企業(yè)文書檔案收集、鑒定、利用分析

范安娜

摘 要：做好企業(yè)文書檔案的收集、鑒定工作，是促進企業(yè)工作人員高效利用文書檔案的基礎(chǔ)和前提，也是新時代實現(xiàn)企業(yè)規(guī)范化發(fā)展的一項重要工作。作為城際軌道交通企業(yè)，所涉及的工程量較大、專業(yè)多，對外與各相關(guān)單位往來交流多，由此產(chǎn)生的文書檔案數(shù)量也是非?？捎^的，對于檔案的收集、鑒定和利用工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)。通過對文書檔案進行科學(xué)、合理的收集、鑒定與利用，可以提高企業(yè)工作者的工作效率，使管理者作出更加科學(xué)的決策，有利于企業(yè)的長足發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)文書檔案;收集;鑒定;利用

1 企業(yè)文書檔案收集

1.1 堅持收集原則

企業(yè)文書檔案的收集工作與查詢和利用工作不同，檔案在收集過程中應(yīng)該堅持完整性、規(guī)范性、真實性和安全性的原則。首先，完整性主要體現(xiàn)在企業(yè)收集文書檔案時，應(yīng)根據(jù)文件處理的每個環(huán)節(jié)，如擬文、呈批、簽發(fā)、發(fā)文等，將其所產(chǎn)生的文件資料全部完整的保存、收集起來。其次，規(guī)范性主要體現(xiàn)在企業(yè)文書檔案的收集是符合企業(yè)行政管理規(guī)范的，具體表現(xiàn)在企業(yè)應(yīng)該根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》以及地方相關(guān)規(guī)定，結(jié)合企業(yè)實際制定本企業(yè)的檔案管理辦法，讓檔案管理各項工作有章可循。再次，真實性主要體現(xiàn)在的收集的文書資料是實際真實產(chǎn)生的，在這個過程中有關(guān)工作人員要嚴(yán)格監(jiān)管，保證文書檔案的原件還有審查內(nèi)容都是真實可靠的。最后，安全性是企業(yè)文書檔案收集中很重要的一點，在企業(yè)行政管理中，文書檔案是非常重要的企業(yè)資料，直接關(guān)系著企業(yè)的發(fā)展，因此一定要做好檔案的安全防范，防止檔案資料出現(xiàn)損毀，甚至是丟失的現(xiàn)象。

1.2 明確收集范圍

做好企業(yè)文書檔案的收集工作，首先要明確檔案的收集范圍。企業(yè)應(yīng)該根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際情況，以及企業(yè)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將企業(yè)文書檔案的收集范圍規(guī)范化。通常應(yīng)該包括黨工團紀(jì)等方面的文件資料，上級主管部門下發(fā)的文件資料，企業(yè)的請示和上級機關(guān)的批復(fù)以及企業(yè)在具體生產(chǎn)、經(jīng)營過程中形成的文件資料等。具體包含幾大類，有發(fā)布性文件，指的是對一些重要事項的通知、通告、公告、公示等;內(nèi)部使用文件，指的是一些企業(yè)規(guī)章制度，黨委會、董事會、總經(jīng)理辦公會、年度工作會議、專題業(yè)務(wù)會議等重要會議的會議記錄、工作報告以及工作總結(jié)等;記載性文件，指的是針對一些重大活動的記錄和報道、企業(yè)大事記、歷史沿革等;還有證明性文件，主要就是人事任命、黨團組織關(guān)系接收、轉(zhuǎn)移等。

1.3 把握收集方法

企業(yè)文書檔案的收集是需要把握方法的，首選企業(yè)應(yīng)該要高度重視檔案工作，檔案的收集不僅僅是行政部門的工作，而是企業(yè)每一名工作人員的工作。企業(yè)應(yīng)該將檔案管理納入各部門的職責(zé)范圍里，在各階段的工作計劃和工作總結(jié)中，都應(yīng)將檔案管理情況有所體現(xiàn)。對于城際軌道交通企業(yè)來說，文書檔案的收集是要貫穿項目建設(shè)全過程的。項目的預(yù)可研、可研、初步設(shè)計等各類批復(fù)，施工前、施工過程、項目竣工驗收與各相關(guān)政府機構(gòu)、各參建單位之間各類文件往來等等都應(yīng)該及時收集整理，因此企業(yè)需要有專業(yè)的檔案人員參與進來審核、把關(guān)。

2 企業(yè)文書檔案鑒定

2.1 全面分析鑒定

企業(yè)文書檔案是保存還是銷毀，要根據(jù)其自身的價值決定，這個鑒定過程要符合企業(yè)文書檔案鑒定原則和行業(yè)規(guī)范，進行全面且綜合的分析。首先是檔案的本身，需要結(jié)合文件的來源、形成時間、記載內(nèi)容、形式和特點等，全面分析其存在價值;其次是檔案的關(guān)聯(lián)性，也就是需要建立被鑒定檔案與其他已保存的檔案之間的關(guān)聯(lián)性，綜合評價這一系列檔案是否有保存的價值;最后是堅持檔案收集的完整性，分析其是否具有潛在的利用價值。

