淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

范杰

摘 要：隨著多媒體互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)以其數(shù)據(jù)信息量大、傳遞速度快、結(jié)構(gòu)復(fù)雜吸引了社會各界的關(guān)注。近幾年信息技術(shù)飛速發(fā)展在各行各業(yè)帶來個各種革命與創(chuàng)新，在這樣的信息時代下，信息帶來的便利影響比較大的還是信息管理尤其是檔案管理工作。檔案管理工作是每一個單位不可缺少的一個工作崗位，是每一個單位和行業(yè)運(yùn)行的基礎(chǔ)。本文，筆者將根據(jù)自身的工作經(jīng)驗淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新發(fā)展

引言

檔案管理工作是一個歷史悠久、不可或缺的工作崗位，在現(xiàn)代，檔案管理工作不僅僅是整理和保存檔案這么簡單，社會、單位和企業(yè)的發(fā)展使得對于檔案管理工作的要求越來越高，不僅僅要按照一定順序整理保存檔案，還能夠?qū)τ跈n案的相關(guān)信息做出對于決策者有用的信息。傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無法滿足這樣的需要，因此檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)信息時代互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的洪流創(chuàng)新工作方式，優(yōu)化檔案管理工作模式。

一、目前檔案管理工作中存在的問題

目前檔案管理最大的問題就是方法傳統(tǒng)陳舊，缺乏改革創(chuàng)新，由于檔案管理工作往往不是各個單位的核心部門因此很少受到人們的關(guān)注，對于檔案管理工作的創(chuàng)新也鮮有人提起，檔案管理工作就數(shù)十年如一日的沿用傳統(tǒng)方法。即僅僅起到保存整理檔案的作用，而沒有將檔案數(shù)據(jù)化，使檔案能夠具有使用價值，檔案管理工作于現(xiàn)代的信息化沒有接軌，沒有充分發(fā)揮出信息化的優(yōu)勢。

此外很多單位的檔案管理機(jī)制也存在不健全的現(xiàn)象，在實際的工作當(dāng)中各個單位檔案管理部門規(guī)模大小不一，有的只有一個人，甚至有的都是由其他部門人眼兼職該崗位。這就導(dǎo)致了檔案管理工作人員專業(yè)水平和能力不一，并且檔案管理工作沒有任何考評機(jī)制和管理制度，工作人員大多自由散漫沒有積極上進(jìn)的工作態(tài)度。

而上述問題最根本的問題還是單位和企業(yè)對于檔案管理工作的重視度不夠，大多數(shù)管理者沒有意識到檔案管理工作的重要性，也沒有能夠充分利用檔案管理獲得相應(yīng)的決策信息。單位和管理者的忽視直接影響了這一門行業(yè)的發(fā)展與創(chuàng)新，導(dǎo)致眾多信息資源閑置，工作人員工作效率低，檔案管理工作成本高效果低。檔案管理工作也就不能規(guī)范有序的開展，甚至出現(xiàn)很多錯誤與虛假檔案。

二、檔案管理工作原則

現(xiàn)代的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)是網(wǎng)絡(luò)化、、信息化的，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)是檔案管理工作開展的基石。目前我國信息化電子化的檔案管理工作正在鋪展當(dāng)中，通過計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新的檔案管理工作可以正確高效的進(jìn)行檔案資料的歸納整理，同時降低了檔案保存的成本。然而在新時代的檔案管理工作中，單位和單位工作者也應(yīng)當(dāng)注意檔案管理工作的原則。

首先就是要建立規(guī)范的工作細(xì)則，不同單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況建立適合自己的，高效有序的檔案管理工作體系，對于檔案管理部門日常工作進(jìn)行規(guī)范和詳細(xì)地要求。此外還要結(jié)合國家相應(yīng)法律和政策，響應(yīng)國家各項方針政策對檔案管理工作者進(jìn)行細(xì)則管理。

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施是現(xiàn)代化檔案管理工作的基礎(chǔ)，是檔案管理信息化，高效化的前提條件。各個單位和企業(yè)應(yīng)當(dāng)支持檔案管理工作信息化改革，投入相應(yīng)的資金支持檔案管理的信息化建設(shè)。企事業(yè)單位可與政府相關(guān)部門形成有效聯(lián)動，進(jìn)而形成層級分明、反應(yīng)迅速的信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺，進(jìn)一步可以努力實現(xiàn)檔案共享。

