淺談聲像檔案管理中存在的問題及對(duì)策思考

劉峰峰

摘 要：聲像檔案是檔案資源的重要組成部分。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，聲像檔案管理工作也迎來了新的挑戰(zhàn)。通過加強(qiáng)聲像檔案管理工作，既能豐富館藏檔案資源，又能更好的服務(wù)社會(huì)和群眾。在新的形勢下，檔案館非常重視聲像檔案的規(guī)范管理工作。為此，本文從聲像檔案管理工作出發(fā)，分析了聲像檔案管理中存在的問題，并且針對(duì)問題提出了相應(yīng)的建議與對(duì)策。

關(guān)鍵詞：聲像檔案;管理;問題;對(duì)策

聲像檔案主要是指國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)中形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的照片（底片、反轉(zhuǎn)片）、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以聲像為主，文字為輔的歷史記錄。

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位和社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)中形成了大量的聲像檔案。聲像檔案是一個(gè)單位檔案的重要組成部分，檔案部門必須保護(hù)好、利用好這些生動(dòng)、形象的特殊載體，不斷豐富館藏檔案信息資源，全面真實(shí)完整的記錄城市發(fā)展面貌，更好的服務(wù)社會(huì)、服務(wù)群眾。筆者結(jié)合檔案工作實(shí)際，就當(dāng)前聲像檔案管理存在的問題與對(duì)策，談一些體會(huì)和認(rèn)識(shí)。

1 聲像檔案管理存在的問題

1.1 聲像檔案設(shè)備存在管理混亂的現(xiàn)象

隨著社會(huì)的發(fā)展和工作的需要，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的聲像檔案設(shè)備有了很大的改善。各單位雖然都配備了聲像設(shè)備，但是在設(shè)備管理方面卻很混亂。有的單位沒有制定相應(yīng)的聲像設(shè)備管理制度或者相應(yīng)的使用要求，致使有的設(shè)備閑置，沒有人會(huì)使用，難以充分發(fā)揮其作用; 有的設(shè)備存放在科室或者個(gè)人手中，沒有加以合理利用;有的設(shè)備使用人員不固定或者變動(dòng)頻繁，設(shè)備也不能有效的利用。聲像檔案設(shè)備管理混亂的現(xiàn)象造成一些重要活動(dòng)沒有得到及時(shí)攝錄，最終影響聲像檔案的形成、保存以及利用。

1.2 攝錄人員存在良莠不齊的現(xiàn)象

各單位沒有專門的攝錄人員，工作人員并不是只負(fù)責(zé)產(chǎn)生聲像檔案的工作，但是攝錄人員的專業(yè)素質(zhì)決定著聲像檔案的數(shù)量和質(zhì)量。比如，廣電中心這樣的單位，攝錄人員都是身兼數(shù)職。90%的攝錄人員都是沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)的，都是屬于自己摸索學(xué)會(huì)的，專業(yè)的攝錄知識(shí)及技能普遍較低。同時(shí)，攝錄人員對(duì)于聲像檔案存在很多認(rèn)識(shí)誤區(qū)。有些人認(rèn)為拍完就完成了任務(wù)，不需要?dú)w檔保存;還有的人認(rèn)為這些都屬于個(gè)人作品，無需檔案部門保存。由于攝錄人員缺乏檔案意識(shí)，導(dǎo)致很多重要的聲像檔案的丟失，嚴(yán)重影響聲像檔案的開發(fā)和

利用。

1.3 聲像檔案存在歸檔范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不明確的現(xiàn)象

目前聲像檔案管理工作中，各單位對(duì)于哪些范圍內(nèi)的聲像檔案應(yīng)該歸檔，歸檔的聲像檔案有什么樣的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，都沒有給予明確規(guī)定。這就造成了很多攝錄人員和管理人員對(duì)于聲像檔案的歸檔和管理都不是很了解，不知道哪些公務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等屬于聲像檔案的歸檔范圍，誤以為是自己個(gè)人的東西，從而造成很多聲像檔案長期在個(gè)人或者科室內(nèi)容保存，沒有移交給檔案室或者檔案館統(tǒng)一保存。同時(shí)，由于聲像檔案歸檔的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)也沒有統(tǒng)一的明確規(guī)定，造成各種版本和格式的照片，錄音、錄像等資料無法整理歸檔，造成各種版本和格式的照片、錄音、錄像等資料無法整理歸檔，從而導(dǎo)致聲像檔案的不齊全或者流失。

1.4 聲像檔案存在保管環(huán)境不符合要求的現(xiàn)象

聲像檔案的保管環(huán)境要求比紙質(zhì)檔案的要求更加嚴(yán)格，必須設(shè)置專門的聲像檔案室。在實(shí)際檔案工作中，通常只有廣電部門設(shè)置專門的聲像檔案保管室，其他各單位都是將聲像檔案存放在文書檔案柜中，或者與其他種類的檔案混存，甚至有的單位由于辦公用房緊張，并沒有檔案室。由于不具備恒溫、恒濕、防磁等保管條件，導(dǎo)致聲像檔案嚴(yán)重受損。

