高校商旅平臺(tái)的實(shí)施策略研究

秦慕

關(guān)鍵詞：高校 商旅系統(tǒng) 財(cái)務(wù)管理 大數(shù)據(jù)

一、高校差旅費(fèi)報(bào)銷現(xiàn)狀

（一）師生購(gòu)票報(bào)銷環(huán)節(jié)

訂票/退票/改期：校外商旅平臺(tái)、學(xué)校票務(wù)中心。

支付：自費(fèi)或?qū)W校票務(wù)中心先墊支。

取票：自取、商旅平臺(tái)郵寄、學(xué)校票務(wù)中心送票上門。

報(bào)銷：財(cái)務(wù)預(yù)約平臺(tái)申請(qǐng)差旅報(bào)銷單，填寫職稱、天數(shù)、選擇經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目以及補(bǔ)貼等事項(xiàng)轉(zhuǎn)一人或多人卡報(bào)銷。若通過(guò)校內(nèi)訂票，交通費(fèi)對(duì)公打卡至學(xué)校票務(wù)中心。

購(gòu)票便捷，資金無(wú)憂，取得發(fā)票及時(shí)方便，網(wǎng)上財(cái)務(wù)報(bào)銷操作熟悉。偶有師生從旅行社虛假開票、虛假行程情形存在。

（二）財(cái)務(wù)人員審核環(huán)節(jié)

職稱信息：教師自行錄入維護(hù)信息，準(zhǔn)確度待商榷。

補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)：財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)中事先定義好各類職稱對(duì)應(yīng)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)。

補(bǔ)貼發(fā)放：報(bào)銷結(jié)算時(shí)需財(cái)務(wù)審核人員人工判斷市內(nèi)交通費(fèi)與交通補(bǔ)貼、會(huì)議注冊(cè)費(fèi)/會(huì)務(wù)費(fèi)與補(bǔ)貼以及無(wú)住宿費(fèi)情況下的補(bǔ)貼的發(fā)放和結(jié)算金額。

超標(biāo)支出：人工判斷超出職稱待遇相應(yīng)等級(jí)的住宿、飛機(jī)艙位、火車座席預(yù)定支出是否可以報(bào)銷。人工溝通超標(biāo)金額自付還是使用其他橫向經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目結(jié)算。

差旅報(bào)銷核算情況多元復(fù)雜，若核算金額比凍結(jié)金額少的單純補(bǔ)貼問(wèn)題，審核人員可自行制單結(jié)算并以短信形式通知結(jié)果;若遇超標(biāo)等復(fù)雜情況，師生收到短信或電話通知后現(xiàn)場(chǎng)人工調(diào)整核準(zhǔn)。財(cái)務(wù)審核工作量大。

（三）其他特殊事項(xiàng)

存在發(fā)票遺失、經(jīng)費(fèi)預(yù)算超支、授權(quán)項(xiàng)目可用余額不足、多個(gè)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)拼合報(bào)銷、科研項(xiàng)目住宿費(fèi)可上浮30%、報(bào)銷轉(zhuǎn)卡支付失敗致國(guó)庫(kù)項(xiàng)目退庫(kù)、特殊原因要求更換支出項(xiàng)目導(dǎo)致賬務(wù)調(diào)整、財(cái)務(wù)年末結(jié)算特殊要求等人工處理事項(xiàng)發(fā)生，均需財(cái)務(wù)人員專業(yè)判斷核對(duì)操作。

政策解釋、多次往返財(cái)務(wù)、信息溝通不暢、抱怨不滿投訴等矛盾高發(fā)環(huán)節(jié)。

二、高校商旅平臺(tái)的實(shí)施效果

（一）業(yè)財(cái)融合一體化

平臺(tái)集申請(qǐng)、審批、預(yù)定、報(bào)銷為閉環(huán)，將審批與結(jié)算、內(nèi)控與安全為一體;業(yè)務(wù)辦理從分散到集中、資金結(jié)算從逐筆支付到同一供應(yīng)商集中支付;賬務(wù)處理從零星處理到集中匯總處理，將極大提升財(cái)務(wù)服務(wù)效率和高校服務(wù)水平。

（二）全過(guò)程監(jiān)管體系

商旅平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了從線下變線上、分散變集中的請(qǐng)購(gòu)轉(zhuǎn)變，結(jié)算方式也由單一變成匯總統(tǒng)一結(jié)算。各流程環(huán)節(jié)有序配合、相互協(xié)同，有效保障了訂單支付金額的安全性，平臺(tái)中價(jià)格體系公開競(jìng)爭(zhēng)，業(yè)務(wù)體系更加公開、公正、透明。

