探究完善建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性及措施

劉愛云?曾江麟

摘 要：我國多數(shù)建筑企業(yè)并不重視人事檔案管理工作，從而使得該項(xiàng)工作不能發(fā)揮出自身應(yīng)有的效用。本文以此為背景，針對建筑企業(yè)人事檔案管理的重要性及措施進(jìn)行了深入研究。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè)人事檔案管理;重要性;措施

企業(yè)管理對于建筑企業(yè)的重要性不言而喻，而人事檔案可以記錄企業(yè)在發(fā)展過程之中的各種變動(dòng)，因此，其也成為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要組成部分。本文以此為背景，主要探討了人事檔案管理在建筑企業(yè)之中的重要性，以及完善企業(yè)人事檔案管理水平的相關(guān)措施。

1 人事檔案管理在建筑企業(yè)中的重要性

人事檔案管理作為企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要組成內(nèi)容，該項(xiàng)工作的成果對于企業(yè)的平穩(wěn)運(yùn)行與良好發(fā)展發(fā)揮著顯著影響，借由下述幾點(diǎn)可以表現(xiàn)其重要性：

1.1 便于員工的選拔與任用

企業(yè)取得發(fā)展的前提在于做好內(nèi)部的人事管理工作，從而挖掘出相關(guān)人才。而人事檔案中詳細(xì)記載著員工的個(gè)人基本信息，比如：工作經(jīng)歷、工作能力、思政品德等。上述信息可為企業(yè)的管理人員在做出員工的選拔與任用決策時(shí)提供相關(guān)參考資料，并且，一份優(yōu)質(zhì)的人事檔案對于增強(qiáng)企業(yè)的人力資源管理水平、促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)良好發(fā)展也可以做出一定貢獻(xiàn)。

1.2 便于建筑企業(yè)開展管理工作

考慮到建筑企業(yè)內(nèi)的工作人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)頻繁流動(dòng)的情況，因此，企業(yè)在開展管理工作時(shí)，會(huì)處于較為復(fù)雜的工作環(huán)境之中，需要對遷入與遷出人員的工作信息加以詳細(xì)記錄，此舉有助于管理人員及時(shí)知悉現(xiàn)有員工的職業(yè)情況，從而積極改善工作細(xì)節(jié)，優(yōu)化員工配置。同時(shí)，企業(yè)在任職員工崗位時(shí)，要善于了解員工的個(gè)人信息，知其特長，然而上述內(nèi)容都需借助高質(zhì)量的人事檔案管理工作才能

完成。

2 建筑企業(yè)在人事檔案管理方面的欠缺

雖然人事檔案管理在企業(yè)中發(fā)揮著較為重要的作用，但是仍然有部分建筑企業(yè)及其中的管理人員沒有參照企業(yè)的自身情況，未建立起一套完善的人事檔案管理制度，致使產(chǎn)生了下述幾點(diǎn)不足之處：

2.1 不健全的企業(yè)人事檔案資料

由于建筑企業(yè)內(nèi)從事人事檔案管理工作的人員未能恪盡職守，不能認(rèn)真、仔細(xì)收集每一份人事檔案資料，使得檔案內(nèi)極易出現(xiàn)信息不健全的情況，最終為管理層人員在選拔和任用人才時(shí)帶來不便，同時(shí)，不健全的企業(yè)人事檔案資料也不利于優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的人力資源配置，使得企業(yè)的正常發(fā)展和平穩(wěn)運(yùn)行都受到負(fù)面影響。

2.2 從事人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)較低

通常情況下，建筑企業(yè)會(huì)將發(fā)展中心放在項(xiàng)目、拓寬市場等方面，很難重視人事檔案管理工作，因此，企業(yè)在該項(xiàng)工作的人員配置、資金支持等方面都有所欠缺。并且，考慮到部分從事人事檔案管理工作的人員非但未接受過專業(yè)教育，還對該項(xiàng)工作缺乏正確認(rèn)識(shí)，致使其在工作期間未能遵守相關(guān)的制度和流程。

