企業(yè)“雙軌制”文書檔案的安全保密管理分析

摘 要：就企業(yè)“雙軌制”文書檔案安全保密管理工作予以闡述，分析其必要性，并結(jié)合相關(guān)理論學(xué)說提出建議，旨在進(jìn)一步為相關(guān)主體開展文書檔案安全保密工作提供理論借鑒，提升文書檔案安全保密工作的實(shí)效性。

關(guān)鍵詞：安全保密;雙軌制;企業(yè);人才;文書檔案

1 企業(yè)“雙軌制”文書檔案安全保密管理概述

當(dāng)前，許多企業(yè)受限于人、財(cái)、物等各項(xiàng)因素，文書檔案管理尚未實(shí)現(xiàn)全面數(shù)字化，紙質(zhì)類文書檔案與電子類文書檔案并存。在這種環(huán)境下，企業(yè)通常采用“雙軌制”的文書檔案安全保密管理機(jī)制。所謂“雙軌制”文書檔案安全保密管理機(jī)制，主要是指既根據(jù)紙質(zhì)檔案本身的特點(diǎn)，優(yōu)化檔案室環(huán)境，細(xì)化檔案管理流程，又根據(jù)電子檔案本身的特性，應(yīng)用安全保密技術(shù)，減少安全管理漏洞[1]。

2 企業(yè)“雙軌制”文書檔案安全保密管理的重要性

文書檔案安全保密工作的性質(zhì)決定了其重要性突出。首先，文書檔案安全保密工作能夠有效保障企業(yè)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密，維護(hù)企業(yè)正當(dāng)合法權(quán)益。如果不能很好地開展文書檔案安全保密工作，導(dǎo)致涉密文件泄露，則勢(shì)必會(huì)損害企業(yè)的利益，而且有可能造成其它的影響。例如，部分涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密的文書檔案一旦被竊取和篡改，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在商業(yè)談判、政策執(zhí)行、技術(shù)研發(fā)過程中受損。其次，國家《檔案法》及相關(guān)的規(guī)范性文件對(duì)檔案安全作出了具體規(guī)定，做好文書檔案安全保密管理工作，防止發(fā)生泄密事件，也是貫徹落實(shí)法律法規(guī)的必然要求[2]。

3 企業(yè)“雙軌制”文書檔案安全保密管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持的原則

3.1 堅(jiān)持規(guī)范高效的原則

文書檔案安全保密工作要杜絕盲目，而應(yīng)遵循一定的程序，符合一定的標(biāo)準(zhǔn)，滿足規(guī)范性的要求。一是要制定嚴(yán)格、細(xì)致的程序，確保每一道程序都有負(fù)責(zé)人，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)不明確的現(xiàn)象。例如，在對(duì)涉密公文進(jìn)行簽收、轉(zhuǎn)發(fā)以及登記過程中，必須要留存相應(yīng)的記錄。又如，對(duì)涉密文件進(jìn)行登記和處理時(shí)，不僅需要簡(jiǎn)要地寫明文件的主要內(nèi)容，而且需要在登記文件上標(biāo)注相應(yīng)的文號(hào)標(biāo)題。二是要重點(diǎn)關(guān)注涉密文件的流轉(zhuǎn)工作以及銷毀工作。一方面，對(duì)涉密文件進(jìn)行流轉(zhuǎn)時(shí)，要配備相應(yīng)的專人專車，減少流轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)，避免文件丟失、泄露以及損毀。另一方面，對(duì)涉密文件進(jìn)行銷毀時(shí)，要安排兩個(gè)及以上的檔案管理人員，確保能夠相互監(jiān)督和有效銷毀。

3.2 堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的原則

文書檔案安全保密工作必須要遵循嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的原則，減少工作過程中的隨意性。檔案管理人員在開展文書檔案安全保密工作過程中要始終保持耐心，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心的習(xí)慣，嚴(yán)格遵守單位的要求。例如，涉密文件收發(fā)過程中，要遵守簽字登記制度，避免部門之間出現(xiàn)“信用”交接的情況。除此之外，檔案管理人員要遵循全過程跟蹤的原則，避免涉密文件“在外過夜”。如果是需要領(lǐng)導(dǎo)審閱以及批閱的文件，則應(yīng)當(dāng)由領(lǐng)導(dǎo)人員審閱以及批閱之后再進(jìn)入傳閱環(huán)節(jié)。

4 企業(yè)“雙軌制”文書檔案安全保密管理的幾點(diǎn)思考

4.1 優(yōu)化檔案室內(nèi)部環(huán)境，確保紙質(zhì)文書檔案安全保密

檔案室是存放紙質(zhì)文書檔案的重要場(chǎng)所，內(nèi)部環(huán)境、硬件設(shè)施必須要符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。為了更好地對(duì)紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行安全管理，企業(yè)必須要完善檔案管理設(shè)施，切實(shí)為安全保密工作注入活力。一是要進(jìn)一步購置相關(guān)的綜合控制設(shè)施、密集架設(shè)施、防盜報(bào)警設(shè)施、消毒控制設(shè)施、通風(fēng)控制設(shè)施、溫度控制設(shè)施、消防滅火設(shè)施，避免紙質(zhì)檔案受損，充分確保文書檔案的完整性、安全性、準(zhǔn)確性以及原始性。二是要通過人工智能、高清攝像等功能對(duì)檔案室進(jìn)行監(jiān)控，嚴(yán)格控制檔案室出入人員，避免發(fā)生失泄密事件。

