做好基層機關單位檔案工作的幾點思考

徐一銘

摘 要：基層機關單位組織的檔案記錄了整體結構發(fā)展的歷程面貌，是促進基層單位發(fā)展的重要基礎和必要條件，也是國家檔案的重要組成部分。本文首先針對當前基層機關檔案工作的現(xiàn)狀與問題進行了分析，隨后詳細研究做好工作的思考對策。

關鍵詞：基層機關;檔案工作;策略思考

在歷史的演進中，文字是人類進入文明社會的重要標志。而檔案作為文字的承載者，是我國經(jīng)濟社會發(fā)展的關鍵記錄者。進入新世紀后，我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展進一步深化和加強了政治體制進步。這種快速革新變化給檔案工作帶來許多新的挑戰(zhàn)?；鶎訖C關組織的檔案工作需要適應新形勢，應對新挑戰(zhàn)，著重關注檔案工作的細節(jié)，提升記錄效率。本研究將當前基層機關檔案的現(xiàn)狀和問題作為研究基礎，提出相關的工作策略與方法。

1 當前基層機關檔案工作的現(xiàn)狀與問題

1）監(jiān)管局面混亂。在傳統(tǒng)的檔案工作系統(tǒng)中，由于其本身的單一性，與其他技術含量高的項目相比容易被忽視。例如，在部分基層機關辦公室工作人員往往身兼多職，導致對檔案工作的重視程度不足。又比如多數(shù)基層機關將檔案工作僅交由一位工作人員進行，同時相關的管理制度較為薄弱，進而導致工作效率過低，容易出錯等問題。對于基層機關檔案的工作管理，由于一直沒有明確的政策限制，導致出現(xiàn)有些檔案由管理處管理、有些由人力資源部門監(jiān)管、有些又由黨政部門下屬單位監(jiān)管，引起管理混亂局面的產(chǎn)生，使正常檔案工作難以有效地開展[1]。

2）檔案工作業(yè)務管理復雜。隨著我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，經(jīng)濟技術開發(fā)區(qū)、高新技術開發(fā)區(qū)、三資合營企業(yè)、股份制公司等多種制度的出現(xiàn)，導致管理難度大幅提升。基層機關的檔案館工作沒有確切的規(guī)章制度，引起工作結構混亂，也增加了管理的復雜性，為日常項目推進帶來了許多困難。從事檔案工作的基層人員難以找到最佳的檔案管理方法，無法提高整體效率，陷入了負面循環(huán)反饋的過程中。

3）工作人員態(tài)度不到位。得益于科技的不斷進步和社會的發(fā)展，人民群眾對法制的了解逐步上升。但是，由于檔案工作受重視的程度較低，沒有相應的管理法規(guī)，導致部分從事檔案管理的官員法制觀念不強，執(zhí)法和調(diào)查活動少。在工作中偏向業(yè)務活動，而忽視法制建設，具有權利瑣碎的消極心態(tài)和思想觀念。在工作中畏手畏腳，害怕?lián)p傷自身利益，導致檔案工作無法順利進行。同時，基層機關的檔案工作不到位，管理條例不健全，人員流動性大，也是造成檔案工作不能高效合理地完成的重要因素。

4）思維流程僵化。從我國目前的情況進行觀察，從事基層機關檔案工作的人員的思想還沒有完全從計劃經(jīng)濟體制中徹底解放，進而導致檔案工作人員思想保守、觀念陳舊，工作態(tài)度不積極，缺乏新思維、新觀念和新方法[2]。因此，檔案工作難以取得新的成績。同時，部分工作人員的知識水平相對較低，專業(yè)技能不能完全適應新形勢的要求，由于學習吸收能力的巨大差異，導致許多從事檔案工作的基層機關人員存在較高的發(fā)展不平衡現(xiàn)象，引起普遍態(tài)度消極的局面。負責任的員工逐漸被周圍氣氛感染而變得猶豫不決，喪失積極性，這些因素極大地阻礙了我國基層機關檔案工作的順利開展。

2 做好基層機關檔案工作的思考對策

1）加強思想建設工作?；鶎訖C關工作人員需要明確檔案工作的職能，對其給予高度重視。機關管理人員需要在檔案管理、人員思想建設等方面繼續(xù)發(fā)揮重要作用，加強其對工作的認識提高，激發(fā)主觀能動性，促進和鼓勵各部門的內(nèi)心責任感，從而順利開展檔案工作。對人員的思想建設工作中需要利用一切機會和時機，提高其對檔案工作的作用認識，并要求他們工作完成后及時通知檔案管理員，將利用情況及時通報，從而提高工作效率[3]?；鶎訖C關可以定期組織研討會，深入分析檔案歷史，使單位全體職工充分認識檔案的重要性，完善檔案的收集、管理、利用流程。

