淺析建筑工程檔案資料管理問題及措施

武婷婷

摘 要：最近這幾年，我國建筑事業(yè)高速發(fā)展，在建筑工程中，檔案資料的相關(guān)管理工作至關(guān)重要，資料信息是整個企業(yè)對于建筑經(jīng)驗和技術(shù)的積累總結(jié)，資料的提供在整個工程的前中后期都有著重要的參考意義，因此建立起一個完善的工程檔案管理制度能夠?qū)こ藤|(zhì)量、工程進度等進行有效的監(jiān)督管理。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料管理;問題及措施

隨著信息化技術(shù)的不斷深入和普及，建筑工程檔案資料管理已經(jīng)成為建筑工程技術(shù)與設(shè)計中必不可少的組成部分，檔案資料管理員的工作實效性直接決定建筑工程整體質(zhì)量和交工后期建筑企業(yè)的資金收益。檔案管理員必須要精準記錄、真實反映整個施工過程的工程資料，要確保工程資料的真實性、準確性、完整性。建筑工程檔案不僅是施工前期設(shè)計工作和施工過程中施工技術(shù)需要借鑒的實用性理論依據(jù)，也是施工驗收過程中及竣工后期進行質(zhì)量驗收的關(guān)鍵參照信息，更是對項目施工過程中施工技術(shù)和設(shè)計方案經(jīng)驗的總結(jié)。

1 工程檔案資料管理的作用

1.1 監(jiān)督作用

工程項目持續(xù)時間長，施工工序復雜，每道施工工序驗收合格以后才可以進入下一道施工工序，施工過程以及驗收過程都有記錄資料。現(xiàn)階段使用的驗收表單涵蓋了驗收的內(nèi)容、標準以及規(guī)范要求。

1.2 驗收作用

目前實行的建筑工程質(zhì)量驗收標準規(guī)定，單位工程驗收的基礎(chǔ)是分部分項質(zhì)量驗收合格，分部分項工程技術(shù)資料合格，建筑工程使用功能符合要求，工程感觀質(zhì)量合格。由此可見，檔案資料是規(guī)范要求，檔案資料不符合要求，工程驗收就不能通過。

2 建筑工程檔案資料管理問題

2.1 資料管理制度存在疏漏問題

建筑工程資料管理制度是在建設(shè)過程中約束資料管理人員進行精準記錄、真實反映的保障，更是考核管理人員對自身工作職責是否明確的標準?，F(xiàn)階段大部分施工企業(yè)都沒有建立完善的資料管理制度和監(jiān)督部門，在實際運用過程中缺乏具體執(zhí)行力度，導致實踐效果不理想。同時資料管理制度存在疏漏問題也表明了管理人員缺乏管理意識、不能明確自身工作崗位的重要性，嚴重影響建筑工程施工建設(shè)工作的順利進行。

2.2 記錄工程資料喪失后期利用價值

大部分建筑企業(yè)沒有意識到建筑工程資料管理的實踐作用，完全借鑒或獨創(chuàng)不完善的資料管理條例，導致不能精準收集、記錄、整理工程資料，同時資料員因資料整理不及時導致資料存在疏漏或錯誤，失去工程資料的真實性、準確性、完整性，進而喪失了后期繼續(xù)使用或參考的利用價值。例如：質(zhì)量檢查及驗收工作中資料報告存在錯誤，就容易導致后期出現(xiàn)質(zhì)量事故，追究原因時填寫的資料報告都是最有力的證據(jù)。

3 建筑工程檔案資料管理優(yōu)化措施

3.1 資源融合，推進互聯(lián)共享

跨界融合和開放共享是“互聯(lián)網(wǎng)+”時代發(fā)展的重要特征，“業(yè)務融合”“技術(shù)融合”和“數(shù)據(jù)融合”的三融理念與“跨層級”“跨地域”“跨系統(tǒng)”“跨業(yè)務”和“跨部門”的五跨思維為工程項目檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展變革提供了重要的啟發(fā)?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出應“加快檔案信息資源共享服務平臺建設(shè)”，加快信息資源共享服務?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案管理背景下運用技術(shù)突破了傳統(tǒng)的單一機構(gòu)和類型的檔案資源管理困境，緩解了資源分散、重復和利用效率低下等問題。通過搭建統(tǒng)一的檔案資源管理平臺，運用全程管理與前端控制的思想理念，各單位可實時將檔案文件進行上傳及共享，進而實現(xiàn)資源層、業(yè)務層和技術(shù)層的互聯(lián)互通。將不同類型的檔案資源進行聚集與整合，推動了檔案資源的集成化與共享化，對促進檔案管理全程控制、檔案資源優(yōu)化配置和后期的資源挖掘與開發(fā)具有重要意義。

