新聞檔案管理工作信息化途徑探索

舒暢

摘要：飛速發(fā)展的信息化技術(shù)對(duì)新聞檔案管理工作提出了更高要求，如何進(jìn)一步加強(qiáng)新聞檔案管理工作信息化成為當(dāng)前亟需解決的重要課題。本文結(jié)合工作實(shí)踐提出幾點(diǎn)措施與建議，希望能為新聞檔案工作信息化提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：新聞檔案管理;信息化;措施

新聞檔案作為新聞信息的客觀記錄，在新聞報(bào)道溯源、反映新聞事件、提升新聞價(jià)值等諸多方面均具有重要意義?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)得到廣泛應(yīng)用，新聞檔案管理工作面臨巨大挑戰(zhàn)，倘若僅僅是簡單應(yīng)用各種信息設(shè)備，顯然無法滿足新聞檔案管理工作需求[1]。在此背景下，新聞檔案管理者應(yīng)主動(dòng)更新理念，在推動(dòng)數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)上，圍繞新聞媒體對(duì)檔案的信息需求，有效提升新聞檔案管理工作的質(zhì)與效。

一、新聞檔案管理信息化的現(xiàn)實(shí)意義

新聞檔案信息化指新聞檔案管理者運(yùn)用現(xiàn)代信息科技成果從信息采集、傳輸、管理、利用等層面對(duì)新聞檔案進(jìn)行信息化管理的過程。其現(xiàn)實(shí)意義可歸納為以下三點(diǎn)：

1.規(guī)范流程控制

信息論創(chuàng)始人之一維納認(rèn)為“信息是人們?cè)谶m應(yīng)外部世界，并且這種適應(yīng)反作用于外部世界的過程中，同外部世界進(jìn)行互相交換的內(nèi)容的名稱”。新聞檔案也是一種信息，信息化技術(shù)的應(yīng)用，將強(qiáng)化對(duì)新聞檔案生產(chǎn)、傳播、儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)的有效控制，并對(duì)各環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的問題及不足及時(shí)反饋，以便于管理人員及時(shí)矯正。

2.提升安全保障

新聞檔案依據(jù)價(jià)值大小都有保管期限的劃分，但隨著時(shí)間的流逝，紙質(zhì)檔案（如報(bào)紙、期刊等）會(huì)出現(xiàn)褪色、脆化，光盤在存儲(chǔ)數(shù)年后也存在無法讀取的尷尬?；谛畔⒒夹g(shù)的云存儲(chǔ)、數(shù)字媒介等，可有效消弭新聞檔案長期保存所面臨的載體及保存環(huán)境不完善帶來的潛在威脅，提升安全保障。

3.提高利用率

傳統(tǒng)檔案管理對(duì)時(shí)間空間有一定限制，譬如借閱新聞資料，需要去特定地點(diǎn)進(jìn)行搜索，并且大量傳統(tǒng)檔案難以在短時(shí)間內(nèi)搜索到，需耗費(fèi)一定的時(shí)間和人力成本。大數(shù)據(jù)、人工智能等信息化技術(shù)的應(yīng)用，將徹底扭轉(zhuǎn)新聞檔案管理的這一“短板”。查閱者只需上網(wǎng)，輸入關(guān)鍵詞就可即時(shí)查閱相關(guān)新聞資料，從而大大提高新聞檔案利用率。

二、結(jié)合信息化發(fā)展戰(zhàn)略更新軟硬件

隨著信息化技術(shù)的蓬勃發(fā)展，對(duì)過往庫存的新聞檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，延長檔案壽命正在進(jìn)行。在此進(jìn)程中，雖然很多新聞單位已按需求進(jìn)行了軟硬件設(shè)備的更新，但與新技術(shù)的發(fā)展速度相比，仍普遍存在管理設(shè)備老化、硬件落后的狀況。

為此，應(yīng)充分全面推動(dòng)軟硬件的更新?lián)Q代。比如，納入大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各種新技術(shù)，針對(duì)現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，同時(shí)完善對(duì)應(yīng)的輔助設(shè)備，為信息化奠定良好基礎(chǔ)。

