農網建設基建檔案管理工作的難點及措施研究

劉翔鷹

摘 要：隨著各種檔案信息與日俱增，傳統(tǒng)的紙質文件逐漸被電子文件所取代，檔案流通方式也從傳統(tǒng)的人工調檔逐漸實現網絡化，檔案的儲存及使用狀態(tài)反映在計算機終端上使管理員一目了然。這就要求在檔案的儲藏以及使用過程中做到現代化管理，對單位的可持續(xù)發(fā)展具有重大的意義。時也要注意在檔案管理過程中的問題，要根據問題因地制宜地制定相應策略。

關鍵詞：檔案管理;現代化;意義;措施

一、農網建設基建檔案管理存在的問題

（一）觀念落后

當前，農網建設基建檔案管理現代化的觀念落后，認為檔案管理工作就是保管檔案，只需做好檔案進到檔案室后的保密工作和保險工作，防止檔案信息的泄露和丟失，因此忽視了保管前的基礎性工作和檔案使用過程的重要性，只建立在局部的信息化，例如采用計算機入庫及登記技術而忽視其他環(huán)節(jié)，這些觀念使檔案管理現代化建設步伐緩慢。

（二）檔案管理人員素質不高

而當前的檔案管理人員綜合素質有待提高，對檔案分類不精，造成操作人員的重復操作等，浪費資源和人力。另外對管理系統(tǒng)操作不規(guī)范等，可能導致檔案的混亂、丟失甚至損毀。

二、農網建設基建檔案管理工作優(yōu)化措施研究

（一）科學整合農網建設基建檔案檔案資源

大數據時代，檔案信息化步伐加快，檔案管理趨向結構化、系統(tǒng)化，檔案部門要學會應用新一代信息技術及相關工具和方法，穩(wěn)步開展檔案數字化和電子檔案接收工作，進一步提高農網建設基建檔案檔案資源優(yōu)化整合能力。

第一，繼續(xù)推進“存量數字化、增量電子化”戰(zhàn)略。檔案部門一是要以“存量數字化”的要求極力推進傳統(tǒng)載體檔案數字化，尤其是對紙質檔案要加快數字化進程，查閱時用數字化檔案代替原件利用，保護并盡量延長紙質檔案壽命;二是要以“增量電子化”為任務對歸檔、接收進館檔案要求全面實行原生電子文件形式，新形成的電子文件及時歸檔保存并按時接收進檔案館保護。檔案部門要對歸檔文件實施電子化管理，從源頭上保證數字檔案信息的真實、完整、可用;接收檔案以電子化版本為主，在范圍上多注重電子形式檔案的接收，在種類上多收集多媒體、數據庫、網頁等形式的檔案資源。在加強電子檔案接收管理方面，著重考慮網絡信息的歸檔管理工作。

第二，優(yōu)化資源結構。檔案資源的底層化、碎片化，各種檔案資源散落在互不連通的數據庫中，成為一座座“信息孤島”，如何連通這些孤立的數據庫，將分散的檔案資源集中起來，實現檔案資源的優(yōu)化整合，發(fā)揮出檔案資源最大價值，是大數據時代檔案管理的一個重要挑戰(zhàn)。檔案部門沒有能力對所有的檔案資源兼容并包，需要和不同的群體合作，一是檔案部門系統(tǒng)內部之間的互聯，二是與醫(yī)療、保險等相關行業(yè)之間的互助，三是和網絡商和數據開發(fā)管理部門的互通，最重要的是檔案部門要與社會進行資源、技術、人才方面的交流合作，搜集更多的資源、運用更強的技術、借助更專業(yè)的人才實現檔案資源的最優(yōu)化。同時，檔案部門還可以利用云計算技術，借助互聯網的計算方式，將全國的農網建設基建檔案檔案資源進行整合，形成“中國檔案云”，完成檔案資源的優(yōu)化整合，充分發(fā)揮檔案資源的集聚效應。

（二）規(guī)范傳播途徑和流程

現如今，網絡、手機平臺的發(fā)展改變了信息傳播的方式，豐富了信息傳播的渠道，加快了信息流轉的速度，檔案服務借閱、查詢、利用等傳統(tǒng)途徑將得到調整，檔案服務途徑應緊跟時代潮流，實行多樣化和網絡化，借助各種遠程功能、云服務手段為農網建設基建檔案檔案管理流程開辟新的服務途徑。

