信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新探討

周利

摘要：在社會各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的過程中創(chuàng)新是其重要的力量源泉，同時也是信息時代下檔案管理工作的基本動力。在信息時代的檔案管理中檔案工作的信息化建設(shè)是其工作創(chuàng)新的客觀需求，信息化建設(shè)的不斷完善有助于滿足新時期檔案管理工作的基本需求，進(jìn)而對信息時代下的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新。在本文中經(jīng)過對檔案管理的信息化概念進(jìn)行闡述，從而對檔案管理信息化建設(shè)中的主要任務(wù)及其內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)說明，進(jìn)而對信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新過程中所面臨的問題以及對策進(jìn)行解析，并對其創(chuàng)新對策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：信息時代;創(chuàng)新;檔案管理

在我國的政府機(jī)關(guān)、企業(yè)、組織以及個人活動中，檔案是作為記錄來進(jìn)行聲像、文字、圖表以及其他文字進(jìn)行保存的主要方式，檔案是重要的社會信息資源。檔案管理也逐漸成為各個組織與部門的重要任務(wù)。傳統(tǒng)的檔案管理具有相對悠久的歷史，近年來，隨著科學(xué)的發(fā)展信息時代逐漸到來，從而促使檔案的管理工作面對更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。在當(dāng)前的信息化工作中檔案管理的創(chuàng)新是其主要要求，并能夠有助于檔案管理工作走出目前的困境，進(jìn)而適應(yīng)當(dāng)代的發(fā)展需求。

一、檔案管理信息化的概述

第一，檔案管理信息化的基本概念。依據(jù)檔案行政管理部門的相關(guān)工作指導(dǎo)范圍，檔案管理信息化主要是指在相關(guān)檔案行政管理機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一規(guī)劃以及組織下，在檔案管理的整個過程中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，從而對檔案的信息資源進(jìn)行有效的采集、接收、保存，進(jìn)而能夠?yàn)闄n案信息資源提供有效的服務(wù)[1]。檔案管理信息化的主要內(nèi)容為將檔案管理的模式由實(shí)體保管為主的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐詳?shù)字化、現(xiàn)代化檔案管理為主的重要轉(zhuǎn)變。

第二，檔案管理信息化的基本特點(diǎn)。其主要包含三方面的內(nèi)容：（1）在進(jìn)行檔案管理信息化工作的過程中，其遵循的政策以及法規(guī)由相關(guān)檔案管理的行政部門進(jìn)行統(tǒng)一制定。（2）在社會活動信息化當(dāng)中檔案管理信息化是其電子文件以及電子檔案等的重要表現(xiàn)形式，同時也是企業(yè)以及政府等的相關(guān)單位實(shí)行信息化管理的主要標(biāo)志。（3）在進(jìn)行檔案信息資源管理的過程中能夠有效發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的主要優(yōu)勢，進(jìn)而在檔案資源管理中實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化，對于檔案管理工作效率的提升具有至關(guān)重要的作用。

第三，檔案管理信息化建設(shè)中的相關(guān)任務(wù)。其主要任務(wù)為通過檔案行政管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃與組織，進(jìn)而能夠與相關(guān)單位實(shí)行信息化建設(shè)的有效結(jié)合，在目前的各個單位中廣泛推廣現(xiàn)代化信息技術(shù)，并且能夠?qū)⑵渥鳛橄鄳?yīng)的載體，從而將檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)及利用，促使單位內(nèi)檔案管理人員的信息化管理水平得到相應(yīng)的提升，進(jìn)而促使檔案管理信息化建設(shè)不斷推進(jìn)與完善。

