檔案“源代碼”—讓紙質(zhì)檔案“活”起來(lái)

孔鋒

摘 要：檔案“源代碼”是指為流動(dòng)人員人事檔案生成一個(gè)二維碼，檔案所有者或代理單位憑二維碼即可知曉檔案基礎(chǔ)信息，了解檔案所在地（可具體到庫(kù)房?jī)?nèi)某一櫥柜及編號(hào)）及檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出痕跡等資料信息。如果需要修改或增刪內(nèi)容，工作人員核實(shí)補(bǔ)錄后，當(dāng)事人只要重掃二維碼即可獲取更新后的內(nèi)容。服務(wù)對(duì)象還可以通過(guò)二維碼獲取檔案管理部門(mén)公開(kāi)信息，與檔案管理人員實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)對(duì)接。檔案源代碼生成后，流動(dòng)人員人事檔案管理更加透明化，檔案所有者或代理單位能實(shí)時(shí)掌握自己的檔案情況，實(shí)現(xiàn)了“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”。減輕了檔案管理工作者的工作壓力，提高了群眾的滿(mǎn)意度。

關(guān)鍵詞：源代碼;檔案;紙質(zhì)

近期，濟(jì)寧市兗州區(qū)人才服務(wù)中心為方便辦事群眾，開(kāi)展了檔案“源代碼”推廣工作，受到省級(jí)業(yè)務(wù)部門(mén)認(rèn)可，做為試點(diǎn)單位，繼續(xù)深入推廣。為便于試點(diǎn)工作順利進(jìn)行，從業(yè)務(wù)角度經(jīng)過(guò)認(rèn)真推敲，提出個(gè)人思考如下：

1 檔案“源代碼”的可行性分析

一是符合大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)政務(wù)服務(wù)的要求。隨著放管服工作的深入開(kāi)展，廣大群眾對(duì)行政服務(wù)數(shù)字化管理的需求日益強(qiáng)烈，人事檔案尤其是流動(dòng)人員人事檔案紙質(zhì)化、表格化的常規(guī)管理，已與整個(gè)社會(huì)資源特別是人才資源的流動(dòng)、交互與共享的形勢(shì)嚴(yán)重脫節(jié)，無(wú)論是檔案所有者或代理單位均迫切要求以數(shù)據(jù)為支撐的檔案信息管理體系，代替落后的紙質(zhì)管理及由人檔分離造成的信息閉塞。二是“源代碼”可為服務(wù)對(duì)象提供實(shí)時(shí)服務(wù)。檔案“源代碼”是指為各人才服務(wù)中心管理的所有流動(dòng)人員人事檔案生成唯一二維碼，檔案所有者或代理單位憑二維碼即可知曉人事檔案基礎(chǔ)信息，主要是檔案所在地（甚至可具體到庫(kù)房?jī)?nèi)某一櫥柜及編號(hào)）、檔案基本屬性信息（如姓名、學(xué)歷、院校等）、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出痕跡、檔案管理員聯(lián)系方式等信息。如個(gè)人檔案信息需要修改或增刪內(nèi)容，工作人員核實(shí)補(bǔ)錄后，當(dāng)事人只要重掃二維碼即可獲取更新后的內(nèi)容，完全可以實(shí)現(xiàn)即改即知的實(shí)時(shí)更新，大大提升了檔案管理的便捷度和透明度，節(jié)約了來(lái)往運(yùn)送人事檔案的社會(huì)成本。三是現(xiàn)有的技術(shù)平臺(tái)可以支持項(xiàng)目運(yùn)行。目前，我單位利用商業(yè)平臺(tái)“草料二維碼”生成“源代碼”，該平臺(tái)方便、好操作，工作人員無(wú)需培訓(xùn)，只要基礎(chǔ)信息完備，導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù)，極短時(shí)間即可自動(dòng)生成一批結(jié)構(gòu)相似內(nèi)容不同的二維碼。同時(shí)可支持文字及圖片的掃錄，自動(dòng)記錄查看歷史，支持手機(jī)及電腦端雙平臺(tái)運(yùn)行，完全滿(mǎn)足我們檔案信息化管理的需求。四是有創(chuàng)新性，適合全省乃至全國(guó)推廣。該項(xiàng)目在全省尚屬首創(chuàng)，我單位自運(yùn)用以來(lái)，得到服務(wù)對(duì)象的一致認(rèn)可，紛紛表示該項(xiàng)服務(wù)符合“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”現(xiàn)代政務(wù)服務(wù)要求。既然流動(dòng)人員遍及全國(guó)各地，一檔一碼的“源代碼”檔案信息服務(wù)具備充足的群眾基礎(chǔ)，極具復(fù)制及推廣價(jià)值。

2 目前工作成效

目前，兗州區(qū)人才服務(wù)中心管理流動(dòng)人員人事近叁萬(wàn)份，而且以每年倆千份的速度遞增。當(dāng)前所有流動(dòng)人員人事檔案基礎(chǔ)信息的采集工作已接近尾聲。在此基礎(chǔ)上，我們先在幾個(gè)有一定規(guī)模的代理單位實(shí)現(xiàn)了“源代碼”管理，檔案“源代碼”生成后，集合成冊(cè)，企業(yè)對(duì)員工人事檔案管理情況一目了然。結(jié)合電子政務(wù)廣泛開(kāi)展，檔案委托單位實(shí)時(shí)掌握人事檔案管理情況，根據(jù)“源代碼”提供的檔案存放信息與管理單位對(duì)應(yīng)科室工作人員實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)對(duì)接，減輕了檔案管理工作者的工作壓力，得到了代理單位人力資源部門(mén)及存檔人員的一致認(rèn)可，檔案實(shí)時(shí)更新工作也在流動(dòng)人員中進(jìn)行了試運(yùn)行，試行人員均認(rèn)為“源代碼”具有實(shí)時(shí)、便捷等優(yōu)勢(shì)，期待大力推廣。

