航天企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理問(wèn)題及對(duì)策分析

魏筱顏 范海波

航天企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案是航天企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目在立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工過(guò)程中，以及配套工藝設(shè)備儀器申購(gòu)、研制、安裝、調(diào)試和經(jīng)費(fèi)使用等建設(shè)過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。隨著國(guó)家對(duì)航天科技事業(yè)投入的日益增加，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的規(guī)模和金額有突飛猛進(jìn)的增長(zhǎng)，反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程全貌的項(xiàng)目檔案成為項(xiàng)目驗(yàn)收的關(guān)鍵依據(jù)。國(guó)家檔案局《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》中指出，未經(jīng)檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收。近年來(lái)，軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收愈發(fā)規(guī)范，檔案管理要求隨之提高。針對(duì)航天企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中遇到的實(shí)際問(wèn)題，提出相關(guān)對(duì)策。

1.軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理中的問(wèn)題

1.1 預(yù)立卷監(jiān)督與指導(dǎo)職能弱化

長(zhǎng)期以來(lái)，由于檔案部門預(yù)立卷監(jiān)督與指導(dǎo)職能弱化，文件形成部門移交哪些，檔案部門就接收哪些，檔案工作較為被動(dòng)。有的文件因涉密銷毀手續(xù)繁雜重復(fù)歸檔數(shù)份，有的重要文件則未及時(shí)歸檔。文件移交存在不按歸檔要求，而按形成部門工作需要的不規(guī)范現(xiàn)象。項(xiàng)目前期文件過(guò)程稿版本較多，移交時(shí)如無(wú)明確規(guī)定，移交文件版本的有效性和準(zhǔn)確性難以識(shí)別。一旦文件在預(yù)立卷、移交階段產(chǎn)生的問(wèn)題積累到檔案驗(yàn)收階段解決，檔案部門不得不面對(duì)時(shí)間緊張、工作量繁重的困境。

1.2 檔案管理流程不清晰

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目周期長(zhǎng)，文件雜。以物流中心為例，項(xiàng)目推進(jìn)過(guò)程中項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)等文件由能力建設(shè)管理部門產(chǎn)生，勞動(dòng)安全、職業(yè)衛(wèi)生、環(huán)境監(jiān)測(cè)等“三同時(shí)”文件由安全生產(chǎn)管理部門產(chǎn)生，設(shè)備采購(gòu)招投標(biāo)或詢比價(jià)文件由采購(gòu)部門產(chǎn)生，設(shè)備隨機(jī)資料由設(shè)備使用部門收集。設(shè)備到貨后，開箱驗(yàn)收馬上開展，隨機(jī)資料的收集整理卻難以同時(shí)進(jìn)行。設(shè)備文件移交缺少規(guī)范的時(shí)間要求，隨使用部門習(xí)慣而定，給檔案整理預(yù)留時(shí)間較少。設(shè)備驗(yàn)收付款后再向供應(yīng)商索取隨機(jī)文件并不容易，增加了檔案部門的協(xié)調(diào)難度。實(shí)際移交時(shí)，采購(gòu)文件和隨機(jī)資料通常由一個(gè)部門混合移交，完整性難保證。

1.3 檔案整理信息化水平低

文件產(chǎn)生部門多采用線下移交紙質(zhì)目錄清單的方式移交文件，且著錄項(xiàng)填寫規(guī)范性不足，給檔案整理帶來(lái)額外增加的工作量。由于檔案管理系統(tǒng)推廣應(yīng)用不理想，檔案管理員在整理項(xiàng)目檔案的過(guò)程中，耗費(fèi)大量時(shí)間重新錄入文件題名、編寫頁(yè)碼、核對(duì)內(nèi)容，使用較為原始的方式裁切、粘貼檔號(hào)和卷脊，無(wú)暇甄別文件有效性和完整性，在后期檔案驗(yàn)收時(shí)加重整改困難。檔案系統(tǒng)推廣利用效果差，也使項(xiàng)目檔案無(wú)法通過(guò)系統(tǒng)檢索和借閱，大量項(xiàng)目檔案借閱只能由檔案管理員手工抄錄，耗時(shí)長(zhǎng)、效率低。這種提供利用方式無(wú)法主動(dòng)挖掘借閱者潛在的利用需求，更無(wú)法對(duì)館藏資源進(jìn)行價(jià)值挖掘與知識(shí)提煉。