二、信息化時代下檔案管理工作中遇到的問題以及創(chuàng)新對策

第一，在當(dāng)前信息化時代下檔案管理面臨的問題。主要包含兩方面的內(nèi)容：（1）相關(guān)人員素質(zhì)以及技能的缺乏。在當(dāng)前信息時代的大環(huán)境下，進(jìn)行檔案管理主要是利用現(xiàn)代的計算機(jī)技術(shù)而進(jìn)行的檔案管理工作，因此，對于檔案管理人員具有較高的要求，需要他們具備一定的管理方面的相關(guān)理念以及計算機(jī)技能。但由于在以往傳統(tǒng)檔案管理的過程中，并未對其足夠重視，致使其管理的工作人員主要為相關(guān)單位的職工家屬，而該類人員先進(jìn)的知識理念以及專業(yè)技能較為缺乏，因此，對信息時代下的檔案管理工作存在不適應(yīng)的情況[2]。（2）信息時代下檔案管理的安全性。與傳統(tǒng)的檔案管理比較信息時代的檔案管理主要針對電子檔案進(jìn)行的管理，并且該類檔案具有易查閱以及使用便捷等的特點(diǎn)，因此極易導(dǎo)致篡改檔案情況的出現(xiàn)。不法分子利用相關(guān)的計算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對原始檔案進(jìn)行惡意的竊取、篡改，甚至破壞以及刪除，進(jìn)而使得原始檔案面臨破壞或者泄露等的風(fēng)險。與此同時，電子檔案主要是依托于計算機(jī)主機(jī)以及硬盤等設(shè)備進(jìn)行存儲，因此，若計算機(jī)硬件或者出現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)病毒蔓延，則會導(dǎo)致檔案丟失的情況出現(xiàn)。在當(dāng)前實(shí)行信息時代下的檔案管理工作中，信息安全問題則顯得至關(guān)重要。

第二，信息時代下實(shí)行檔案管理的創(chuàng)新型對策。在當(dāng)前，對于正打算實(shí)現(xiàn)或者已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的企事業(yè)單位以及相關(guān)組織，應(yīng)當(dāng)注重創(chuàng)新型人才的管理以及引進(jìn)相關(guān)機(jī)制，并可以與具備相應(yīng)教育師資的高校進(jìn)行聯(lián)合重點(diǎn)培養(yǎng)。注重數(shù)據(jù)庫、計算機(jī)以及信息安全等相關(guān)知識培養(yǎng)的同時，也應(yīng)注重對其檔案管理工作能力的培養(yǎng)。對于相關(guān)復(fù)合型人才，在其畢業(yè)前可安排到相關(guān)的單位以及組織進(jìn)行實(shí)習(xí)，利于其對相關(guān)的工作內(nèi)容進(jìn)行了解并能夠提前熟悉。在對原有的檔案管理人員進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)注重相關(guān)培訓(xùn)課程的引入，通過采用實(shí)訓(xùn)上崗制度，促使檔案管理人員與創(chuàng)新型人才之間能夠進(jìn)行有效的溝通與交流，進(jìn)而促進(jìn)其相互學(xué)習(xí)。在企業(yè)當(dāng)中采用信息時代下的檔案管理，應(yīng)注意相關(guān)檔案安全保障體系以及標(biāo)準(zhǔn)化流程的建立。對檔案進(jìn)行分類、查閱、歸檔以及保存的過程中可以建立相應(yīng)的安全防范措施，避免被人惡意破壞或者篡改。同時，企事業(yè)相關(guān)單位還應(yīng)注重采用計算機(jī)系統(tǒng)建立相應(yīng)的安全保障體系，進(jìn)而避免由于計算機(jī)設(shè)備使用不當(dāng)或者網(wǎng)絡(luò)攻擊等造成信息破壞或者損失等情況的出現(xiàn)。

綜上所述，在信息時代下的檔案管理中創(chuàng)新是其發(fā)展的必然需求，并且對于檔案管理的工作要求較高，因此在進(jìn)行檔案工作管理的過程中，必須要與時俱進(jìn)，通過不斷創(chuàng)新，促使相關(guān)文化事業(yè)能夠在當(dāng)前的大環(huán)境中得到不斷發(fā)展。此外，在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的過程中，還應(yīng)對公眾權(quán)益進(jìn)行有效維護(hù)避免信息泄露或者丟失等情況出現(xiàn)。同時應(yīng)保持社會信息化建設(shè)與檔案管理的有效結(jié)合，加強(qiáng)與檔案信息管理相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促使檔案管理工作在創(chuàng)新的過程中，真正實(shí)現(xiàn)信息時代化。

參考文獻(xiàn)：

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