3.2 把握關(guān)鍵，建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫

檔案信息化管理的目標和重點在于能夠讓檔案的查閱者、利用者從廣泛的檔案資料中直接、快速地找到自己所需要的檔案。建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標、突出這一重點。因此，實現(xiàn)檔案資料的共享是檔案資料信息化管理的關(guān)鍵所在。首先，檔案管理部門和人員需要利用信息技術(shù)和計算機技術(shù)來促進紙質(zhì)檔案向數(shù)字化的轉(zhuǎn)變和錄入;其次，按照科學的標準和依據(jù)，對經(jīng)過信息化、數(shù)字化處理的檔案資料進行優(yōu)化處理，建立數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫，使檔案信息一目了然，保證檔案資料的利用者能夠明確查找方向，提高查找效率，也能夠有效減少辦公系統(tǒng)運行期間對內(nèi)存的需求;最后，根據(jù)數(shù)字化檔案的主要內(nèi)容來大致分類，主要劃分為幾個不同的專題，在此基礎(chǔ)上建立數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)庫的開放性，以方便不同部門間的檔案互通和共享，提高檔案資料的利用效率。例如，為了完善信息化檔案管理，檔案資料管理人員應建立數(shù)字化的檔案信息數(shù)據(jù)庫，對紙質(zhì)檔案完整地進行電子掃描，并將所有文件都輸入到新建立的數(shù)據(jù)庫中。在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，檔案管理人員要根據(jù)檔案的時間、種類及不同的任務進行劃分。待使用、查找時，查閱者輸入關(guān)鍵詞便可查找到相關(guān)內(nèi)容。

3.3 技術(shù)創(chuàng)新，推動智能發(fā)展

技術(shù)運用是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的重要體現(xiàn)。運用大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，完善系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)電子文件實時上傳，推動檔案管理的實時收集、鑒定與歸檔，使工程建設(shè)與檔案管理進度相一致，促進檔案成套性、內(nèi)容完整性建設(shè)。其中，電子簽章的應用為電子文件的數(shù)據(jù)安全性與實時審核提供保障?！伴_放共享”與“結(jié)構(gòu)重塑”是“互聯(lián)網(wǎng)+”的突出特征，通過技術(shù)搭建，可以實現(xiàn)各參建單位之間檔案資源數(shù)據(jù)的共享共建以及檔案部門與各部門之間的實時交流，推動扁平化組織結(jié)構(gòu)建設(shè)，極大程度解決了層級管理中信息傳遞的時差性與檔案人員收集與管理的來回奔波的不便性。利用全過程管理思想，采取跟蹤管理的策略，實現(xiàn)檔案管理人員與各單位的合作管理，也對檔案收集與管理過程的規(guī)范性起到實時監(jiān)督與指導的作用。

3.4 人才多元，促進知識驅(qū)動

“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景下，智能化人才發(fā)展趨勢日益高漲，“大檔案、大服務、大安全”已成為檔案職業(yè)主體的觀念指引。檔案學科建設(shè)中更加強調(diào)科技創(chuàng)新型人才培育，如舉辦“全國高校檔案學專業(yè)大學生課外科技作品競賽”，鼓勵學生激發(fā)創(chuàng)新思維與成果轉(zhuǎn)化意識，提高了人才素質(zhì)與綜合能力。“互聯(lián)網(wǎng)+”工程項目檔案管理強調(diào)“思維創(chuàng)新”“跨界融合”理念的培養(yǎng)，建設(shè)單位對于專業(yè)人才的要求正向多元化與知識化發(fā)展。2019年5月，科學技術(shù)部人才管理中心出版了《中國科技人才發(fā)展報告2018》，圍繞創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略與人才機制體制改革做出分析，為新時代思維創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新與融合發(fā)展提供了重要的支撐力量。因此，應把握機遇，加強專業(yè)化人才與跨學科人才培育，提高技術(shù)人才建設(shè)和檔案管理人員意識，推動知識驅(qū)動發(fā)展，轉(zhuǎn)變服務理念，發(fā)揮工程檔案對工程建設(shè)的重要憑證與參考價值，加強后期開發(fā)利用中的資源建設(shè)與數(shù)據(jù)挖掘。

4 結(jié)語

資料檔案的管理會朝著系統(tǒng)化發(fā)展，建設(shè)工程的資料檔案管理隨著企業(yè)自身發(fā)展需要，將會獨立出來，成為一個單獨運行的部門，系統(tǒng)化的信息管理工作，能夠?qū)φ麄€施工過程起到“數(shù)據(jù)把控”的作用，通過對于各個過程的相關(guān)信息采集，綜合整理并提出相關(guān)意見，幫助企業(yè)在工程的施工進度中不斷調(diào)整優(yōu)化。

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