基層檔案現(xiàn)代化管理之我見

徐凱磊

摘 要：檔案管理工作是基層單位各項工作開展的重要基礎(chǔ)，當下傳統(tǒng)的檔管理模式已經(jīng)不適應(yīng)檔案檔案管理利用要求，需要及時創(chuàng)新改進管理模式，以適應(yīng)基層單位對檔案管理服務(wù)的需求。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理現(xiàn)代化;需求

新時期，信息技術(shù)日漸發(fā)展完善，而檔案管理工作在信息化環(huán)境下面對新的發(fā)展機遇，出現(xiàn)了一些新的發(fā)展情況。當下，檔案信息的數(shù)量和種類不斷增多，傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)無法滿足檔案管理工作開展的實際需求，而且計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)也使得人們對于檔案管理工作提出的要求有所增高。檔案管理工作的開展，一方面要突破原有的管理模式，另一方面也要有效強化管理效率。通過分析現(xiàn)階段檔案管理工作中存在的問題，特別是對于基層單位實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的有效途徑進行了探討研習，提出管理措施的有效途徑，促進基層單位檔案管理現(xiàn)代化水平。

1 基層單位檔案管理工作存在的問題

1.1缺乏必要的管理制度

當前，基層單位中都建立了一系列的檔案管理制度，但大部分檔案管理制度只能起到表面上的約束作用，由于實際管理存在差距，缺少規(guī)范標準，很難在實際中具體應(yīng)用。具體來說，檔案管理中的檔案號編制不規(guī)范，分類不清晰，標題擬定不全面，裝訂不規(guī)范，排序錯亂，歸檔文件收集不齊全等問題不同程度的存在。沒有有效制度的規(guī)范約束，檔案管理水平難以提升，檔案管理工作人員的崗位責任感和管理只能被動應(yīng)付工作。所以，事業(yè)單位檔案管理工作的開展中，仍然存在著一系列從制度方面予以解決的問題

1.2檔案檢索利用水平低下

在基層單位日常檔案管理利用中，主要利用計算機檢索和人工查閱檢索目錄查閱兩種有效方式。理論上講計算機檢索應(yīng)該快速便捷，但是由于受到信息技術(shù)和人員素質(zhì)等多種外界因素的限制，基層單位中仍然沿用人工檢索模式的較多，極大地限制了檔案信息資源的查閱利用和有效服務(wù)。

1.3檔案利用率低

事業(yè)單位在工作過程中形成并存儲著大量的檔案資料，這其中既有大量無用的檔案資料，同時又存在著大量的有效的、有利用價值的檔案資料。從檔案的價值來說，檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展的過程當中極為重要，其既是事業(yè)單位過往工作內(nèi)容的記錄，也是事業(yè)單位未來發(fā)展的依據(jù)。是事業(yè)單位總體效益的提升的重要基礎(chǔ)保障。從目前的情況看，大量的檔案資料未能得到合理的開發(fā)利用，價值無法得到實現(xiàn)，而管理這些檔案資料又需要較多的人力物力資源來管理，這為檔案管理工作帶來了不利影響。

1.4檔案管理人員的能力素質(zhì)有待提升

新時期的檔案管理工作越來越復(fù)雜，就越需要檔案管理人員的能力素質(zhì)水平也應(yīng)當隨著有所提升，対于一名合格的檔案管理人員而言，不僅需要掌握足夠的專業(yè)知識，同時也需要充分解檔案管理工作的實際需求，充分掌握相應(yīng)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。檔案管理工作開展的主體是檔案管理人員。實際是基層單位檔案管理中，將檔案管理工作擺重要的位置之上的單位很少，這也使得檔案管理部門的工作得不到重視和認可，從而被安排到檔案管理崗位的大都是年齡大或者其他需要照顧的特殊人員，久而久之，檔案管理工作就會出現(xiàn)整體工作下滑，影響后續(xù)發(fā)展和管理水平的整體提升。

2 提升現(xiàn)代化檔案管理水平的有效措施

2.1提升思想認識

過去在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理工作處于被動工作狀態(tài)，僅僅滿足你來查我提供的“原始狀態(tài)”，檔案管理工作擺不上單位重要工作議事日程，始終處于次要位置之上，領(lǐng)導的不重視導致從事檔案管理工作的相關(guān)人員也被動應(yīng)付工作，整體上對檔案管理工作重視程度不夠。所以，抓好檔案管理現(xiàn)代化水平的提升，首先要沖破傳統(tǒng)檔案管理模式的束縛，將檔案管理工作擺上領(lǐng)導議事日程，只有領(lǐng)導重視了，才能配備必要的人力物力，確保各項工作的正常有序開展，從而不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化服務(wù)利用水平。

2.2完善檔案管理制度

計算機信息技術(shù)的快速發(fā)展，原有的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，檔案管理工作的內(nèi)容和性質(zhì)也發(fā)生了根本性的變化。對于基層單位中的檔案管理工作而言，檔案管理現(xiàn)代化除了要滿足本單位發(fā)展的需求，同時也需要跟上時代檔案發(fā)展的步伐，不斷建立健全和完善現(xiàn)有的檔案管理制度，以便更大程度上規(guī)案管理工作開展有效手段，消除一切不利于檔案現(xiàn)代化發(fā)展的障礙。同時，制度還要規(guī)范管理人員職責，做到職責清晰，各司其職，在制度約束下有效開展工作。

2.3規(guī)范檔案管理流程

對于基層單位中的檔案管理工作而言，一切都要在制度、規(guī)范、依據(jù)約束下開展才可以保障管理的有效開展，嚴格流程制定。首先，應(yīng)當充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，積極促進檔案管理工作與信息化此發(fā)展之間的融合，構(gòu)建起相應(yīng)的檔案管理平臺，以便有效強化檔案管理工作的效率和水平。其次，檔案管理部門應(yīng)當對于多種檔案信息的分類、保存等多項工作進行明確的規(guī)范，更大程度上滿足確保觀有檔案信息的可靠性，切實發(fā)揮檔案管理工作的實際作用。第三，應(yīng)當強化現(xiàn)有檔案資料的利用率。檔案保管的目的是利用，同時利用也是檔案發(fā)揮自身價值的途徑?；鶎又屏耸聵I(yè)單位的檔案資料不僅記載了自身發(fā)展歷程，同時也記載著而公共社會發(fā)展的歷程?；鶎訂挝灰浞纸柚F(xiàn)有的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)資源互通共享，發(fā)揮現(xiàn)代化管理手段在檔案管理中的應(yīng)用。

2.4定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓

檔案管理人員要真正適應(yīng)檔案管理要求，只掌握相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)是遠遠不夠的，要不斷提升個人綜合素質(zhì)水平，不斷適應(yīng)時代的發(fā)展進步而應(yīng)有的變化。事業(yè)單位應(yīng)當定期組織檔案管理工作人員參與相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)培訓，及時了解掌握當前階段檔案管理工作的實際開展要求，存在的問題，并通過強化系統(tǒng)培訓和專業(yè)培訓，強化檔案管理人員的能力素質(zhì)水平。在進行檔案業(yè)務(wù)管理知識培訓的同時，更要注意將計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用作為一項重點的培訓內(nèi)容，以便更大程度上促進信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。

總之，基層單位中的檔案管理工作在實際開展的過程當中，仍然存在著不夠完善的地方。只有提高認識，強化信息技術(shù)與檔案管理的有效融合，才能促進檔案現(xiàn)代化管理水平的不斷提升。

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