2 加強(qiáng)聲像檔案管理的建議與對(duì)策

2.1 加大宣傳力度，提高檔案意識(shí)

聲像檔案室記錄城市發(fā)展歷程必不可少的組成部分，具有文字檔案不可替代的獨(dú)特的展現(xiàn)歷史發(fā)展的魅力。所以我們要不斷加強(qiáng)宣傳聲像檔案管理工作，提高聲像檔案保護(hù)意識(shí)。一是要結(jié)合本地實(shí)際，通過館藏聲像檔案以及生動(dòng)的利用實(shí)例，進(jìn)一步宣傳聲像檔案管理工作的重要作用，深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)聲像檔案統(tǒng)一管理，既是現(xiàn)實(shí)社會(huì)的需要，也是長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，決不能視為可有可無的事情。二是爭取宣傳部門和新聞單位的大力支持，通過各種媒體平臺(tái)，特別是現(xiàn)在的自媒體，利用各種實(shí)例進(jìn)行宣傳報(bào)道，引起全社會(huì)的關(guān)注，從而進(jìn)一步提高聲像檔案管理、利用等方面的宣傳力度，積極營造全社會(huì)保持利用好聲像檔案的社會(huì)氛圍。三是加強(qiáng)聲像檔案管理法律法規(guī)的宣傳，提高全社會(huì)對(duì)聲像檔案管理工作的法律意識(shí)。

2.2 注重業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)

目前聲像檔案攝錄和管理人員多以兼職為主，業(yè)務(wù)水平都不夠?qū)I(yè)，難以保證聲像檔案形成質(zhì)量和整理質(zhì)量。因此各單位應(yīng)指定專人定期參加聲像檔案攝錄和管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。同時(shí)針對(duì)聲像檔案管理存在的問題，檔案部門要不斷加大對(duì)各單位聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度。根據(jù)不同單位的現(xiàn)實(shí)情況，采取不同的方式，進(jìn)行因地制宜的監(jiān)督指導(dǎo)。對(duì)設(shè)備、人員、聲像管理都比較規(guī)范的單位，需要繼續(xù)進(jìn)行監(jiān)督培訓(xùn)，進(jìn)一步加強(qiáng)聲像檔案的開發(fā)利用;對(duì)有設(shè)備、有專業(yè)人員，但是聲像檔案管理不規(guī)范的單位，應(yīng)該加強(qiáng)依法加強(qiáng)管理，幫助建立完善的規(guī)章制度，不斷規(guī)范聲像檔案管理;對(duì)于有的單位存在很多問題、管理薄弱的，必須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和監(jiān)督指導(dǎo)力度，限期整改，為聲像檔案管理規(guī)范奠定良好的基礎(chǔ)。

2.3 明確歸檔要求，完善管理機(jī)制

要改變聲像檔案目前的現(xiàn)狀，必須明確規(guī)定聲像檔案的歸檔要求和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并制定完善的切合實(shí)際的管理機(jī)制來規(guī)范聲像檔案工作。上級(jí)檔案業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定會(huì)同聲像檔案形成部門，統(tǒng)一制定聲像檔案規(guī)范化管理辦法和接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)等，明確接收范圍和管理辦法，使各檔案部門能夠用檔案法律法規(guī)來制約所轄單位的聲像檔案工作，可以有章可循、有理有據(jù)地監(jiān)督指導(dǎo)和檢查各單位的聲像檔案工作。各立檔單位也要建立相應(yīng)的聲像檔案管理制度，對(duì)產(chǎn)生的聲像檔案從形成、收集、歸檔、移交、保存，都按照規(guī)章制度實(shí)行規(guī)范管理。對(duì)聲像檔案的保管、開發(fā)利用等也做出相應(yīng)的明確規(guī)定，杜絕出現(xiàn)歸為己有的現(xiàn)象。

2.4 加強(qiáng)硬件建設(shè)，規(guī)范保管條件

從長期保護(hù)和開發(fā)利用的角度來考慮，聲像檔案保管要求主要是防火、防塵、防光、防潮、防高溫、防震、防磁等，目前聲像檔案的保管條件普遍不符合上述要求。因此，需要加強(qiáng)庫房硬件建設(shè)，進(jìn)一步規(guī)范聲像檔案保管條件。聲像檔案庫房內(nèi)及周圍禁止存放易燃物品，電器照明設(shè)備要按照合理，庫房內(nèi)需要配備有充足的滅火設(shè)備;庫房有窗的話，需要掛放窗簾，庫房光源應(yīng)使用白熾燈;庫房門窗要封閉嚴(yán)密;庫房內(nèi)的溫濕度必須適中，溫度應(yīng)保持在10-20℃，相對(duì)濕度應(yīng)保持在50-65%;庫房應(yīng)具備防震減震設(shè)備;最好使用防磁柜單獨(dú)存放;同時(shí)要對(duì)聲像檔案進(jìn)行定期檢查和備份，從而盡量延長聲像檔案的使用壽命。

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