3 完善建筑企業(yè)人事檔案管理的相關(guān)有效措施

3.1 做好企業(yè)人事檔案信息資料的收集工作

人事檔案管理人員要確保所收集的檔案信息具有較高的完善度。同時(shí)，各位管理人員還應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度，認(rèn)真履行自己的工作職責(zé)，參照每位員工的實(shí)際情況，盡力收集全部的檔案信息。為了確保檔案信息內(nèi)容的真實(shí)可靠性，需要工作人員認(rèn)真收集每位員工的工作經(jīng)歷、個(gè)人特長等內(nèi)容，這項(xiàng)工作也是后續(xù)人事檔案管理工作得以順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。

3.2 建立企業(yè)人事檔案管理制度

若想有效提高建筑企業(yè)內(nèi)的人事檔案管理水平，就需要在企業(yè)內(nèi)部建立一套能得到有效落實(shí)的人事檔案管理制度。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)明晰人事檔案管理部門的具體工作職責(zé)，優(yōu)化其中的人員配置，借以幫助該部門高效開展各項(xiàng)工作，避免出現(xiàn)權(quán)責(zé)混亂、多人管理等問題，從而達(dá)到提高人事檔案管理效率的目的。同時(shí)，企業(yè)需改變保守的人事檔案管理模式，使其變得更加開放，并且要重視人事檔案管理的價(jià)值，進(jìn)而監(jiān)督該項(xiàng)工作的成果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中不足并加以改正，借以提高檔案管理的效率。建筑企業(yè)參考當(dāng)前的工作現(xiàn)狀，可在內(nèi)部創(chuàng)設(shè)人事檔案分管處，將檔案管理工作交由專人負(fù)責(zé)。除外，為了增強(qiáng)檔案的安全性，應(yīng)將檔案管理所需與人員使用檔案的情況相區(qū)別。企業(yè)為了提高檔案管理人員的工作積極性，還可創(chuàng)辦有效的獎(jiǎng)懲機(jī)制，促使工作人員充分發(fā)揮出自身的工作潛力，最終達(dá)到提高企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量的目的。

3.3 增強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

建筑企業(yè)在招聘人事檔案管理人員時(shí)，應(yīng)當(dāng)優(yōu)選專業(yè)素質(zhì)強(qiáng)、具有較高計(jì)算機(jī)操作和應(yīng)用技能、責(zé)任心強(qiáng)的人員，以此從整體層面提高人事檔案管理隊(duì)伍的水平。企業(yè)還可定期組織檔案管理人員參與有助于提升自身管理水平的課堂授課和講座，同時(shí)，檔案管理人員要利用課余時(shí)間多多學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作技術(shù)，增強(qiáng)自身責(zé)任心，在工作期間始終嚴(yán)格遵守各項(xiàng)流程，進(jìn)而提高建筑企業(yè)人事檔案管理的水平。

3.4 建筑企業(yè)實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化

伴隨著計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)的逐步發(fā)展，這兩項(xiàng)技術(shù)對建筑企業(yè)的人事檔案管理信息化過程也可以起到有效幫助。考慮到信息化建設(shè)工作的完成有助于增強(qiáng)人事檔案管理的工作效率，因而，各企業(yè)應(yīng)當(dāng)在人事檔案管理活動(dòng)中多多應(yīng)用信息技術(shù)，以期構(gòu)建起一套人事檔案管理信息系統(tǒng)，提升檔案管理的信息化水平。另外，為了便于使用人員查詢檔案，需在該系統(tǒng)中對檔案信息實(shí)行編號與分類;為了提高檔案信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，相關(guān)人員應(yīng)在系統(tǒng)中詳細(xì)記述工作人員的遷入與遷出情況;為了避免出現(xiàn)泄露檔案信息的情況，企業(yè)還要做好系統(tǒng)的安全管理工作。通過積極采取上述措施，可以為人事檔案信息資源的合理使用奠定良好基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]楊鑫.淺談人事檔案管理在生產(chǎn)企業(yè)中的重要性[J].采礦技術(shù)，2015（9）：86-87.