòu)檢測(cè)完后，將樣本、數(shù)據(jù)之類的檢測(cè)資料遞交到檔案科室就大功告成，而檔案管理人員將相關(guān)的檢測(cè)資料整理、放置，也就覺得已經(jīng)大功告成，不再思考花時(shí)間整理這些檔案究竟為什么，有什么用處，更談不上開發(fā)檔案本身具有的價(jià)值。需要的時(shí)候翻一下，不需要了永久沉寂，這樣的檔案就成了“死”檔案。這種只知檔案整理，不知利用檔案的管理方法導(dǎo)致檔案沒有發(fā)揮價(jià)值。而真正的檔案管理，其實(shí)并不只是對(duì)檔案進(jìn)行整理，更主要的是對(duì)檔案信息的應(yīng)用，檔案工作人員在將資料整理成冊(cè)后，如能有效的結(jié)合計(jì)算機(jī)等高科技手段，把整理結(jié)果錄入電腦中，便具有了快速且有效的查詢效果，這樣檔案信息就具備了更高的可利用性。

（四）檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

大部分的管理人員都是在崗數(shù)十年的老員工，接受新知識(shí)的能力較差，不具備現(xiàn)代化的信息素質(zhì)，有些甚至無法熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行辦公。除了信息素質(zhì)低之外，負(fù)責(zé)檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)于檔案工作的業(yè)務(wù)知識(shí)、工作流程不熟悉，部分人員對(duì)于《檔案法》及相關(guān)方面檔案管理規(guī)定并不熟悉，保密意識(shí)不強(qiáng)，綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。

二、優(yōu)化食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作的措施

食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作做的是否到位，直接關(guān)系到檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的正常運(yùn)行和檢測(cè)質(zhì)量，因此優(yōu)化食品藥品檢驗(yàn)檔案管理具有重要的意義。具體可從以下幾個(gè)方面著手：

（一）提高檔案管理的信息化水平

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作量是非常大的。因此，提高檔案管理工作的信息化水平，對(duì)于加強(qiáng)食品藥品檔案管理工作的效率和質(zhì)量有著積極的推動(dòng)作用。檔案管理信息化目的是借助信息技術(shù)，積極利用檔案，充分發(fā)揮檔案作用，將死板檔案變?yōu)殪`活的信息。切實(shí)完善檔案信息，添加一些能夠體現(xiàn)個(gè)人特性以及專業(yè)水平的內(nèi)容，確保檔案不再像是過去一樣，過于模式化。例如，可以引入先進(jìn)數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，將每次檢驗(yàn)檢測(cè)的樣本、數(shù)據(jù)、圖片、視頻等等信息掃描收錄，引入電子分析、電子統(tǒng)計(jì)、電子糾錯(cuò)、電子索引等功能，每次新的數(shù)據(jù)進(jìn)入，就能出現(xiàn)與你想知道的任何一次相關(guān)檢測(cè)的對(duì)比報(bào)告，減輕管檔人員工作壓力，減少查詢檔案的繁瑣，同時(shí)提高檢測(cè)檔案利用率。

（二）做細(xì)檔案工作

檔案基礎(chǔ)工作作為檔案管理的重要組成部分，體現(xiàn)著檔案管理的基本水平，它不僅關(guān)系著檔案利用的質(zhì)量和服務(wù)效率，還關(guān)系著檔案現(xiàn)代化管理水平的高低，是開展工作的前提，只有對(duì)各種資料進(jìn)行有序、優(yōu)質(zhì)的分類整理，進(jìn)行精細(xì)化管理，各種類目的檔案有了明確的劃分，才能有效提升管理的質(zhì)量和效率。因此，建議相關(guān)部門出臺(tái)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)檔案管理的法制法規(guī)，盡快出臺(tái)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)關(guān)于食品、藥品、醫(yī)療、衛(wèi)生、農(nóng)業(yè)、牧業(yè)等多方面多種類的檔案管理辦法，《辦法》中應(yīng)該界定檢測(cè)機(jī)構(gòu)所檢測(cè)的不同類目的檔案管理。將檔案基礎(chǔ)工作執(zhí)行到極致，才能夠進(jìn)一步提升檔案信息的現(xiàn)代化管理水平。

（三）提高檔案的利用率

保存檔案的目的是發(fā)揮檔案在“記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民”等方面的功能和作用。為了加強(qiáng)食品藥品檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)檔案的管理，應(yīng)該對(duì)藥檢檔案資源進(jìn)行合理的開發(fā)利用，做好登記管理工作，設(shè)立多種形式的信息反饋，并盡可能拓展食品藥品檔案資源的市場(chǎng)以及發(fā)展渠道。例如，可以將一些不涉密的管理文檔劃出來，設(shè)立文檔展覽管，召開文檔管理知識(shí)競(jìng)賽，將“死”的文檔鮮活起來，這樣做不僅可以潛移默化的提高檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)關(guān)文檔管理人員和檢驗(yàn)檢測(cè)人員的業(yè)務(wù)水平，更能彰顯與眾不同、紛呈多樣的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)風(fēng)采和文化底蘊(yùn)，讓群眾了解、認(rèn)同相關(guān)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)，提高社會(huì)知名度。

（四）優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍

推動(dòng)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展，關(guān)鍵在人。建設(shè)一支政治過硬、愛崗敬業(yè)、業(yè)務(wù)精湛、服務(wù)高效的檔案管理團(tuán)隊(duì)是做好藥品監(jiān)管機(jī)構(gòu)檔案工作的重要保障。一方面，可以結(jié)合藥品監(jiān)管工作實(shí)際，積極鼓勵(lì)檔案管理工作人員參與有關(guān)部門組織的檔案管理方面的培訓(xùn)活動(dòng)，學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)以及專業(yè)知識(shí);鼓勵(lì)檔案管理工作人員到檔案管理先進(jìn)單位學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)以及經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身單位的特點(diǎn)，研究出符合本單位特色的檔案管理工作方法。另一方面，通過招聘、調(diào)任、遴選等方式，選拔一批綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的檔案管理人員，通過以老帶新、交流任職、崗位傳承等方式，讓檔案工作者適應(yīng)新的工作需要和新的崗位要求。

結(jié)束語(yǔ)

一直以來，食品和藥品的質(zhì)量都是政府部門管理的重點(diǎn)，食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作是確保食品藥品檢驗(yàn)發(fā)揮效用的必要留存，能夠督促工作人員按照既定程序完成工作，避免數(shù)據(jù)作假。做好食品藥品檢驗(yàn)檔案管理工作，并為之后的檢索查證保留證據(jù)，是確保人民飲食及用藥安全的關(guān)鍵性手段。

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