論醫(yī)院檔案管理的持續(xù)改進(jìn)

崔剛

摘 要：醫(yī)院檔案管理直接關(guān)系到醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療發(fā)展。為適應(yīng)醫(yī)療改革和發(fā)展形勢，推進(jìn)醫(yī)院工作創(chuàng)新，必須重視和強化醫(yī)院檔案管理。基于此，本文醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題及創(chuàng)新點等方面強化醫(yī)院檔案管理。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院：檔案管理：存在的問題;創(chuàng)新點

醫(yī)院檔案是新時期醫(yī)院建設(shè)及發(fā)展的重要記錄，包括黨政、醫(yī)療、臨床科研、設(shè)備采購、財務(wù)等管理方面的信息，對醫(yī)院及上級管理部門作出經(jīng)營和管理決策提供必要依據(jù)。隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展及新醫(yī)改的深入，對醫(yī)院檔案管理提出了更高要求，不僅要求及時、系統(tǒng)、完整地保存各類檔案，更要求不斷提升醫(yī)院檔案的應(yīng)用率，更好的服務(wù)于醫(yī)療服務(wù)。所以，醫(yī)院必須重視和強化檔案管理工作。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題

1）大多數(shù)人對檔案管理工作的重視不夠。許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補償，需要用時取出即可。大多數(shù)由于對檔案管理工作缺乏認(rèn)識和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對其不夠重視，認(rèn)為這是一項簡單的工作。正是這種錯誤的觀點，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。其實檔案管理工作并不是把資料放到科室正確的位置就可以了。檔案管理工作在許多人看來只是普通的事務(wù)性工作，而不是單位的主要工作和重點工作。他們認(rèn)為搞好檔案工作并不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟效益，更不會實現(xiàn)任何社會效益，所以從不重視檔案管理工作，以至于出現(xiàn)了諸多檔案管理當(dāng)面的問題

2）檔案管理人員的綜合素質(zhì)比較低。檔案管理是一項規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的系統(tǒng)工作，需要專業(yè)的管理人員進(jìn)行檔案管理。但目前醫(yī)院的檔案管理人員文化水平參次不齊，有的檔案管理人員沒有豐富的理論知識，有的檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理觀念比較落后，檔案管理方法比較陳舊。

3）檔案管理硬件設(shè)備投入不足。目前，醫(yī)院經(jīng)常將各種高科技硬件設(shè)備應(yīng)用于醫(yī)療、科研等方面，但在檔案管理方面，則缺乏必要的硬件設(shè)備。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的生活水平越來越高，人們自身的健康關(guān)注程度也越來越大，醫(yī)院的就診量逐漸增加，需要收集的檔案信息也逐漸增多，由于醫(yī)院的檔案管理硬件設(shè)備不能滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，如果僅依靠檔案管理人員進(jìn)行手工收集檔案資料，則會花費很長的時間和精力，這會極大的降低檔案管理工作的工作效率和質(zhì)量。

4）檔案管理分工不明確。受各種因素的影響，醫(yī)院檔案管理存在著分工不明確的現(xiàn)象，一般情況下，醫(yī)院的綜合檔案室只管理科技檔案、實物檔案、文書檔案、音像檔案等檔案資料，而病歷切片檔案、醫(yī)療設(shè)備檔案、會計檔案、X線膠片檔案等檔案信息則是由醫(yī)院各科室進(jìn)行分類管理的，這對檔案的完整管理和安全管理有較大的影響。

2 醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新點

1）建立完善的管理制度，規(guī)范管理行為。檔案管理工作具有很強的條理性，通過建立健全的管理制度可以改善當(dāng)前檔案管理隨意性較為嚴(yán)重的局面，確保檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù)《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》、《檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合單位自身的實際情況逐步進(jìn)行檔案的收集、保管、借閱、保密、移交及銷毀等規(guī)章制度的完善，嚴(yán)格管理檔案庫房，保證檔案管理的每一個環(huán)節(jié)都有據(jù)可依，有章可循。此外，還要對醫(yī)院不同載體及不同門類的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理與考核，使得檔案管理能夠同步于醫(yī)療業(yè)務(wù)的考核評價及發(fā)展。

2）明確收集方式和范圍，科學(xué)進(jìn)行檔案分類。一切能夠反映醫(yī)院發(fā)展的重要事項和活動、具有利用及研究價值的聲像與影視制品、圖片、文檔和電子信息等資源以及醫(yī)院涉及經(jīng)營的各項記錄都屬于歸檔內(nèi)容。歸檔的聲像與影視制品、圖片要保證足夠清晰完整，文字檔案要保證內(nèi)容書寫工整清晰。醫(yī)院可將日常收集、定期收集及年終收集三種收集方式相結(jié)合進(jìn)行檔案資料的采集。為了進(jìn)一步確保檔案的完整性，醫(yī)院要在年終時進(jìn)行各個科室資料文件的統(tǒng)一清查和整理。