對(duì)于軟件來說，則主要是通過定制的方式進(jìn)行設(shè)計(jì)，即按照檔案管理要求、規(guī)范，推動(dòng)新聞檔案管理軟件升級(jí)，并主動(dòng)與網(wǎng)絡(luò)商和數(shù)據(jù)開發(fā)公司深入合作，針對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化調(diào)整，建立全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，逐步實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢，進(jìn)一步提升新聞檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)新聞檔案遠(yuǎn)距離快速傳送、有效分類和多元化處理。

三、基于制度完善推進(jìn)信息化建設(shè)

規(guī)章制度的完善是保障新聞檔案工作信息化的基礎(chǔ)所在，只有在科學(xué)合理的制度保障下，新聞檔案管理工作信息化才能夠順利推進(jìn)。

1.強(qiáng)化責(zé)任到人

基于新聞檔案管理信息化來說，應(yīng)當(dāng)全面圍繞管理工作實(shí)際、信息化建設(shè)趨勢，完善新聞檔案管理工作的規(guī)章制度，并將責(zé)任明確到個(gè)人。提升檔案管理人員的能動(dòng)性，做到主動(dòng)配合、提高效率，積極參與到新聞檔案管理信息化建設(shè)工作中。

2.加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)

需要注意的是，新聞檔案管理信息化建設(shè)并非局限于檔案管理部門，它離不開系統(tǒng)內(nèi)部各部門的互聯(lián)，離不開相關(guān)學(xué)科之間的互助，離不開網(wǎng)絡(luò)專業(yè)公司的互通，這就需要基于制度完善，加強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，相互之間能夠更好的配合、對(duì)接，從而有效保障新聞檔案管理信息化建設(shè)的有序推進(jìn)。

四、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)與引進(jìn)

新興信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新聞檔案管理工作信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，對(duì)檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)的要求不斷提高，不但需要系統(tǒng)掌握新聞、檔案相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，還需要積極學(xué)習(xí)新興信息化技術(shù)，不斷提高信息化素養(yǎng)。這就需要新聞單位全面加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)與引進(jìn)工作，致力于提升檔案管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)。

1.加強(qiáng)培訓(xùn)教育

結(jié)合現(xiàn)有人員知識(shí)體系、專業(yè)水平，開展多元化的培訓(xùn)教育，致力于加強(qiáng)新聞檔案管理、信息化技術(shù)、軟件操作、設(shè)備操作等專業(yè)知識(shí)的宣傳教育，不斷提升現(xiàn)有檔案管理人員的專業(yè)能力、信息素養(yǎng)。

2.引進(jìn)復(fù)合型人才

結(jié)合檔案管理工作發(fā)展趨勢，吸引復(fù)合型人才進(jìn)入到檔案管理隊(duì)伍，全面優(yōu)化調(diào)整檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)，利用復(fù)合型人才的帶動(dòng)作用，推動(dòng)檔案管理隊(duì)伍綜合能力的不斷提升[2]。

3.加大安全建設(shè)力度

在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案過程中，要落實(shí)信息安全等級(jí)保護(hù)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理要求，加強(qiáng)安全防護(hù)建設(shè)，阻斷危險(xiǎn)因素，提高檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)水平，如推進(jìn)防火墻技術(shù)、殺毒軟件更新?lián)Q代，引入云防火墻、大數(shù)據(jù)安全防護(hù)技術(shù)等等。

總的來說，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代對(duì)新聞檔案管理工作提出了更高要求。這就需要我們深入分析新聞檔案管理工作實(shí)際、信息化技術(shù)發(fā)展動(dòng)態(tài)，通過結(jié)合信息化發(fā)展戰(zhàn)略更新軟硬件、基于制度完善推進(jìn)信息化建設(shè)、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)與引進(jìn)等途徑，持續(xù)提升新聞檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳靚紅.信息時(shí)代新聞檔案管理中存在的問題及應(yīng)對(duì)措施[J].黑龍江檔案，2019（06）：62.

[2]沈茜.新聞媒體在重大活動(dòng)檔案管理工作中的問題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（22）：117+130.