2.軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理對(duì)策

2.1 業(yè)務(wù)指導(dǎo)精準(zhǔn)化，從制度層面加強(qiáng)控制

檔案部門已經(jīng)制定了相關(guān)規(guī)章制度，但規(guī)定中分工不細(xì)化，造成執(zhí)行有折扣。對(duì)此，重新梳理規(guī)章制度，以國(guó)家檔案局10號(hào)令《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》為指導(dǎo)，以航天行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，結(jié)合物流中心實(shí)際，細(xì)化各項(xiàng)制度規(guī)范，增強(qiáng)制度可操作性，精準(zhǔn)對(duì)接各部門歸檔需求，主要從三個(gè)方面展開制度指導(dǎo)管控：一是明確歸檔范圍。按照項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程文件材料應(yīng)歸盡歸的思路，明確各部門應(yīng)移交的檔案范圍。以設(shè)備儀器檔案為例，明確按照設(shè)備采購(gòu)及使用流程，從計(jì)劃購(gòu)置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、使用維修四個(gè)階段開展文件收集與整理工作。針對(duì)需收集特殊文件的外購(gòu)設(shè)備、非標(biāo)設(shè)備、特種設(shè)備，分別制定歸檔范圍。二是明確歸檔要求。即闡明如何編寫頁(yè)碼、檔案目錄著錄項(xiàng)填寫注意事項(xiàng)、移交手續(xù)辦理規(guī)則、案卷質(zhì)量判別和保管期限參考等。減少重復(fù)修改次數(shù)，提高歸檔工作準(zhǔn)確性。三是明確歸檔時(shí)間。如公文類等條目清晰、各著錄項(xiàng)完善的材料可按年度歸檔，設(shè)備儀器或其它技術(shù)項(xiàng)目的文件在驗(yàn)收、鑒定或運(yùn)行后三個(gè)月內(nèi)及時(shí)歸檔，基建工程等文件量大的可分階段歸檔。文件按照年度歸檔或階段歸檔，便于預(yù)立卷部門及時(shí)收集整理，也利于檔案部門統(tǒng)籌規(guī)劃項(xiàng)目文件管理進(jìn)度。

2.2 管理流程標(biāo)準(zhǔn)化，采取精細(xì)化策略

首先，理清投資管理、設(shè)備儀器管理、基建管理、安全保衛(wèi)管理、審計(jì)管理、財(cái)務(wù)管理等預(yù)立卷部門和檔案管理部門的職責(zé)，確立誰(shuí)形成、誰(shuí)歸檔，業(yè)務(wù)什么時(shí)間開展、檔案就在什么時(shí)間控制的管理模式，確保文件收集、歸檔與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。其次，制定預(yù)立卷整理流程，規(guī)范檔案收集、整理、移交模式，提高項(xiàng)目檔案管理效率。再次，發(fā)揮績(jī)效考核的獎(jiǎng)懲激勵(lì)作用。重視項(xiàng)目文件的源頭管控，將項(xiàng)目文件管理納入項(xiàng)目合同管理?？己擞?jì)劃任務(wù)完成時(shí)，同時(shí)考核項(xiàng)目文件歸檔情況。最后，為加強(qiáng)項(xiàng)目全過(guò)程文件的節(jié)點(diǎn)控制和流程控制，要求檔案管理人員參加設(shè)備開箱驗(yàn)收、交（竣）工驗(yàn)收等工作，對(duì)文件形成、整理與歸檔各階段進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。設(shè)備文件歸檔要求采購(gòu)部門和使用部門分別移交相應(yīng)文件，嘗試在設(shè)備隨機(jī)文件收集齊全后再向供應(yīng)商付款，確保隨機(jī)資料完整有效。

2.3 檔案整理信息化，提高檔案線上利用率

文件移交之前，要求使用檔案管理系統(tǒng)開展預(yù)立卷，減少檔案部門的重復(fù)勞動(dòng)，將項(xiàng)目檔案工作重點(diǎn)放在提升文件的有效性和完整性，提高軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理工作效率。推廣檔案系統(tǒng)后，逐步實(shí)現(xiàn)全部館藏文件的目錄級(jí)檢索。隨著電子文件產(chǎn)生量增加，一方面探索單軌制歸檔，另一方面通過(guò)紙質(zhì)文件數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案全文在線利用，拓寬檔案資源共享利用渠道。

結(jié)語(yǔ)

軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作作為企業(yè)支撐性基礎(chǔ)保障工作，重視程度有待提高。航天企業(yè)軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理重點(diǎn)是從文件產(chǎn)生源頭開始加強(qiáng)管控，明確各部門歸檔范圍，強(qiáng)化預(yù)立卷監(jiān)督與指導(dǎo)職能，實(shí)現(xiàn)預(yù)立卷工作信息化管理，減少重復(fù)性工作。為優(yōu)化項(xiàng)目檔案隊(duì)伍建設(shè)，應(yīng)重視兼職檔案員培訓(xùn)，發(fā)揮人力資源優(yōu)勢(shì)，從預(yù)立卷階段規(guī)范檔案的收集整理，推動(dòng)項(xiàng)目檔案管理工作更加順暢、高效，為后續(xù)檔案保管與檔案信息資源整合利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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