2）規(guī)范化管理?；鶎訖C關單位可以成立檔案工作小組，確保檔案的統(tǒng)一管理。各單位需要將檔案工作列入企業(yè)重要議事日程，形成管理網(wǎng)絡，明確分工，狠抓落實。實行職業(yè)責任制，明確工作管理區(qū)域，并設置嚴格獎懲制度，最大限度地調(diào)動檔案人員的積極性。同時，管理人員可以進行年度考核，制定相應的考核指標，定期對檔案工作進行檢查，確?；鶎訖C關檔案規(guī)范化管理能夠順利實施。為了實施科學化、規(guī)范化的管理，基層機關單位必須建立符合實際的檔案管理制度。管理層可以通過建立健全崗位責任制、目標責任制和評價制度等，推進機構檔案規(guī)范化管理，并提出統(tǒng)一的文件保管要求。特別是要明確文件處理的實際范圍，切實提高機關檔案管理水平。通過嚴格實行檔案保管和利用制度，禁止任何個人將檔案據(jù)為己有。不同類別、不同機構的檔案要統(tǒng)一全面歸集，例如單位會議記錄、人事任免、重要工作文件等，關鍵檔案需要進行歸檔保存。單位數(shù)據(jù)和業(yè)務檔案的電子文件、照片、錄音、錄像等證明材料需要做到全部收集，不丟失、不損壞。檔案工作人員需要及時接收上交的文件材料，并做好交接手續(xù)。對收集到的文件材料要迅速進行分類編目，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)[4]。

3）加強隊伍建設。大多數(shù)基層檔案工作者對所在單位比較熟悉，而對檔案知識的了解卻相對有限?；鶎訖C關管理人員需要加強隊伍的培訓和指導，對新加入的成員進行簡單培訓，定期組織檔案工作管理會議，幫助人員掌握專業(yè)知識和技能。將檔案標準和慣例制作成表格張貼在辦公室，從而提高管理效率?；鶎訖C關還可以利用計算機檔案信息系統(tǒng)，提高管理的質(zhì)量，并注重培養(yǎng)檔案工作者的信息化技能，要求他們互相取長補短，共同提高。檔案工作人員在離崗前也要保證好工作的連續(xù)性，幫助新進人員學習如何做好檔案部門的工作，妥善完成工作交接。

4）關注檔案保管安全。檔案管理設施應根據(jù)基層機關建設發(fā)展的要求，結合經(jīng)濟、實用、安全的原則進行整體規(guī)劃。檔案工作室的設計應充分滿足空間需求，保證功能齊全、布局合理、保管安全、使用方便。管理人員應配備符合要求且功能完善的檔案保護和安全專業(yè)設備，從而將檔案工作有效按照標準完成。同時，管理層還需要致力于優(yōu)先采取預防措施，處理檔案管理中的風險因素，以確保其安全儲存。

5）完善法制觀念。由于檔案法律制度的不健全，很多犯罪分子利用法律漏洞，危害國家財產(chǎn)和安全。因此，基層機關單位主管部門應在檔案法的框架內(nèi)加大宣傳力度，讓工作人員了解檔案不是一種簡易工作，幫助他們深入理解檔案的重要性。有關部門也應積極配合基層人員的工作，使其認識到發(fā)生錯誤的法律后果。如果發(fā)生檔案工作問題，管理層需要協(xié)調(diào)并積極爭取對人員的支持和理解，幫助完善檔案制度，解決出現(xiàn)的問題。為了給檔案工作員工創(chuàng)造良好工作環(huán)境，基層機關管理人員應該建立適合自身業(yè)務或部門的檔案管理制度，并注重其內(nèi)容需要符合相關的法律法規(guī)。對違反檔案法的案件要嚴肅處理，絕不留情。同時，各工作人員需要提高對檔案工作的認識，建立相應的執(zhí)法責任，確保檔案工作得到妥善管理。

3 結束語

綜上所述，在基層機關的檔案工作當中需要注意大量的細節(jié)，防止出現(xiàn)管理問題。管理人員需要注意當前工作中存在的問題，采取多種措施解決并加強檔案工作的處理，為國家行政工作的革新做出貢獻。

參考文獻

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[4]張妍.關于做好國有企業(yè)基層單位檔案管理工作的思考[J].山西青年，2017，000（024）：P.78-79.