2.2 尊重歷史

企業(yè)文書檔案，實際上是企業(yè)在發(fā)展過程中最原始的記錄，鑒定企業(yè)文書檔案也要充分考慮到這一點，不僅要用發(fā)展的眼光看待文書檔案，還要用歷史的眼光認(rèn)識文書檔案，綜合判斷其保存還是銷毀。也就是說，在鑒定企業(yè)文書檔案時，應(yīng)該將其放在一個大的歷史背景下，結(jié)合企業(yè)的過去、現(xiàn)在和未來，綜合評價，鑒定出其是否具有保存價值。

2.3 不唯職能

任何事物都是在不斷運動、發(fā)展變化著的，企業(yè)檔案文書是從文件發(fā)展演變而來的。企業(yè)文書檔案的保管期限可以是10年、30年，也可以是永久，從事企業(yè)文書檔案鑒定工作的檔案工作人員，不能只是機械地唯職能，而應(yīng)該在鑒定過程中充分了解企業(yè)的歷史面貌、職能活動，考慮企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展等實際情況，根據(jù)企業(yè)文書檔案的保存范圍，合理規(guī)定出企業(yè)文書檔案的保存期限。

3 企業(yè)文書檔案利用

現(xiàn)階段，企業(yè)對于文書檔案的利用還存在著一些疑問，很多企業(yè)還不知道應(yīng)該如何充分利用已保存的文書檔案，下文提出了三點促進文書檔案利用工作高效性的策略，以供參考。

3.1 提高文書檔案利用的重視程度

新時期，合理且高效地利用好企業(yè)文書檔案，對于企業(yè)的發(fā)展來說是非常重要的。企業(yè)應(yīng)該不斷提高文書檔案利用的重視程度，為了做到這一點，可以從三個方面入手。一方面，應(yīng)該加大利用文書檔案的宣傳力度，開展各種宣傳活動宣傳利用檔案進行工作的好處與重要性;另一方面，應(yīng)該提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，通過不斷地學(xué)習(xí)，增強檔案的業(yè)務(wù)知識;最后，檔案工作須在明確服務(wù)方向的同時，還要有堅定的服務(wù)思想以及良好的服務(wù)態(tài)度，檔案工作者也必須具有高度的政治責(zé)任感、全心全意為人民服務(wù)的精神，才能積極主動地做好檔案利用工作。

3.2 建立健全檔案管理制度

為了保障工作能夠順利開展，一定要有相應(yīng)的制度文件作為支撐，這不僅能夠提升工作效率，同時也能使工作更加具有規(guī)范性。因此，在軌道交通企業(yè)文書檔案利用工作中，首先應(yīng)該建立完善的檔案管理制度，為企業(yè)的未來發(fā)展提供支撐和服務(wù);其次應(yīng)該加強檔案目標(biāo)管理，合理有效地控制好檔案工作的部署情況，使文書檔案在收集、整理和移交這一系列過程中都能夠符合規(guī)范化的管理要求，杜絕違規(guī)操作行為的發(fā)生;最后還應(yīng)該建立相應(yīng)的獎懲制度，對于在檔案收集、整理、保護和利用方面成績突出的人員給予適當(dāng)?shù)莫剟?，對于那些工作態(tài)度不認(rèn)真、存在違規(guī)操作的工作人員，根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處罰，構(gòu)成犯罪的要移交司法機關(guān)處理，以此提高員工的工作積極性。

3.3 創(chuàng)新文書檔案利用模式

目前我國已經(jīng)進入信息化時代，傳統(tǒng)的文書檔案管理與利用模式顯然已經(jīng)不能滿足現(xiàn)階段需要，企業(yè)一定要與時俱進，否則會加大員工的工作壓力，降低員工的工作效率，同時也阻礙了員工利用文書檔案的積極性。對于軌道交通企業(yè)來說，同樣需要逐步實現(xiàn)企業(yè)文書檔案的信息化管理，檔案管理工作人員應(yīng)該掃描公司現(xiàn)有的紙質(zhì)文書檔案，將其形成電子檔案進行保存。如果還想要提升文書檔案的利用效率，企業(yè)還需要建立完善的檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使工作人員能夠通過系統(tǒng)對檔案進行快速檢索。文書檔案的信息化建設(shè)，有利于提升企業(yè)檔案管理與利用的規(guī)范性，使企業(yè)文書檔案發(fā)揮出其真正的功能和價值。

4 結(jié)語

綜上所述，做好企業(yè)文書檔案的收集、鑒定與利用工作，對于開發(fā)企業(yè)生產(chǎn)潛力、提高企業(yè)現(xiàn)代化管理水平、調(diào)動企業(yè)工作人員的積極性，都有著非常重要的意義。

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