關(guān)于做好辦公室文書檔案管理工作的思考

郎婧

摘 要：在辦公室工作中，文書檔案管理工作是其中較為重要的組成部分，其對辦公室工作質(zhì)量具有較大的影響。在當(dāng)前新形勢下，辦公室文書檔案管理工作需要立足于辦公室工作的需求，重視信息技術(shù)的應(yīng)用，全面提高文書檔案資料的收集和歸檔水平，更好的發(fā)揮出文書檔案的價(jià)值。文中從辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值入手，分析了辦公室文書檔案管理工作中存在的問題，并進(jìn)一步對做好辦公室文書檔案管理工作的措施進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：辦公室;文書檔案;現(xiàn)實(shí)價(jià)值;問題;措施

文書檔案在辦公室工作中具有重要的地位。在實(shí)際辦公室文書檔案管理工作中，需要以價(jià)值為基礎(chǔ)，積極將文件資料轉(zhuǎn)化為檔案資源。由于辦公室文書檔案涉及的內(nèi)容較多，因此需要做好文書檔案管理工作的落實(shí)，并重視文書檔案的開發(fā)利用，使文書檔案能夠更好的服務(wù)于辦公室各個(gè)部門的信息需求，全面提高文書檔案信息的檢索效率，為辦公室各項(xiàng)工作的有序開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 辦公室文書檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)價(jià)值

在實(shí)際辦公室文書檔案管理工作中，其以各種文件資料作為主體，通過對這些文件資料進(jìn)行收集、整理和分析，并梳理文件的內(nèi)容和價(jià)值，深入挖掘檔案信息，在滿足信息檢索需求的基礎(chǔ)上，全面提高檔案信息的開發(fā)利用水平，使其為辦公室工作的開展提供重要支持。文書檔案中涉及的信息較多，其能夠全面反映單位整體運(yùn)行狀態(tài)，而且文書檔案內(nèi)容具有較強(qiáng)的真實(shí)性和有效性，能夠?yàn)檎麄€(gè)單位的發(fā)展提供更全面和客觀的資料，為管理部門提供重要的參考依據(jù)，指導(dǎo)單位各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。

2 辦公室文書檔案管理中存在的不足

2.1 重視程度不足

在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，各單位在發(fā)展過程中更重視業(yè)務(wù)工作的開展，對于辦公室文書檔案管理工作缺乏重視。由于辦公室工作相對繁瑣，在文書檔案管理工作中所花的時(shí)間和精力較少，這必然會(huì)對文書檔案管理效果帶來直接的影響，無法為單位各項(xiàng)工作的開展提供有效的信息支持，這必然會(huì)對單位的長遠(yuǎn)發(fā)展帶來較大的制約。

2.2 缺乏完善的管理制度

在當(dāng)前大部分單位實(shí)際運(yùn)營過程中，對于辦公室檔案都缺乏重視度，因此也沒有完善的辦公室檔案管理制度，辦公室文檔歸類存放不及時(shí)，文書檔案資料相對混亂，在查找和管理方面存在較大的難度。再加之文書檔案管理方式較為單一，部分單位并沒有配備專門的文書檔案管理人員，往往是由各部門人員將文件檔案放置在辦公室檔案中，而且文件放置記錄較為混亂，一旦出現(xiàn)問題無法直接找到責(zé)任人，從而對辦公室工作的順利開展帶來較大的影響。

2.3 辦公室檔案管理人員素質(zhì)偏低

目前各單位辦公室檔案管理人員整體水平不高，綜合素質(zhì)偏低。由于辦公室文書檔案管理工人員專業(yè)性欠缺，這直接影響到了文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，文書檔案后續(xù)管理和使用難度也會(huì)增加。特別辦公室檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，工作中責(zé)任心缺乏，無法及時(shí)記錄文書檔案的存放和使用情況，不僅不利于辦公室文書檔案管理水平的提高，同時(shí)還會(huì)對單位帶來不必要的損失。

3 做好辦公室文書檔案管理工作的措施

3.1 加大對文書檔案管理工作的重視

為了能夠提高辦公室文書檔案管理工作的水平，需要加大對文書檔案管理工作的重視，并將其納入各單位整體發(fā)展規(guī)劃中來，積極轉(zhuǎn)變思路，科學(xué)對文書檔案管理工作進(jìn)行籌劃。并強(qiáng)化對文書檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督，積極推進(jìn)文書檔案管理方式和方法的創(chuàng)新，提高單位全員對文書檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，以此來促進(jìn)文書檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