微服務。微服務主要指以微博、微信等新媒體為載體即時傳播信息的服務形式。微博即一句話博客，是一個基于用戶關系信息分享、傳播、交流以及獲取的社交網絡平臺，主要涉及信息發(fā)布、網絡營銷、政府管理以及個人交流等方面，是中國網民上網的主要社交網絡平臺之一。微信是一個為智能終端提供即時通訊服務的免費應用程序，通過網絡快速發(fā)送短信、語音、視頻、圖片和文字，微信公眾平臺的訂閱號和服務號就是為微信用戶提供公共信息、咨詢和服務的平臺。檔案部門或檔案學人通過開通微博微信可以傳達農網建設基建檔案檔案信息和傳送服務項目，提供方便快捷的檔案服務，拉近檔案與大眾的距離，拓寬農網建設基建檔案檔案信息服務的范圍，提高檔案信息服務的效率，還可以交流互動、共享信息、加強協作，為社會提供更好的檔案服務。

遠程服務。遠程服務指利用通信手段實現不同地域之間的實時人工服務方式。遠程服務具有方便快捷、節(jié)約成本、服務對象沒有地域限制、服務可集中化管理的特點和優(yōu)勢。檔案信息遠程服務以數字化的信息資源為基礎，依靠科學技術，通過網站、電子郵件或實時交互的形式，向用戶提供遠距離檔案信息咨詢和服務。檔案部門要在加強檔案資源建設的同時，加快采用信息技術，充分利用網絡優(yōu)勢，建設好覆蓋廣、內容全、檢索快的檔案遠程利用服務平臺。例如，“江蘇省檔案遠程教育平臺”就是由江蘇省檔案局、江蘇省檔案館主辦的以檔案教育教學為主的檔案遠程教育服務平臺，目前提供15門的網上檔案崗位培訓課程和16門的網上檔案繼續(xù)教育課程，還有與課堂相對應的在線考試和證書打印等多種服務項目，幫助檔案人員提高檔案素質，也為有檔案知識需求的社會公眾提供了更多的學習機會。

云服務。云服務指通過網絡以按需、易擴展的方式獲得所需服務，它是一種基于互聯網的相關服務的增加、使用和交付模式，涉及通過互聯網來提供動態(tài)易擴展且經常是虛擬化的資源。檔案云服務是以云計算技術為基礎，以云存儲資源為保障，將分散的檔案信息通過云平臺組織構建起來形成服務云，借助這些云平臺強大的計算能力和低成本、高安全性等特性來提高國家檔案信息資源共享效率的一種檔案信息資源服務模式。國家檔案局開展的“中國檔案云”項目就是致力于打造國家級開放的檔案信息資源共享利用系統(tǒng)，它以云技術云存儲為依托，覆蓋全國各級各類檔案館，為社會公眾提供開放檔案信息查詢利用服務的專業(yè)化平臺，將成為互聯網用戶訪問全國開放檔案資源的統(tǒng)一門戶，提供一站式全方位服務。

（三）提高檔案管理人員業(yè)務素養(yǎng)

加強檔案隊伍建設。要把檔案管理員培訓、交流、使用列入干部培養(yǎng)和選拔任用統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排，不斷提高檔案隊伍素質;為檔案部門配備堅強有力的領導班子。建立科學的引才育才機制，引進和培養(yǎng)檔案專業(yè)人才;積極運用遠程教育開展檔案干部繼續(xù)教育，讓廣大檔案干部接受專業(yè)培訓，努力造就一支政治強、業(yè)務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案干部隊伍。此次，增強管理意識，加強檔案管理隊伍建設，提高檔案工作人員水平。應根據具體情況定期舉行檔案業(yè)務及管理培訓，使管理人員熟悉相關檔案管理工作的法律及規(guī)章制度，增強檔案管理人員的業(yè)務及管理水平。

結束語：

綜上所述，本文對農網建設基建檔案管理工作的難點及措施研究進行分析，不看發(fā)現，檔案的現代化管理對單位的未來發(fā)展具有重大的現實意義和社會效益。在實際工作中要發(fā)揮人的主觀能動性，不斷改進管理方法，并協調檔案管理與其他事務的關系，讓現代化的檔案管理為各項工作提供更優(yōu)質的服務。

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