對數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的幾點認(rèn)識

程超

摘 要：隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用和普及，運用數(shù)字檔案管理建設(shè)系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫使得工作效率越來越高，對推動基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)有重要作用。近些年來，我們在對數(shù)字檔案管理方面應(yīng)用了系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并取得了一些成果，但是對于數(shù)字檔案的大量數(shù)據(jù)的分類歸納的工作量巨大，這就要求建設(shè)更加完備的系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，如此才能提高數(shù)字檔案管理的工作效率。結(jié)合現(xiàn)代信息科技的應(yīng)用，數(shù)字檔案管理需要不斷的升級和優(yōu)化，才能使得數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)更加完善，這也同時對檔案管理人員的素質(zhì)水平提出了更高的要求。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案;管理;工作效率;數(shù)據(jù)庫

引言

數(shù)字檔案管理會隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，逐步走向數(shù)字化、信息化的時代，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案管理的模式和技術(shù)已經(jīng)不符合現(xiàn)在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的需求。結(jié)合現(xiàn)代的信息技術(shù)，應(yīng)用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠高效、快速地滿足人們獲取信息的需求，打破了時間和空間的界限，也能實現(xiàn)在線和網(wǎng)盤信息資源的即時共享，為人們的工作和生活提供了極大的便利。

一、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的現(xiàn)狀

傳統(tǒng)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)主要是采用紙質(zhì)的管理方式進行數(shù)據(jù)的管理，這種方式較為繁瑣，在儲存期限、保管方式和安全性都有一定的局限性，隨著人們對各種數(shù)據(jù)處理的要求增加，尤其是對數(shù)據(jù)的分類、存儲、查閱等要求日益劇增，使用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫進行建設(shè)的新興模式就應(yīng)運而生[1]。目前很多企業(yè)都會采用基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫對數(shù)字檔案進行管理，這樣不僅僅可以給工作帶來便利，還可以在一定程度上優(yōu)化企業(yè)的管理。結(jié)合目前信息技術(shù)的發(fā)展，我國數(shù)字化檔案管理應(yīng)用還處于發(fā)展的初期，在實際的應(yīng)用中會出現(xiàn)很多問題，對于現(xiàn)代計算機軟硬件的使用、多媒體信息技術(shù)的有效運用等需要有一個階段的磨合期，相關(guān)的研究人員和學(xué)者也在采用對特定系統(tǒng)的采集和軟件升級等處理的方式，讓數(shù)字化管理系統(tǒng)可以更加高效化和普及化[2]。

二、數(shù)字檔案管理系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的研究

（一）加強對數(shù)字檔案系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重視

無論哪個行業(yè)和企業(yè)，必須要引起對數(shù)字檔案系統(tǒng)的重視，加大建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫的力度，投入必要的管理資金和研發(fā)資金，以及建立高效、完整、安全系數(shù)高的會計檔案管理系統(tǒng)。同時也要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的要求，對其進行管理制度的規(guī)范，使得數(shù)字檔案管理更加規(guī)范化和合理化。

（二）合理利用數(shù)字檔案管理理論進行檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

對數(shù)字檔案管理的最基本目的是方便使用和查閱，讓管理者和使用者獲得分析用信息，作出相應(yīng)的判斷和決策。這就要求數(shù)字檔案管理更加嚴(yán)格，數(shù)據(jù)庫建設(shè)系統(tǒng)就此誕生，這不僅可以有效進行數(shù)字化檔口的歸類，避免級別不同而出現(xiàn)重復(fù)的情況，還可以提高數(shù)字檔案的傳遞效率。通過在線聊天工具、郵件、藍牙等方式進行傳送，遠程控制以及視頻進行信息的查詢、提取，全方位實現(xiàn)信息的傳遞和共享。檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以讓信息得到高效的錄入、存儲、查詢，并能夠設(shè)置合適的檢索目錄，讓使用者更方便快捷應(yīng)用到實際的工作中，提高數(shù)字檔案的使用效率。

（三）因地制宜采用科學(xué)的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方式

數(shù)字化檔案的表現(xiàn)形式，會隨著使用者的需要不斷進行增加和更新，在數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的初期，要從長遠的角度考慮數(shù)據(jù)量的增加以及數(shù)據(jù)庫后期的升級和發(fā)展，要進行不定時的更新和升級，使其更符合實際使用場景。除此之外，也要考慮到各種數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化模式，讓這些數(shù)據(jù)可以在不同的軟件進行靈活的轉(zhuǎn)換功能，并設(shè)置共享賬號，讓數(shù)字化檔案可以實現(xiàn)遠程查詢和操作的功能，還可以一定程度上給使用者開放權(quán)限，讓數(shù)字化檔案信息可以得到及時、高效的處理。

（四）確保數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫的安全性和保密性

數(shù)字檔案信息管理的記錄以及登記的證據(jù)具有一定的隱秘性，因此在對其數(shù)據(jù)庫建設(shè)之前，要保證數(shù)字檔案的安全性和保密性。然而，現(xiàn)代黑客以及各種網(wǎng)絡(luò)漏洞的出現(xiàn)，為保障數(shù)字化檔案帶來一定的安全隱患，這就需要數(shù)字管理工作者從各個方面做好防范的準(zhǔn)備，無論是加密技術(shù)、防火墻，還是電子印章、人臉識別等先進的信息技術(shù)，都要有一定的涉獵，從而保障數(shù)據(jù)庫信息的安全。要做好對數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫信息備份工作，以備后患。網(wǎng)絡(luò)上存在的病毒爬在破壞系統(tǒng)之后讓相關(guān)的機密泄露事件也時有發(fā)生，這個時候就需要強而有力的殺毒軟件、防護軟件對數(shù)據(jù)庫進行保障。當(dāng)然，也要加強相關(guān)從業(yè)人員的培訓(xùn)和技能的提升，強化管理的規(guī)章制度，防止因為人為原因而導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫信息出現(xiàn)破壞或者泄露的情況。

三、結(jié)束語

在這個信息化高速發(fā)展的時代，相關(guān)的管理從業(yè)人員必須建設(shè)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫，對數(shù)字檔案信息的時效性、安全性以及保密性進行保障，這樣可以提高工作效率和信息的使用率，讓管理者及時掌握數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)，盡快做出正確的決策。在當(dāng)前信息化的歷史背景下，對數(shù)字檔案管理進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的機遇與挑戰(zhàn)并存，這就需要加強對數(shù)字檔案管理技術(shù)的研究和學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)技能，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢，從而為數(shù)字檔案管理數(shù)據(jù)庫的建設(shè)奠定堅實的發(fā)展基礎(chǔ)，讓數(shù)字檔案管理可以更方便快捷科學(xué)的使用。時代在發(fā)展，從業(yè)人員更需要進行相關(guān)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，在相關(guān)的行業(yè)和工作崗位上體現(xiàn)出其卓越的專業(yè)水平，這樣才能與時代緊密相連，為體現(xiàn)人生價值和社會的發(fā)展作出貢獻。

參考文獻

[1]楊芬.企業(yè)會計檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫-建設(shè)研究[J].才智，2019，000（018）：228.

[2]韓知霖.新媒體環(huán)境下數(shù)字檔案管理新技術(shù)發(fā)展與具體應(yīng)用探討[J].數(shù)碼世界，2019（3）.