（三）效率效能的提升

“減流程、減材料、減時(shí)間“的財(cái)務(wù)報(bào)銷過(guò)程，能不斷優(yōu)化高校師生的報(bào)銷體驗(yàn)感。以浙江大學(xué)為例，2019年學(xué)校財(cái)務(wù)憑證量為82萬(wàn)余份，其中國(guó)內(nèi)差旅憑證總量為13萬(wàn)余份，占比15.9%，其中附件數(shù)多達(dá)122.4萬(wàn)余張。商旅平臺(tái)上的合作商戶定期匯總訂單開出發(fā)票統(tǒng)一結(jié)算，高校財(cái)務(wù)審核負(fù)荷將大幅減輕，行政服務(wù)效能得到提升。

三、高校商旅平臺(tái)的實(shí)施瓶頸

（一）資金凍結(jié)環(huán)節(jié)

高校商旅平臺(tái)的實(shí)施關(guān)鍵是精準(zhǔn)的凍結(jié)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出金額。當(dāng)凍結(jié)金額大于等于結(jié)算金額，批量結(jié)算財(cái)務(wù)報(bào)銷即可順利進(jìn)行。

訂單的凍結(jié)金額由訂單的發(fā)票金額和出差補(bǔ)助金額組成。出差補(bǔ)貼與出差人的職稱級(jí)別信息對(duì)應(yīng)。但目前多數(shù)高校的財(cái)務(wù)信息與人事信息相互獨(dú)立，出差人員的職稱、職務(wù)、部門等人事信息僅憑訂單申請(qǐng)人自行維護(hù)，兩部門數(shù)據(jù)不對(duì)接，信息準(zhǔn)確度待商榷。

此外，最終的補(bǔ)貼金額取決于訂單行程的發(fā)生地點(diǎn)和出差天數(shù)，這一過(guò)程由傳統(tǒng)財(cái)務(wù)人工判斷審核轉(zhuǎn)化成標(biāo)準(zhǔn)化、公式化的平臺(tái)系統(tǒng)語(yǔ)句規(guī)則，自動(dòng)計(jì)算并凍結(jié)。因此，與高校其他平臺(tái)相比，商旅平臺(tái)在經(jīng)費(fèi)凍結(jié)方面要求更加精準(zhǔn)智能。

（二）統(tǒng)一結(jié)算環(huán)節(jié)

除在平臺(tái)預(yù)定的交通住宿外，差旅行程中時(shí)有發(fā)生線下支出費(fèi)用：如打的費(fèi)、餐費(fèi)、中途偶發(fā)行程更改等。部分線上訂單的線下費(fèi)用結(jié)算可以兩種方式進(jìn)行。

若在平臺(tái)合并結(jié)算，對(duì)于這些訂單，系統(tǒng)無(wú)法批量自動(dòng)處理。零散發(fā)票的收集工作，訂單的線上線下匹配核對(duì)工作，依然需要專業(yè)核對(duì)人員逐筆判斷并核定，人工工作量不能忽略。

若允許師生自行報(bào)銷結(jié)算，因線下費(fèi)用發(fā)生情況的普遍性，其占總報(bào)銷量比例較大，與高校差旅報(bào)銷報(bào)銷現(xiàn)狀無(wú)較大區(qū)別，上線商旅平臺(tái)批量結(jié)算、統(tǒng)一結(jié)算的優(yōu)勢(shì)將無(wú)法顯現(xiàn)。

（三）相關(guān)制度修訂

平臺(tái)上線后，傳統(tǒng)的線下院系、部門蓋章審批制度也將被線上電子化流程流轉(zhuǎn)所取代。科研類經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目在平臺(tái)上預(yù)定行程，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人自主選取其名下經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目發(fā)起訂單，結(jié)算訂單。

此外，除差旅的伙食補(bǔ)貼和交通補(bǔ)貼急需在制度上的明確外，對(duì)原始票據(jù)的獲取、歸集、統(tǒng)一打印的規(guī)定;電子發(fā)票會(huì)計(jì)存檔的合規(guī)性、時(shí)效性等高校相關(guān)財(cái)務(wù)管理辦法也需要明確。

