如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化淺談

張婷

摘 要：隨著時(shí)代的發(fā)展，推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作已日漸成為相關(guān)單位開展日常工作重的重要一環(huán)，對(duì)于推動(dòng)相關(guān)企業(yè)進(jìn)步，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展具有明顯的驅(qū)動(dòng)力。因此，對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的相關(guān)檔案管理工作做好規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，便能夠使得機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)本單位的相關(guān)人員檔案和相關(guān)工作檔案進(jìn)行有效整合，從而便于單位在日后對(duì)人員任用上能夠及時(shí)進(jìn)行查詢，也能便于單位在對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行整理時(shí)能夠有據(jù)可循。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;工作規(guī)范;標(biāo)準(zhǔn)化

隨著我國(guó)的現(xiàn)代化進(jìn)程不斷推進(jìn)，我國(guó)的相關(guān)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作與新中國(guó)成立之初相比，已經(jīng)有了明顯的技術(shù)上的進(jìn)步和思想上的改變。但是，就與發(fā)達(dá)的西方國(guó)家來說，我國(guó)目前的事業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理工作往往還存在有不足之處。由于缺乏建立一個(gè)規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，導(dǎo)致我國(guó)目前在機(jī)關(guān)事業(yè)單位在相關(guān)工作展開時(shí)受到某些阻礙，工作效率不高，因此，對(duì)該種現(xiàn)狀及時(shí)進(jìn)行有效改革便成為必行之舉。

1 目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位管理模式陳舊

良好的事業(yè)單位的檔案管理模式對(duì)于內(nèi)部的人力資源管理會(huì)產(chǎn)生良性效應(yīng)，對(duì)于其相關(guān)工作的展開也會(huì)有所助益，從而促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定有序地前進(jìn)發(fā)展，可是對(duì)于當(dāng)今大部分的機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，事業(yè)單位管理理念落后、管理模式陳舊已經(jīng)成為其日常發(fā)展中較大的弊端[1]。

在傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作開展中，往往是通過人工進(jìn)行檔案資料的收集和管理，所以會(huì)存在有耗費(fèi)大量的人力物力的現(xiàn)象。除此之外，在對(duì)檔案資料進(jìn)行規(guī)整的時(shí)候，一般都會(huì)采取檔案袋的方法進(jìn)行整理，這就會(huì)導(dǎo)致在后期資料找尋的時(shí)候耗費(fèi)大量的時(shí)間，難以提高工作效率。

1.2 機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案管理的重視度不夠

就目前來看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在對(duì)檔案管理工作方面給予的重視度還不夠，往往在工作環(huán)境、相關(guān)制度方面上都沒有給予適當(dāng)?shù)年P(guān)注。由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，所以導(dǎo)致很多的事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理的工作環(huán)境較差，辦公環(huán)境較為簡(jiǎn)陋，辦公設(shè)備都較為成舊，故而在進(jìn)行相關(guān)管理工作的時(shí)候缺乏良好的工作環(huán)境，工作積極性也就無法得到提高。因此，如果不能提高事業(yè)單位對(duì)檔案管理的重視度，就無法從根本上推進(jìn)單位的檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3 事業(yè)單位中人員素質(zhì)較低

由于當(dāng)今的管理工作正日益出現(xiàn)多元化、社會(huì)化的趨勢(shì)，因此管理工作的步伐也要緊隨其后。但是反觀現(xiàn)如今的機(jī)關(guān)單位的管理環(huán)境中，普遍存在著管理人員經(jīng)驗(yàn)不足，管理方法固步自封等弊端。由于不少管理人員普遍缺乏對(duì)管理工作的熱情，因此在檔案管理工作上會(huì)存在有管理不嚴(yán)、管理不夠、管理不當(dāng)?shù)痊F(xiàn)象，這種情況既不能解決機(jī)關(guān)單位的管理現(xiàn)狀，又會(huì)在一定的程度上造成人力資源的浪費(fèi)。同時(shí)，由于檔案工作涉及人員和企業(yè)的保密要求，而部分工作者缺乏專業(yè)素質(zhì)，所以對(duì)檔案無法做到保密，這樣將不利于事業(yè)單位的檔案管理工作的開展[2]。

1.4 缺乏有效的管理監(jiān)督體制

對(duì)于當(dāng)今的機(jī)關(guān)事業(yè)單位來說，在進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作時(shí)，由于缺少一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，所以在工作處理的時(shí)候難免會(huì)存在隨心所欲的現(xiàn)象，在對(duì)相關(guān)檔案信息進(jìn)行管理收集的時(shí)候，可能并沒有符合一定的標(biāo)準(zhǔn)，而在后期管理維護(hù)的時(shí)候，也很少會(huì)按照規(guī)范執(zhí)行。這就會(huì)導(dǎo)致相關(guān)員工在進(jìn)行工作的時(shí)候缺乏責(zé)任意識(shí)，也難以全身心地投入到檔案管理工作中來。因此，如果不能建立健全事業(yè)單位對(duì)相關(guān)檔案管理工作的管理監(jiān)督體制，不能為其建立一套完善有效的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，就無法推進(jìn)我國(guó)的機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，也就無法提高單位內(nèi)部的管理工作效率[3]。