按照內(nèi)容可將檔案分為文書檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案、實物、聲像及電子檔案、基建檔案、特體檔案及科技檔案等;按照保存期限可將檔案分為定期檔案和永久檔案;按照檔案性質(zhì)可將檔案分為業(yè)務(wù)檔案、綜合檔案及政工檔案等。檔案管理工作人員要熟知檔案的各種分類方式，以保證醫(yī)院能夠?qū)n案資料予以有效利用，從而展現(xiàn)出檔案管理的重要性。

3）醫(yī)院檔案管理能否與時俱進(jìn)，可否發(fā)揮出最大化效益，與檔案管理人員業(yè)務(wù)能力及職業(yè)素養(yǎng)有著密切關(guān)系。醫(yī)院檔案管理科室擔(dān)負(fù)著檔案保管、開發(fā)利用、服務(wù)于上級決策和相關(guān)部門的重要責(zé)任，而要確保該項工作有效開展，需要檔案管理人員有較高的政治素養(yǎng)，須學(xué)習(xí)并熟練應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)知識和各種信息化手段，提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量及效率。所以，醫(yī)院應(yīng)為檔案管理人員給予必要的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、交流等條件和機會，讓他們的職業(yè)素養(yǎng)、能力得到不斷提升。比如：定期開展醫(yī)院檔案信息化管理的理論研討會、檔案管理技術(shù)培訓(xùn)等活動;并要積極組織相關(guān)人員參觀學(xué)習(xí)，充分學(xué)習(xí)和借鑒其他醫(yī)院檔案管理的先進(jìn)理念、方法提升他們的專業(yè)水平。此外，還應(yīng)不斷強化道德教育，強化責(zé)任心，并要積極改善檔案管理人員的工作環(huán)境，制定科學(xué)合理的激勵機制，充分調(diào)動管理人員的主觀能動性，確保醫(yī)院檔案管理人員良好的素質(zhì)。同時，應(yīng)采取多種路徑深入宣傳醫(yī)院檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)章制度，以強化醫(yī)務(wù)人員，特別是醫(yī)院科室負(fù)責(zé)人、領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，增強他們的檔案法制觀，使其充分認(rèn)識到自身在醫(yī)院檔案管理中的作用，明確相關(guān)原則，掌握檔案的編制、歸檔方法，以提升全體醫(yī)務(wù)人員檔案管理能力。

4）抓好檔案網(wǎng)絡(luò)化，加強管理信息化。隨著網(wǎng)絡(luò)化、信息管理及辦公自動化的快速普及，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)無法滿足新時代提出的嶄新的管理要求。這些科技技術(shù)的發(fā)展，在一定程度上使得檔案的內(nèi)涵得以延伸。一方面，醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)相對繁忙，所產(chǎn)生的檔案多而復(fù)雜，每年的影像資料及數(shù)萬份病案等都需要進(jìn)行歸檔，傳統(tǒng)的檔案儲存方式將會占用很大的空間，甚至可能加深醫(yī)療用房的緊張程度。這種時候，將檔案資料通過計算機存入電腦或刻成光盤，大大節(jié)省了檔案的存儲空間。另一方面，傳統(tǒng)的檔案存儲工作量相對較大，既浪費時間又浪費人力，也不利于使用者進(jìn)行檔案查閱。實現(xiàn)檔案信息化管理之后，在很大程度上提升了檔案存儲的工作效率，減少了人力資源的浪費，使用者也能夠通過計算機快速準(zhǔn)確的找到所需檔案資料，從而順利開展各項工作?？傊瑢嵤n案的網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)信息資源的共享，這樣不僅能更加方便地保存信息更可以減少存檔空間。醫(yī)院必須實現(xiàn)檔案領(lǐng)域的計算機化，將辦公自動化、數(shù)字化及信息化貫穿于檔案的起草、修改、檢索、打印、登記及匯總統(tǒng)計等每一個管理環(huán)節(jié)，只有這樣才能讓檔案管理保持與時俱進(jìn)的腳步。

3 總結(jié)

總之，檔案管理工作在醫(yī)院的各項工作中占有舉足輕重的作用，它關(guān)系到每一名干部的切身利益，將先進(jìn)的管理手段運用到實際工作中，可以促進(jìn)工作更好更快的發(fā)展，目的就是為了服務(wù)好干部，服務(wù)好醫(yī)院的各項工作，這也是檔案管理者的工作職責(zé)所在。

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