3.2 建立健全辦公室文書檔案管理機(jī)制

在當(dāng)前各單位發(fā)展過程中，單位領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對辦公室檔案管理工作的重視，并加大投入力度，積極構(gòu)建完善的辦公室文書檔案管理機(jī)制，并確保制度的落實(shí)。在具體辦公室文書檔案管理機(jī)制制定過程中，需要針對原有文書檔案管理機(jī)制中存在的問題進(jìn)行分析，積極加以完善，確保制定的文書檔案生理機(jī)制能夠?qū)⑽臅鴻n案管理工作的各個(gè)方面都涵蓋在內(nèi)，使其能夠?yàn)槲臅鴻n案管理工作的開展提供有序的指導(dǎo)，保證文書檔案管理工作能夠高效、優(yōu)質(zhì)的完成。

3.3 加快推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)

在辦公室文書檔案管理工作引入信息技術(shù)，全面提高文書檔案的收集、整理和歸檔工作的水平。針對文書檔案歸檔之前，需要做好文書處理工作，為后續(xù)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。通過推進(jìn)文書檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，在提高文書檔案管理工作效率的基礎(chǔ)上，通過重視各種先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一存儲(chǔ)，進(jìn)一步提高文書檔案查詢效率，更好的發(fā)揮出文書檔案的重要價(jià)值，實(shí)現(xiàn)文書檔案的高效利用。

3.4 構(gòu)建辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)

在辦公室文書檔案檢索系統(tǒng)建立時(shí)，需要保證文書檔案的安全性和完整性，同時(shí)還要考慮到檔案信息歸檔和查找的便利性。在實(shí)際文檔檢索系統(tǒng)中，一般會(huì)分為普通文檔和重要文檔，普通文檔檢索系統(tǒng)，只設(shè)置一些簡單的條目，在具體借閱時(shí)結(jié)合檢索系統(tǒng)中的編號(hào)即能夠找到。重要文檔則需要采用紙質(zhì)原始文件和電子備份文件兩種形式，由于其價(jià)值較大，保密層級(jí)高，一般是對原件進(jìn)行妥善保管，日常使用則采用掃描件，而且對于使用程序還要嚴(yán)格規(guī)范，保證檔案信息的安全性。

3.5 全面提升檔案管理人員專業(yè)能力與綜合素養(yǎng)

辦公室文書檔案管理工作水平的提升需要高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理人員。因此需要重視對辦公室檔案管理人員的培訓(xùn)，通過開展多種形式的培訓(xùn)，全面提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)水平和專業(yè)技能，并將一些先進(jìn)的管理思維和管理方法通過培訓(xùn)向檔案管理人員進(jìn)行傳達(dá)，以此來促進(jìn)檔案管理人員自身知識(shí)體系的完善性。同時(shí)還要為辦公到檔案管理人員提供行業(yè)交流機(jī)會(huì)，使其在與同行業(yè)交流過程中能夠吸取先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，并能夠充分的運(yùn)用信息技術(shù)來提升檔案管理水平。另外，在針對文書檔案管理工作培訓(xùn)工作中，還要重視思想建設(shè)，使其在掌握先進(jìn)檔案管理理念知識(shí)的基礎(chǔ)上，要積極轉(zhuǎn)變管理思維，在檔案相關(guān)法律法規(guī)的約束下，不斷的規(guī)范自身的檔案管理行為，確保文書檔案管理工作流程的科學(xué)性和合理性，進(jìn)一步促進(jìn)文書檔案管理工作水平的提升。

4 結(jié)束語

文書檔案管理工作在辦公室工作中占據(jù)重要的位置，其管理水平直接關(guān)系到辦公室整體工作的質(zhì)量，因此需要對辦公室文書檔案管理工作給予充分的重視，并構(gòu)建更為完善的文書檔案管理體系，積極對文書檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，更好的發(fā)揮信息技術(shù)在文書檔案管理工作的重要作用，全面提高文書檔案管理工作的整體水平，為辦公室各項(xiàng)工作的有序開展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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