2 推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的策略

2.1 改變傳統(tǒng)管理方式，利用信息技術(shù)

隨著時(shí)代的發(fā)展，大數(shù)據(jù)已經(jīng)開始走進(jìn)人們的生活中，因此要求管理者具有極高的敏銳性和感知力。但是現(xiàn)如今的管理人員大部分都屬于經(jīng)驗(yàn)有余、創(chuàng)新不足的老一輩管理者，他們往往難以接受新興產(chǎn)物，還是會(huì)選擇傳統(tǒng)的管理模式，從而造成資源配置上的浪費(fèi)以及管理效率的低下。

基于此，事業(yè)單位的檔案管理工作者需要積極引進(jìn)創(chuàng)新型、開放型的計(jì)算機(jī)人才來協(xié)助事業(yè)單位的管理工作。積極改變傳統(tǒng)的管理方式，采納新興科學(xué)技術(shù)，利用新型的信息系統(tǒng)來協(xié)助管理工作，便能夠解放管理單位的人力物力，提高工作效率。

2.2 加強(qiáng)工作管理，防止信息泄露

檔案數(shù)據(jù)作為與人們息息相關(guān)的必要信息，其安全性需要得到足夠的重視。作為事業(yè)單位的管理工作者，在采集信息的時(shí)候要做到及時(shí)有效，在使用信息的時(shí)候要學(xué)會(huì)尋找價(jià)值，在維護(hù)檔案信息的時(shí)候更要注重保護(hù)其隱私?？墒牵绻嚓P(guān)信息被不法分子所利用，那么信息泄露將會(huì)成為一個(gè)重大的問題，威脅著單位及單位員工的生命財(cái)產(chǎn)安全[4]。

因此，機(jī)關(guān)單位的檔案工作管理者在進(jìn)行相關(guān)管理工作的時(shí)候，要注意對(duì)檔案信息的防護(hù)措施，增設(shè)相關(guān)規(guī)范條例，明確落實(shí)相關(guān)責(zé)任，對(duì)。以防止信息在采納或者錄入系統(tǒng)的時(shí)候被心存不良之人所盜用，另一方面，在資料收集完畢時(shí)，也要注意對(duì)單位檔案信息的保護(hù)，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性能，防止信息被盜竊。

2.3 建立健全相關(guān)管理監(jiān)督制度

推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，就需要健全相關(guān)的管理監(jiān)督制度，在根本上為機(jī)關(guān)單位的員工進(jìn)行建立一定的管理體系，從檔案資料的收集、整理，再到對(duì)其的維護(hù)、后期采集等等都做到有據(jù)可依。這樣便能夠規(guī)范員工在日后的工作中能夠按照一定的規(guī)章制度進(jìn)行。

同時(shí)，除了要建立起一套工作制度之外，還要對(duì)管理監(jiān)督體制進(jìn)行規(guī)范。做好對(duì)單位員工行為的監(jiān)督管理，才能保證其在工作的時(shí)候出現(xiàn)偷懶應(yīng)對(duì)的現(xiàn)象。與此同時(shí)，對(duì)其管理的過程中要做到獎(jiǎng)懲有度，一旦員工出現(xiàn)了泄露檔案信息等行為不端的現(xiàn)象，就應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)膽土P，而當(dāng)員工表現(xiàn)良好時(shí)，也可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。只有做到對(duì)其的有效監(jiān)督和管理，才能促進(jìn)員工在進(jìn)行檔案管理工作的時(shí)候投入足夠的積極性和自覺性，從而合理規(guī)范機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行相關(guān)事業(yè)檔案管理工作時(shí)的處理標(biāo)準(zhǔn)，從而促進(jìn)其管理行為走向?qū)I(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3 結(jié)束語

由于機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息在其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中占有極高的地位，所以有效推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作走向?qū)I(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，對(duì)于其日后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有重要意義。但是反觀當(dāng)今的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來說，普遍存在有機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理模式陳舊，對(duì)檔案管理工作重視度不夠，管理人員缺乏專業(yè)素養(yǎng)，缺乏有效的管理監(jiān)督體系等不足之處。因此，事業(yè)單位如果要推進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，就必須要改變傳統(tǒng)的管理模式和管理辦法，巧用現(xiàn)今的新型科技手段，建立完善全面的數(shù)據(jù)庫，同時(shí)在工作的過程中加強(qiáng)工作管理，防止出現(xiàn)信息泄露的情況。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位需要建立健全相關(guān)的管理監(jiān)督體制，通過多種手段并行的方式來促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的有效開展，以推進(jìn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

參考文獻(xiàn)

[1]陳芳.關(guān)于推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，000（005）：92.

[2]李萌.推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化措施[J].傳播力研究，2018，2（24）：204.

[3]李峰.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018，000（036）：139.

[4]張偲盟.如何推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化[J].中國(guó)科技投資，2018，000（028）：157.