企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用及思考

張麗萍

摘 要：檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代下進(jìn)行信息化建設(shè)也是順應(yīng)了時(shí)代變化，不僅有助于提高管理效率與質(zhì)量，還便于檔案的儲(chǔ)存、傳輸及使用。本文將進(jìn)行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理;信息化;意義;現(xiàn)在;應(yīng)用

1.? 前言

大數(shù)據(jù)時(shí)代下國(guó)有企業(yè)需積極重視檔案信息化建設(shè)，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，切實(shí)提升國(guó)有企業(yè)檔案管理水平，推動(dòng)國(guó)有企業(yè)健康發(fā)展。

2.? 企業(yè)檔案信息化管理的概念和意義

大數(shù)據(jù)時(shí)代普及了計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)，各企業(yè)積極采用各種管理系統(tǒng)與電子辦公軟件，幫助提高工作效率與質(zhì)量。企業(yè)生產(chǎn)的各種文件與視頻、音頻等資源都是企業(yè)的重要資源，傳統(tǒng)管理模式人員在收集、分類(lèi)、整理、登記等事務(wù)下，效率不高。在檔案管理中采用信息技術(shù)，讓傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理實(shí)現(xiàn)了虛擬數(shù)字化管理模式，大大提高了工作效率與服務(wù)效率， 信息技術(shù)下實(shí)現(xiàn)線上線下資源共享，提高資源的查詢與利用效率，資源信息還能及時(shí)更新。其中信息數(shù)據(jù)還能幫助企業(yè)做出科學(xué)的決定，積極發(fā)揮資源作用幫助提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。堅(jiān)持信息化、智能化道路，也是企業(yè)改革創(chuàng)新的關(guān)鍵一步，幫助把企業(yè)資源有效利用，全面推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

3.? 企業(yè)檔案信息化管理現(xiàn)狀

現(xiàn)代化建設(shè)需要資金與人員的共同幫助才能實(shí)現(xiàn)，但筆者所在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)不夠，對(duì)信息化管理建設(shè)資金投入較少?；A(chǔ)設(shè)施配備基本齊全，但缺少專(zhuān)業(yè)的管理人員來(lái)進(jìn)行信息化管理方面的建設(shè)，未讓信息化管理發(fā)揮出價(jià)值。館內(nèi)人員少，年齡老化，待遇偏低， 引進(jìn)年輕人員困難，業(yè)務(wù)工作繁瑣，工作量大，除負(fù)責(zé)生產(chǎn)類(lèi)檔案資料管理外，還承擔(dān)工程項(xiàng)目檔案管理。再加上檔案信息化建設(shè)需要學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，缺乏專(zhuān)業(yè)的硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)等方面的人員幫助，館內(nèi)工作人員無(wú)從下手，從而導(dǎo)致信息化設(shè)備利用效率低下，筆者相信多數(shù)企業(yè)都有相同情況。此外，企業(yè)檔案管理的制度不完善，也沒(méi)有相應(yīng)的新體制幫助檔案信息化管理在實(shí)際應(yīng)用中發(fā)揮出效果。多數(shù)企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與平臺(tái)的建設(shè)下，系統(tǒng)整體協(xié)調(diào)性有所欠缺，部門(mén)間協(xié)調(diào)度不高，導(dǎo)致檔案資源傳遞不及時(shí)，在編錄時(shí)出現(xiàn)信息不準(zhǔn)確及不完整的情況，缺少管理制度的規(guī)范，甚至影響檔案管理的效率。而檔案的安全防護(hù)也需重視，國(guó)有企業(yè)的涉密檔案較多，但筆者所在單位內(nèi)部有一套涉密網(wǎng)絡(luò)，檔案系統(tǒng)就在內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)，由于缺少專(zhuān)業(yè)的技術(shù)人員，沒(méi)有建立檔案保護(hù)機(jī)制、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件或其他安全保護(hù)措施，因此極易造成檔案數(shù)據(jù)被盜或丟失，甚至是系統(tǒng)入侵導(dǎo)致信息丟失或破壞等，導(dǎo)致國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)受損。

4.? 規(guī)范化管理在企業(yè)檔案工作中的應(yīng)用策略

4.1???? 加強(qiáng)對(duì)檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理

在新時(shí)期的企業(yè)發(fā)展中，為了科學(xué)應(yīng)對(duì)全新的挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，并對(duì)檔案管理工作的價(jià)值加以正確認(rèn)識(shí)。檔案工作涉及的部門(mén)非常多，需要企業(yè)各個(gè)部門(mén)之間形成良好的合作關(guān)系。因而企業(yè)在檔案工作的規(guī)范化管理中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的統(tǒng)一、規(guī)范管理，注重引導(dǎo)企業(yè)全體部門(mén)及人員重新審視檔案規(guī)范化管理的重要性，積極配合檔案管理部門(mén)的各項(xiàng)工作。同時(shí)，由于以往的檔案管理模式存在了較長(zhǎng)的時(shí)間，因而想要在短時(shí)間內(nèi)迅速轉(zhuǎn)變?yōu)槿碌囊?guī)范化管理存在較大的困難。因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)做好引導(dǎo)轉(zhuǎn)化，持續(xù)推動(dòng)檔案工作朝著規(guī)范化管理的方向發(fā)展，而不是急于求成，否則將出現(xiàn)更多的管理問(wèn)題。在加強(qiáng)對(duì)檔案的統(tǒng)一規(guī)范管理中，要分別做好檔案的收集、分類(lèi)、整理以及歸檔工作，并為檔案利用形成基礎(chǔ)的服務(wù)功能，如檔案檢索、檔案查閱和檔案對(duì)比等，全面提高檔案管理的規(guī)范性，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理質(zhì)量的提升。

