創(chuàng)新檔案管理方法 提升檔案服務(wù)質(zhì)量策略研究

劉燕

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，以往的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足新形勢(shì)下檔案管理的要求。通過(guò)創(chuàng)新檔案管理策略，規(guī)范檔案管理工作，能夠有效提升檔案管理水平，讓其更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。檔案管理在企業(yè)中占有舉足輕重的地位，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)不斷地改革和創(chuàng)新，檔案管理工作也無(wú)法滿足當(dāng)前企業(yè)相關(guān)工作的需求，因此，企業(yè)需要重新整合檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化，提高檔案管理的工作效率和工作水平。因此，深入探究新形勢(shì)檔案管理創(chuàng)新策略具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新檔案;管理;策略

隨著當(dāng)前社會(huì)的快速發(fā)展，工作內(nèi)容越加復(fù)雜，檔案資源越加多樣化，檔案資源的價(jià)值越來(lái)越高，因此傳統(tǒng)的檔案管理工作已然無(wú)法滿足當(dāng)前企業(yè)發(fā)展對(duì)于檔案管理工作的實(shí)際需求。在實(shí)際工作中，檔案管理對(duì)于企業(yè)和國(guó)家來(lái)說(shuō)都極為重要，檔案如果出現(xiàn)損壞或遺失，則很有可能導(dǎo)致企業(yè)的日常生產(chǎn)無(wú)法正常進(jìn)行。特別是對(duì)于紙質(zhì)檔案管理工作而言，紙質(zhì)檔案容易損壞不易保存，目前我們還未有比較完美系統(tǒng)的保存紙質(zhì)檔案的科學(xué)方法，拓寬檔案保護(hù)方式，多角度、全方位實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的保護(hù)變得尤為重要。只有不斷地提高管理方法才能夠合理降低紙質(zhì)檔案的損壞概率，保證紙質(zhì)檔案的利用率達(dá)到最優(yōu)化。

1 新形勢(shì)下檔案管理策略創(chuàng)新的意義

檔案資料是企業(yè)在不斷發(fā)展過(guò)程中形成的非常重要的無(wú)形資產(chǎn)。在檔案管理過(guò)程中，不但要求做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保存檔案資料，而且還要將企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中所需要的各種資料和信息進(jìn)行整理歸檔，并將其合理地融入到企業(yè)管理體系中。通過(guò)創(chuàng)新新形勢(shì)下的檔案管理策略，更新檔案管理理念，積極探究新型檔案管理手段，才能夠?qū)⑵髽I(yè)的發(fā)展情況更加真實(shí)、準(zhǔn)確地反映出來(lái)，為管理人員全面了解企業(yè)整體情況、及時(shí)調(diào)整經(jīng)營(yíng)管理策略提供重要的參考資料。

2 新形勢(shì)下檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案管理不重視，檔案管理人員素質(zhì)有待提升

當(dāng)前部分企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中尚未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，片面地認(rèn)為檔案管理只是簡(jiǎn)單地進(jìn)行信息錄入和管理。同時(shí)，由于部分檔案管理人員對(duì)檔案管理的知識(shí)了解較少，職業(yè)素質(zhì)偏低，在檔案管理過(guò)程中很容易導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)缺失和遺漏現(xiàn)象，不利于檔案資料完整地保存，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提升。

2.2 管理體制不健全，檔案管理人員配置不合理

由于部分企業(yè)在檔案管理過(guò)程中尚未構(gòu)建完善的檔案管理體制，導(dǎo)致檔案管理人員在日常工作中缺乏監(jiān)督，這樣在一定程度上影響了檔案管理效率的提升。同時(shí)，由于檔案管理人員配置不合理，進(jìn)而制約了檔案管理水平的提升，影響了檔案資料的開(kāi)發(fā)和利用。

2.3 檔案管理信息化水平低，制約了檔案管理發(fā)展

隨著信息技術(shù)被廣泛地運(yùn)用到各項(xiàng)工作中，相比部分企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)水平依然發(fā)展緩慢，檔案信息化管理硬件設(shè)備不完備，導(dǎo)致信息技術(shù)的作用尚未在檔案管理中充分彰顯出來(lái)。同時(shí)，部分企業(yè)始終以紙質(zhì)檔案管理為主，紙質(zhì)檔案所占據(jù)的空間大、儲(chǔ)存信息量小、花費(fèi)大量的人力和物力等這些現(xiàn)狀都制約著檔案管理水平的提升。

