Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧新探

摘要：科技的發(fā)展，時代的更迭，使人們的生活愈加便捷。目前我國已進入5G時代，不論是工作辦公還是實際生活，計算機軟件的應(yīng)用范圍都愈加廣泛，特別是Word軟件。本文主要講述關(guān)于Word軟件在日常辦公中所涉及到的一些小技巧，并對Word軟件在實際使用時常出現(xiàn)的一些受損文檔的恢復(fù)進行解釋。

關(guān)鍵詞：Word軟件;日常辦公;應(yīng)用技巧;探究

中圖分類號：TP391.12?文獻標識碼：A?文章編號：1672-9129（2020）09-0166-01

1?Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧

1.1數(shù)據(jù)中的小數(shù)點的輸入技巧。當人們在進行一些工作時，有時候會遇到“.”、“?！钡闹杏⑥D(zhuǎn)換問題，每次點擊“Shift”鍵進行轉(zhuǎn)換的話不免有些浪費時間。那么，為了節(jié)省時間，提高用戶編輯Word文檔的效率，用戶就可以先打開“工具”菜單欄，選擇其中的“自動更正選項”這一對話框，所彈出的對話框中有“替換”和“替換為”的字眼，這時候用戶只需要將“。”填入“替換”這一框內(nèi)、將“.”填入“替換為”框內(nèi)即可。這樣一來，用戶在使用Word文檔時，只要在填寫數(shù)據(jù)，那么所輸入的“。”就會自動變?yōu)樾?shù)點“.”，大大提高了用戶的作業(yè)效率。

1.2文本縮進。在用戶編輯Word文檔的過程中，有時候會因為文本縮進問題而煩惱。為了解決這一煩惱問題，用戶就可以在編輯文本內(nèi)容之前，在文檔中點擊右鍵，選擇“段落”這一欄，然后從中找出“特殊格式”，之后用戶就可以根據(jù)自己的實際需要來選擇“首行縮進”或者“懸掛縮進”，并根據(jù)自己需要重新選擇所要縮進的字符。

1.3多個文檔的打開與切換。如果用戶需要打開兩個或兩個以上的Word文檔時，就可以先選中所需要打開的文檔，之后點擊鍵盤上的“Enter”回車鍵即可打開選中的所有文檔。另外，在選擇所需要打開的文檔時，如果文檔是緊挨著的兩個或者多個，只需要先按著“Shift”鍵，之后再分別點擊位于所需要打開文檔的第一個和最后一個即可;還有一種情況是所需要打開的Word文檔是不連續(xù)的，那么這時候就需要先按著“Ctrl”鍵，之后再逐一點擊需要所需要打開的文件。但需要注意的是，不論是按哪種方式選擇多個文檔，最后都需要點擊回車鍵來打開文檔，此外，如果打開的Word文檔過多的話，為了更加便捷，用戶就可以直接點擊菜單欄上的窗口菜單來進行直接切換。

1.4對文檔進行保密。在一些特殊時候，比如說用戶電腦需要借出去但是用戶并不希望自己所制作的Word文檔被別人看見，那么此時用戶就可以先打開Word文檔中的“工具”菜單，接著就可以根據(jù)用戶的實際需要來選擇設(shè)置“打開權(quán)限”或“編輯權(quán)限”密碼。如果用戶不希望別人看到Word文檔的內(nèi)容時，就可以按照上面的步驟來設(shè)置“打開權(quán)限”的密碼;如果用戶只是不希望別人編輯自己制定的Word文檔時，就可以設(shè)置“編輯權(quán)限”的密碼。

1.5重復(fù)復(fù)制文字格式。一般情況下，用戶復(fù)制文字格式都是通過格式刷的途徑來完成的，但是如果想要重復(fù)地復(fù)制文字格式的話，用戶一直重復(fù)點擊格式刷不免有些復(fù)雜和浪費時間。為了使復(fù)制文字格式的過程變得簡單，用戶就可以雙擊格式刷，這樣一來就可以無限復(fù)制文字格式了，這種方式可以作為重復(fù)復(fù)制文字格式的一個妙用技巧，十分實用。

2?受損文檔的恢復(fù)

2.1自動恢復(fù)。當用戶在使用Word文檔遇到斷電、計算機死機等問題時，如果沒有提前對所編輯的文檔進行保存的話，就很容易使正在編輯的文本丟失。不少初次使用Word文檔的用戶會認為計算機自身就已經(jīng)具備十分良好的文檔恢復(fù)功能，但是需要強調(diào)的是，計算機Word文檔中雖然可以自動保存用戶所編輯的文本內(nèi)容，但是保存的并不完整，這依舊會給用戶帶來損失。為進一步改變此類情況，用戶可以對所編輯的Word文檔進行自動保存設(shè)置，首先先點擊“文件”選項卡中的“文件菜單欄”，然后在里面找出“自動保存設(shè)置”選項，之后就根據(jù)用戶自身實際需要來對自動保存的時間和數(shù)量進行設(shè)置。

2.2修改啟動。在一些特殊時候，用戶在使用宏的時候會導(dǎo)致Word文檔的打開出現(xiàn)故障，為避免出現(xiàn)這類情況，用戶就可以在使用宏之前對Word文檔的參數(shù)進行一個小設(shè)置，先從桌面上找出“我的電腦”，之后再從中找出Word程序，將Winword.exe文件的快捷形式發(fā)送至電腦桌面，然后再繼續(xù)找出桌面上該文件的屬性窗口，找出“目標”這一文本框，將“/m”填入該文本的后面，再對快捷方式進行保存。

2.3文本恢復(fù)。用戶需要進行文本恢復(fù)時，可利用“從任意文本中恢復(fù)文本”轉(zhuǎn)載器來修復(fù)受損傷的Word文檔。具體操作過程如下：

首先，用戶需要找出“文件”這一菜單欄，然后找出其中的“文本類型”這一對話框;其次，就需要單擊所找出的對話框，并從中選擇“從任意文本中恢復(fù)文本”;最后，直接打開受損的Word文檔即可。這三個步驟下來，就可以使受到損傷的文檔得到恢復(fù)，避免了用戶的損失。

結(jié)語：當下辦公軟件十分盛行，人們對于Word文檔的使用范圍已經(jīng)十分廣泛，在使用Word時用戶經(jīng)常會遇到一些復(fù)雜的問題。為了保證用戶工作效率，并節(jié)省時間，本文主要對Word文檔在實際運用中的一些小技巧進行了闡述，并給出因特殊問題引起的Word文檔受損的恢復(fù)建議，希望通過本篇文章能夠給廣大Word文檔用戶帶來一些好的技巧和建議。

參考文獻：

[1]李永軍.計算機Word辦公軟件的使用及操作分析[J].電腦知識與技術(shù)：學術(shù)版，2019，15（6X）：263-264.

[2]賈琴.Word軟件在日常辦公中的應(yīng)用技巧[J].電腦知識與技術(shù)：學術(shù)版，2019，15（7Z）：265-266.

作者簡介：劉斐，1983年1月10日，男，漢，山西省大同市人，在職研究生，教師，研究方向：計算機基礎(chǔ)應(yīng)用技術(shù)。