4.2???? 注重檔案管理信息化，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

隨著信息化的發(fā)展，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式肯定是行不通的， 需要建立現(xiàn)代化的信息檔案管理模式。我國(guó)的各方面發(fā)展都朝著信息化方向前進(jìn)，檔案管理工作也要充分使用計(jì)算機(jī)等多媒體技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變。具體如下：一是，檔案管理必須要充分利用計(jì)算機(jī)大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，事業(yè)單位要建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)檔案信息更好地保存、查找等，使檔案資源得到充分共享，為各部門(mén)提供有價(jià)值的檔案信息，促進(jìn)檔案管理工作滿足時(shí)代發(fā)展需求，使事業(yè)單位檔案管理工作更科學(xué)、更高效。通過(guò)有效地利用計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案管理工作，能夠快速的查詢到所需的信息，大大提高了檔案管理工作效率。計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的融入對(duì)檔案管理的發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用，不僅能提高檔案管理工作質(zhì)量，還能促進(jìn)檔案管理工作走向科學(xué)化和信息化道路。

二是，注重?cái)?shù)字檔案信息資源的整合、歸檔和利用。建立數(shù)字化信息系統(tǒng)，可以促進(jìn)檔案管理工作更加高效，使檔案資源得到充分整合。利用數(shù)字化信息系統(tǒng)，可以通過(guò)檢索將相關(guān)的信息快速查詢出來(lái)，實(shí)現(xiàn)信息與信息之間的有效連接。但是，在進(jìn)行數(shù)字化檔案信息管理的同時(shí)，也要做好紙質(zhì)檔案的保存工作。在保存紙板檔案時(shí)，可以對(duì)這些檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化編輯，利于知道紙板檔案都有哪些，都放在哪些地方。對(duì)于一些特別珍貴的紙質(zhì)檔案，可以將其掃描下來(lái)進(jìn)行存檔，從而延長(zhǎng)這些檔案的保存時(shí)間。紙板檔案受環(huán)境影響較大，比如溫度、濕度等，我們可以利用先進(jìn)的技術(shù)人為改變紙板檔案存放的環(huán)境，從而延長(zhǎng)他們的保存期限。因此， 只有充分的發(fā)揮科學(xué)技術(shù)的作用，才能促進(jìn)檔案管理工作的不斷向前發(fā)展。

4.3???? 增強(qiáng)檔案管理工作人員的能力及工作意識(shí)

管理檔案人員一定要有超高的工作責(zé)任心，能充分對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，提高檔案管理的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理人員也要不斷提高自身的知識(shí)水平和管理能力，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)知，要正確看待傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行仔細(xì)研究分析，匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并制定科學(xué)的解決方案。為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的信息依據(jù)，使領(lǐng)導(dǎo)能根據(jù)這些信息做出可靠判斷，促進(jìn)檔案管理工作的全面發(fā)展。提高檔案管理人員工作意識(shí)可以采用以下方法：對(duì)他們進(jìn)行專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。可以采用多種方式進(jìn)行，讓他們?cè)谂嘤?xùn)中逐漸成長(zhǎng)，并在實(shí)踐中加深對(duì)培訓(xùn)的理解。還要促進(jìn)他們之間的溝通和交流，多學(xué)習(xí)別人的長(zhǎng)處。在培訓(xùn)之后還要時(shí)刻對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行跟蹤，從而真正使培訓(xùn)發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

4.4???? 全面拓展檔案資源的應(yīng)用手段

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)的檔案管理也衍生出一些全新的需求，因此檔案管理不能再保持以往的管理模式，轉(zhuǎn)而需要深層次挖掘檔案資源的應(yīng)用方式，逐步拓展檔案資源的應(yīng)用手段，使得檔案資源的應(yīng)用變得合理完善，為企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開(kāi)展形成指導(dǎo)作用。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，主要是將檔案封存起來(lái)，多數(shù)時(shí)候束之高閣。這樣的管理模式，雖然能夠有效地保護(hù)檔案，提高檔案管理的安全性，卻忽略了檔案本身的利用價(jià)值，使得許多有價(jià)值的檔案得不到高效利用，造成了檔案資源的直接浪費(fèi)。在檔案管理的規(guī)范化拓展中，除了需要對(duì)管理模式進(jìn)行完善之外，還要全面拓展檔案資源的應(yīng)用手段，如檔案數(shù)據(jù)對(duì)比、檔案整合、檔案分析等。只有科學(xué)合理地加強(qiáng)對(duì)檔案的應(yīng)用，深層次挖掘檔案資源的利用價(jià)值，才能使得檔案資源真正為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

5.? 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)要不斷強(qiáng)化信息化意識(shí)，加強(qiáng)信息化設(shè)備、軟件與人才的建設(shè)，完善管理系統(tǒng)與制度，加強(qiáng)檔案的安全保障，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案管理不斷地提高工作效率，助力企業(yè)穩(wěn)健發(fā)展。

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