4.2 強(qiáng)化對(duì)涉密計(jì)算機(jī)與設(shè)備的管理，實(shí)現(xiàn)源頭防控

為了更好地排查安全隱患，從源頭上防止泄密事件的發(fā)生，必須要強(qiáng)化對(duì)涉密計(jì)算機(jī)以及設(shè)備的管理，并明確文書檔案安全保密管理的內(nèi)容。一是要繼續(xù)實(shí)行登記管理機(jī)制，確保每一臺(tái)涉密的計(jì)算機(jī)、軟硬件設(shè)施都能夠留存記錄。尤其是在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，許多電子檔案直接來源于涉密計(jì)算機(jī)。只有充分做好對(duì)涉密計(jì)算機(jī)與設(shè)備的管理，才能從源頭上防止泄密事件的發(fā)生。二是要建立保密技術(shù)檢查服務(wù)機(jī)制，不定期安排相應(yīng)的技術(shù)人員對(duì)計(jì)算機(jī)以及其他軟硬件設(shè)備進(jìn)行檢查，確保能夠第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)文書檔案安全保密工作中存在的安全隱患。三是要建立信息輸出終端安全管理機(jī)制，確保信息輸出的安全性。

4.3 制定嚴(yán)格的文書檔案安全保密制度，規(guī)范管理行為

無論是紙質(zhì)類文書檔案，還是電子類文書檔案，都必須遵循企業(yè)既定的安全保密程序和規(guī)則。為此，企業(yè)要制定嚴(yán)格的文書檔案安全保密制度，規(guī)范文書檔案管理，避免管理過程中出現(xiàn)紕漏，在充分保障不泄密的前提下，提升文書檔案的管理效能。一是要明確文書檔案的保管標(biāo)準(zhǔn)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、清退標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)保管高效、歸檔、清退以及銷毀及時(shí)的目標(biāo)。二是要對(duì)文書檔案安全保密工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，對(duì)重點(diǎn)人員進(jìn)行配置，切實(shí)保障文書檔案在接收、登記、借閱以及抄錄過程中合規(guī)合法。三是要遵守“嚴(yán)格程序，靈活處理”的基本原則，細(xì)化文書檔案安全保密制度內(nèi)容，規(guī)范程序，為檔案管理人員提供更為明確的指引。四是要強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，突出防范重點(diǎn)，搭建可靠、安全的環(huán)境。在泄密事故查處領(lǐng)域，要落實(shí)主體責(zé)任，確保文書檔案安全保密工作的嚴(yán)肅性、秘密性以及政治性。五是要做好制度執(zhí)行監(jiān)督與修編工作。文書檔案安全保密制度建立之后，各個(gè)主體必須嚴(yán)格執(zhí)行。企業(yè)可以定期對(duì)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)制度執(zhí)行問題。同時(shí)，對(duì)于制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)困難的，要及時(shí)聽取相關(guān)主體的意見，善于總結(jié)、探索文書檔案安全保密工作的新特點(diǎn)以及新規(guī)律，不斷推動(dòng)文書檔案安全保密工作創(chuàng)新化、規(guī)范化、制度化以及科學(xué)化。

4.4 推進(jìn)人才隊(duì)伍建設(shè)工作，夯實(shí)安全保密基礎(chǔ)

新形勢(shì)下，推進(jìn)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)工作，提升檔案管理人員責(zé)任意識(shí)、規(guī)范意識(shí)以安全保密意識(shí)，能夠更好地實(shí)現(xiàn)全方位管理。一方面，從紙質(zhì)類文書檔案管理的角度來看，企業(yè)要分別從紙質(zhì)文件保密、紙質(zhì)文件歸檔、紙質(zhì)檔案查閱留痕等各個(gè)角度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，突出檔案管理人員“中樞”作用。同時(shí)，要堅(jiān)持專業(yè)精神、專業(yè)作風(fēng)、專業(yè)能力以及專業(yè)知識(shí)相統(tǒng)一的基本原則，打造復(fù)合型、精干型人才隊(duì)伍。另一方面，從電子類文書檔案管理的角度來看，要強(qiáng)化數(shù)字安全教育，立足于文書檔案安全保密工作的環(huán)境，開展以“網(wǎng)絡(luò)安全防控”“安全保密技術(shù)創(chuàng)新”為主題的教育活動(dòng)，有效防止“黑客”以及其他病毒程序的入侵，夯實(shí)文書檔案安全保密工作的基礎(chǔ)。

5 結(jié)束語

新形勢(shì)下，文書檔案安全保密工作的重點(diǎn)以及要求發(fā)生了變化，如何進(jìn)一步發(fā)揮文書檔案安全保密工作的效用，改進(jìn)文書檔案安全保密工作的方式，是學(xué)界研究的重點(diǎn)。故此，文章重點(diǎn)就該領(lǐng)域展開探討，希望能夠?yàn)閷?shí)踐工作提供幫助。通過本研究可以發(fā)現(xiàn)，文書檔案安全保密工作是一項(xiàng)復(fù)雜性、長(zhǎng)期性以及系統(tǒng)性的工作，不僅需要從制度以及管理體制方面加以保障，而且需要從技術(shù)創(chuàng)新以及安全教育等方面予以強(qiáng)化。為此，企業(yè)必須要將文書檔案安全保密工作作為一項(xiàng)根本性的工作來抓，理順管理體制，細(xì)化制度內(nèi)容，確保文書檔案安全保密工作能夠與時(shí)俱進(jìn)。除此之外，檔案管理人員要注重細(xì)節(jié)，樹立責(zé)任意識(shí)、安全意識(shí)以及規(guī)范意識(shí)，不斷應(yīng)用新思路解決新問題。

參考文獻(xiàn)

[1]吳娜.新形勢(shì)下機(jī)要文書檔案保密工作研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（15）：68-69.

[2]賈媛媛.淺談如何做好檔案安全與保密工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（01）：81.

作者簡(jiǎn)介

李欣（1984-），女，漢，吉林舒蘭人，本科，館員，研究方向：檔案管理。