最后就是檔案管理工作人員必須具有檔案管理的相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)，掌握信息化檔案管理的基本能力，具有專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性的工作態(tài)度，保證檔案收錄時準(zhǔn)確無誤，在檔案的保管方面，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好保密工作。在檔案分析管理方面，能夠充分利用互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)，進(jìn)行數(shù)據(jù)歸納分析，實現(xiàn)檔案資料的整合，提高檔案查詢的效率，也提高檔案的可使用價值。檔案管理工作原則是檔案管理工作創(chuàng)新信息化發(fā)展的基礎(chǔ)，只有好好落實原則，企業(yè)和單位的檔案管理工作才能夠有序高效地開展。

三、檔案管理工作創(chuàng)新的方法

在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)就是財富，全面完整的數(shù)據(jù)被收集起來，不僅僅具有初次采集所做的調(diào)查分析的價值，數(shù)據(jù)會在后面的社會活動中被反復(fù)以不同的目的使用，其價值不斷增加，在日后的各種研究中將不斷產(chǎn)生新的價值。因此在新時代中檔案管理工作的創(chuàng)新顯得十分重要。

首先，檔案管理工作者要創(chuàng)新管理理念。檔案管理工作者必須認(rèn)識到信息化地重要性，和將信息化引入到檔案管理工作中地重要性，要具有創(chuàng)新思維和接受新事物地能力，緊緊跟隨信息化和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展地腳步，不斷創(chuàng)新信息管理方法。從最初地對于檔案管理工作就是收錄和看管檔案地認(rèn)識轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案管理是對于信息地收集整理和分析。加強(qiáng)對于檔案管理人員的技能培訓(xùn)，能夠熟練地操作信息系統(tǒng)。

其次要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的管理制度。由于過去傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，導(dǎo)致“人治”是檔案管理的主要方式，從收錄到保管都需要專門的人員來負(fù)責(zé)。而如今隨著信息化創(chuàng)新的推進(jìn)，這種管理制度必須被取代，企業(yè)和單位管理者應(yīng)當(dāng)意識到，檔案管理的重點不再是檔案的收錄與保管，而是電子信息化的自動收錄和自動儲存，電子檔案的客觀性比較強(qiáng)，方便進(jìn)行查詢和進(jìn)行相關(guān)的數(shù)據(jù)分析。但是這就要求必須有一套完整有序的管理制度，管理人員也必須是相關(guān)的專業(yè)人士，并且，管理制度應(yīng)當(dāng)嚴(yán)密且職責(zé)清晰，建立良好的保密機(jī)制，保證非工作人員不會篡改檔案和相關(guān)數(shù)據(jù)，工作人員責(zé)任到人，便于發(fā)現(xiàn)錯誤時的追查。在保密方面最有效的方法還是在關(guān)鍵控制點設(shè)置雙人或多人驗證。再次，在數(shù)據(jù)庫中安裝監(jiān)控系統(tǒng)，在出現(xiàn)異常時及時通知上級管理部門。最后，嚴(yán)格控制各檔案工作人員的系統(tǒng)權(quán)限。

信息化的浪潮沖擊著各行各業(yè)的發(fā)展，是挑戰(zhàn)也是機(jī)遇，作為檔案管理工作者或者研究者都應(yīng)該正視并重視信息化時代的到來，轉(zhuǎn)變自己的傳統(tǒng)觀念和思維定式，尤其是建立起在互聯(lián)網(wǎng)時代十分重要的因果關(guān)系和相關(guān)關(guān)系思路。在科技發(fā)展的今天，檔案管理的創(chuàng)新是必不可少的，檔案管理工作的作用也將變得越來越重要，只有不斷優(yōu)化創(chuàng)新工作方式，才不會在信息化的洪流中被淘汰。

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[2]楊彥杰.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室務(wù)，2016（28）：126.

（作者單位：四川省疾病預(yù)防控制中心）