3 面臨的困難和問(wèn)題

雖然，檔案“源代碼”的實(shí)行為流動(dòng)人員人事檔案開(kāi)辟了一條新的管理之路，但在推行過(guò)程中仍存在一些困難和問(wèn)題。

1）流動(dòng)人員知曉率低。2020年，人員流動(dòng)率較低，到檔案所在地主動(dòng)聯(lián)系查詢(xún)檔案人數(shù)較往年大為減少，給源代碼推行工作帶來(lái)一定難度。大多數(shù)流動(dòng)人員不知曉實(shí)行此項(xiàng)服務(wù)，我們雖然生產(chǎn)了一些“源代碼”，但發(fā)放到個(gè)人手中的并不多。因?yàn)槭切屡d事物，宣傳及推廣工作跟進(jìn)較慢，群眾知曉率低，推廣仍需一定時(shí)間。

2）商業(yè)平臺(tái)的盈利性與檔案管理的公益性不可兼具。各地人才服務(wù)中心流動(dòng)人員人事檔案均實(shí)行公益性管理，如果依托草料二維碼平臺(tái)生成檔案“源代碼”，草料二維碼畢竟是商業(yè)性平臺(tái)，目前可免費(fèi)使用50M的容量，兗州區(qū)目前存放流動(dòng)人員人事檔案近叁萬(wàn)份，如果僅錄入簡(jiǎn)單檔案基本文字信息，尚可實(shí)現(xiàn)免費(fèi)使用。一經(jīng)推廣，隨著檔案信息的不斷健全完善，草料二維碼提供的免費(fèi)容量恐難支持大范圍流動(dòng)人員人事檔案龐大的數(shù)據(jù)流量;另外，服務(wù)對(duì)象的高頻使用或?qū)⒋偈股虡I(yè)平臺(tái)受利益驅(qū)使，開(kāi)通限時(shí)免費(fèi)或降低免費(fèi)容量，影響源代碼的推廣使用。

3）二維碼生成平臺(tái)安全性仍亟待提升。根據(jù)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》要求，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)按照管理制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的要求，嚴(yán)格遵循保密制度。兗州區(qū)人才服務(wù)中心目前錄入的檔案“源代碼”，只提供可公開(kāi)的流動(dòng)人員檔案基本信息，幫助服務(wù)對(duì)象找到個(gè)人人事檔案的“家”。隨著單位人力資源管理要求的不斷提高，僅顯示基本信息，很快將不能滿(mǎn)足代理單位對(duì)代理人員人事檔案信息完整性及全面性的要求。如果付于“源代碼”更多的實(shí)用性，商業(yè)二維碼生成平臺(tái)的安全性及使用權(quán)限將面臨極大挑戰(zhàn)。

4 推進(jìn)工作的意見(jiàn)建議

下一步，兗州區(qū)人才服務(wù)中心將繼續(xù)堅(jiān)持為人民服務(wù)的宗旨和對(duì)服務(wù)對(duì)象高度負(fù)責(zé)的原則利用一至兩年的時(shí)間將流動(dòng)人員人事檔案“源代碼”工作推行好，保證服務(wù)對(duì)象的人事檔案盡快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、規(guī)范化，爭(zhēng)做全省流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)工作的排頭兵。

一是強(qiáng)化檔案“源代碼”工作的信息宣傳。充分利用微信公眾號(hào)、電臺(tái)、報(bào)紙等媒體渠道，廣泛宣傳“源代碼”服務(wù)內(nèi)容及優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，盡快提高“源代碼”的知曉率和使用度，讓它可以惠及更多的流動(dòng)人員和代理單位，既而得到更大范圍或地區(qū)的認(rèn)可應(yīng)用。

二是迅速完善基礎(chǔ)信息的采集。生成“源化碼”的前提是基礎(chǔ)信息的采集，只有基礎(chǔ)信息采集全面了生成的二維碼才有意義。我們計(jì)劃利用半年的時(shí)間，通過(guò)社保平臺(tái)、檔案整理等方式，盡可能多的獲得存檔人員的身份證號(hào)等基礎(chǔ)信息并認(rèn)真核實(shí)，保證采集到信息盡可能的真實(shí)完善、覆蓋面廣。鼓勵(lì)更多的檔案所有者通過(guò)“源代碼”找到檔案所在地，動(dòng)態(tài)關(guān)注自己的檔案信息，讓每一份流動(dòng)人員人事檔案“活”起來(lái)。

三是積極爭(zhēng)取上級(jí)資金技術(shù)支持。流動(dòng)人員人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)嚴(yán)肅系統(tǒng)的工程，需要全省乃至全國(guó)范圍各職能部門(mén)的通力合作。綜合性的商業(yè)平臺(tái)或不能滿(mǎn)足這項(xiàng)工作的全面開(kāi)展實(shí)施，只有政府投入資金技術(shù)，開(kāi)發(fā)自己的二維碼生成技術(shù)，結(jié)合人社部門(mén)已有的后臺(tái)數(shù)據(jù)管理，根據(jù)不同的管理者設(shè)置不同的檔案使用權(quán)限，才能實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案管理的安全有效，達(dá)到讓“代理單位、服務(wù)對(duì)象滿(mǎn)意和檔案管理部門(mén)”三方滿(mǎn)意的目的。

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