3 新形勢(shì)下檔案管理的創(chuàng)新策略

3.1 建立健全檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理規(guī)范化

首先，應(yīng)構(gòu)建科學(xué)化的檔案歸檔制度。在資料歸檔的過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案歸檔制度，切實(shí)保證檔案資料應(yīng)收盡收。由于企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)管理中所涉及的類別多、開(kāi)展的組織活動(dòng)豐富多樣，決定了檔案管理內(nèi)容的多樣化，所以在檔案資料收集過(guò)程中應(yīng)切實(shí)保證資料的齊全性。尤其是企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中針對(duì)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)所制定的方案、意見(jiàn)、決定等重要文件，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況規(guī)范文件備案內(nèi)容，以此保證檔案管理資料的完整性，讓新形勢(shì)下的檔案管理工作朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。其次，完善檔案管理制度。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，在新形勢(shì)下的檔案管理過(guò)程中應(yīng)統(tǒng)籌結(jié)合信息化技術(shù)發(fā)展背景構(gòu)建完善的檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程，制定檔案資料的安全管理措施，以便為保障新形勢(shì)下檔案資料的安全性提供重要的制度支持。再次，建立有效的檔案檢查制度。在新形勢(shì)下的檔案資料管理過(guò)程中，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建有效的檔案資料檢查制度，堅(jiān)持做到自我檢查與企業(yè)檢查結(jié)合、上級(jí)檢查與檔案系統(tǒng)檢查結(jié)合、短期檢查與長(zhǎng)期檢查結(jié)合，以此保證單位檔案管理資料的檢查效果，有效提升檔案資料的管理水平。最后，建立完善的激勵(lì)制度。為了有效提升新形勢(shì)下檔案管理水平，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求合理地將檔案管理目標(biāo)責(zé)任制納入績(jī)效考核制度中，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性，最大限度地提升檔案管理水平。

3.2 注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

通過(guò)組織檔案管理人員積極參與專業(yè)培訓(xùn)工作，能夠在培訓(xùn)過(guò)程中更加全面地了解檔案管理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)和專業(yè)技能，真正了解檔案管理工作的具體負(fù)責(zé)事項(xiàng)，如各類資料的立卷范圍、保管期限，全面提升檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)。從而更好地服務(wù)檔案管理工作。

3.3 強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享

在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下，合理地將數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過(guò)程中，靈活地利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案資料查詢與管理，注重開(kāi)發(fā)檔案資料管理軟件，加快檔案資料管理實(shí)現(xiàn)智能化步伐。將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用到檔案資源的管理過(guò)程中，逐步構(gòu)建起數(shù)字化的管理系統(tǒng)，完善檔案數(shù)字化硬件設(shè)備，利用信息化技術(shù)來(lái)完成檔案資料的收集、整理、管理和查詢，便能夠讓檔案管理的效率真正得到提升。同時(shí)，由于各個(gè)部門的工作需求有所差異，所以在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)針對(duì)不同的資料類型采用不同的數(shù)字化設(shè)備，讓各種數(shù)字化設(shè)備能夠與企業(yè)的檔案資料管理工作更好地對(duì)接起來(lái)，這樣能夠讓檔案管理資料更好地服務(wù)于企業(yè)發(fā)展。

3.4 建立檔案收集系統(tǒng)，提高檔案管理質(zhì)量

在企業(yè)不斷發(fā)展的過(guò)程中，各種生產(chǎn)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料大幅增加。因此，為了有效提升檔案管理效率，需要建立科學(xué)的檔案資料收集系統(tǒng)，明確負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人和管理人員的職責(zé)，全面掌握企業(yè)發(fā)展情況，有效落實(shí)檔案收集歸檔工作。尤其是在一些大型的檔案資料管理過(guò)程中，合理地將各個(gè)部門集成一個(gè)統(tǒng)一的整體，全面開(kāi)展檔案收集歸檔工作。逐步構(gòu)建起良好的檔案資料管理網(wǎng)絡(luò)體系，擴(kuò)大檔案資料內(nèi)容的覆蓋范圍，最大限度提升新形勢(shì)下的檔案管理水平。

總之，強(qiáng)化檔案管理工作對(duì)推動(dòng)社會(huì)發(fā)展具有重要的意義。尤其是在社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)下，通過(guò)創(chuàng)新檔案管理策略，建立健全檔案管理制度，保證檔案管理規(guī)范化，注重檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，才能讓檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化和法制化，最大限度提升檔案管理水平，推動(dòng)檔案管理更好地服務(wù)企業(yè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王洋.基于信息化背景的文書檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019（19）：60.

[2]趙雪華.“互聯(lián)網(wǎng)+”視閾下檔案館服務(wù)能力提升策略[J].蘭臺(tái)世界，2019（z1）：56-57.

[3]常大偉.國(guó)家治理現(xiàn)代化進(jìn)程中的檔案制度變遷及因應(yīng)策略[J].檔案管理，2019（5）：4-7.

[4]趙翔燕.創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)戰(zhàn)略背景下科技檔案資料開(kāi)發(fā)與服務(wù)新方式[J].江蘇科技信息，2019（22）：4-6.

[5]丁帥.新形勢(shì)下我國(guó)企業(yè)經(jīng)濟(jì)管理創(chuàng)新策略分析[J].智富時(shí)代，2019（3）：45-46.