（四）潛在道德風(fēng)險(xiǎn)

商旅平臺(tái)預(yù)定的行程訂單，存在虛假出行，套取補(bǔ)貼的漏洞隱患，報(bào)銷人的道德風(fēng)險(xiǎn)被放大。

四、高校商旅平臺(tái)的實(shí)施建議

（一）適應(yīng)高校項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的多樣化

與企業(yè)商旅平臺(tái)不同的是，高校商旅平臺(tái)的支付是以高校項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)資金為起點(diǎn)和終點(diǎn)。為保持訂單與結(jié)算的整體性，平臺(tái)設(shè)計(jì)中應(yīng)有允許師生結(jié)算時(shí)更換經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目、多經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目合并支付等功能;

臨近到期經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目在使用時(shí)建議增加“到期提示”，并自動(dòng)控制此類項(xiàng)目在規(guī)定結(jié)算周期天數(shù)以內(nèi)的下單情況，避免統(tǒng)一結(jié)算環(huán)節(jié)經(jīng)費(fèi)結(jié)算發(fā)生異常;

為滿足各類經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目審計(jì)要求，建議設(shè)計(jì)查詢訂單明細(xì)時(shí)，單筆訂單與會(huì)計(jì)憑證之間的關(guān)聯(lián)查詢功能。

（二）明確差旅補(bǔ)貼結(jié)算模式

1、全包干補(bǔ)貼模式

平臺(tái)可按照交通食宿+全額包干補(bǔ)貼額模式運(yùn)行，除平臺(tái)支出的交通食宿外定額報(bào)銷，按照差旅文件，根據(jù)出差地點(diǎn)、天數(shù)、人員職稱系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出結(jié)算金額并凍結(jié)，批量結(jié)算。

差旅中的會(huì)議注冊(cè)費(fèi)、會(huì)務(wù)費(fèi)按照日常報(bào)銷通過(guò)財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷平臺(tái)單獨(dú)預(yù)約報(bào)銷。不另外合并差旅平臺(tái)。其他零散線下發(fā)票因補(bǔ)貼包干，不予報(bào)銷。會(huì)計(jì)憑證中附件數(shù)將大幅減少，財(cái)務(wù)制單效率提高。

2、半包干補(bǔ)貼模式

平臺(tái)設(shè)計(jì)調(diào)研、會(huì)議、考察等幾類差旅模式，除交通住宿支出外，允許師生合并會(huì)議注冊(cè)費(fèi)等線下發(fā)票合并行程報(bào)銷。有會(huì)議注冊(cè)費(fèi)的自動(dòng)扣減餐費(fèi)補(bǔ)貼，其余差旅類型補(bǔ)貼包干，待發(fā)票匯總后合并結(jié)算。

半包干模式需要有專人收集師生線下支出發(fā)票，再進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算。半包干模式使差旅平臺(tái)承載大部分學(xué)校差旅報(bào)銷，平臺(tái)的功能設(shè)計(jì)、業(yè)務(wù)歸口部門的管理因此顯得尤為重要。

（三）明確平臺(tái)歸口管理部門

高校商旅平臺(tái)，相對(duì)高校其他平臺(tái)，對(duì)系統(tǒng)安全性、穩(wěn)定性、便捷性的要求更高，甚至需要全年24小時(shí)不間斷提供服務(wù)。技術(shù)上對(duì)硬件要求高配置服務(wù)器外，軟件方面需經(jīng)過(guò)大量適應(yīng)高校各類經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的訂單測(cè)試后方可上線，以保證師生平臺(tái)訂單預(yù)訂無(wú)誤，差旅出行如期順利進(jìn)行。

平臺(tái)的日常維護(hù)、操作指導(dǎo)、政策規(guī)則解讀、供應(yīng)商的合作、線下發(fā)票收集、訂單結(jié)算等工作應(yīng)設(shè)置專人專崗負(fù)責(zé)，由歸口管理部門負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)部門定期進(jìn)行統(tǒng)一結(jié)算工作。

五、結(jié)束語(yǔ)

信息技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)正在逐步延伸并擴(kuò)展，用戶對(duì)數(shù)據(jù)的獲取和需求要求逐步提高。相信不久的將來(lái)，全流程閉環(huán)的財(cái)務(wù)管理平臺(tái)將大行其道，形成集效率、效果和效益為一體的智能財(cái)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)利益相關(guān)者價(jià)值組合的最大化。

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