陽麗萍

摘 要：隨著現(xiàn)代科技技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)在生活實(shí)踐中的逐漸普及，給我們生活和工作帶來許多便利，在此環(huán)境下檔案管理也發(fā)生了較大的變化。給相關(guān)的技術(shù)人員和檔案管理人員帶來了不同程度的挑戰(zhàn)，所以對(duì)于在此環(huán)境下的檔案管理必須給予足夠的重視。本文將首先將簡(jiǎn)要了解信息化環(huán)境下檔案自身的定義，分析了在電子信息管理模式的環(huán)境下，農(nóng)網(wǎng)改造工程的檔案管理存在的問題，以及根據(jù)信息化檔案管理提出相應(yīng)的解決建議。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;檔案

一、檔案管理的定義

檔案管理一直以來都是用來記錄和反映企事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要依據(jù)，而檔案管理作為組成檔案管理中的一個(gè)重要部分，同樣是用來對(duì)保存的用于記錄和反映企事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行管理。具體而言就是通過紙質(zhì)化的檔案來記錄要保存的重要資料，但是這樣手工記賬憑證和登記賬簿的方法十分繁瑣也需要大量的人力物力，逐漸不能適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展需求，也嚴(yán)重影響著企業(yè)檔案管理的效率。在此期間，計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展和普及以及信息化的推廣使得電算化的實(shí)現(xiàn)，檔案管理也隨之發(fā)生了本質(zhì)性的變化，由原本的紙質(zhì)化檔案的管理變成紙質(zhì)化檔案與電子信息化的檔案共同管理的新的管理格局。而現(xiàn)在的信息化檔案管理則是在信息化環(huán)境下以計(jì)算機(jī)為工具，通過電子數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存形成的電子信息化的檔案的管理。

二.信息化環(huán)境下農(nóng)網(wǎng)改造工程的檔案管理難點(diǎn)分析

（一）信息化檔案管理制度不夠健全，需要完善

信息化的發(fā)展與普及使得相應(yīng)的業(yè)務(wù)越來越精細(xì)化，隨之而來的問題和挑戰(zhàn)已不是原有的管理制度可以解決的，現(xiàn)在的信息化檔案一般都是由財(cái)務(wù)部門的軟件管理人員負(fù)責(zé)管理，但他們并不是這方面專業(yè)的管理人員，所以在農(nóng)網(wǎng)改造工程管理過程中，在缺乏一定管理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)的情況下很容易出現(xiàn)管理不到位的現(xiàn)象如資料沒有及時(shí)歸檔，檔案沒有固定的移交時(shí)間、移交標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍、歸檔時(shí)間等，操作具有隨意性，很多時(shí)候會(huì)引起檔案的遺失或者輕易被別人篡改，這樣就失去了原始檔案的作用，也缺乏它本身具有的真實(shí)完整性。同時(shí)因?yàn)楣芾碇贫鹊牟唤∪?，工作人員各自的職責(zé)并不十分明確，因此也不能對(duì)工作人員實(shí)施相應(yīng)的獎(jiǎng)懲與問責(zé)，這在一定程度上阻礙了檔案管理工作的開展。

（二）缺乏必需的專業(yè)化計(jì)算機(jī)維護(hù)人員

信息化的高度發(fā)展歸根結(jié)底因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)的發(fā)展，但同時(shí)網(wǎng)絡(luò)中存在的安全隱患在檔案管理過程中也同樣不可小視，而為了保護(hù)檔案信息的安全性則需要有專業(yè)的計(jì)算機(jī)維護(hù)人員對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行日常的專業(yè)維護(hù)。在農(nóng)網(wǎng)改造工程中，但很多時(shí)候即使檔案管理員有了維護(hù)的意識(shí)，也只是讓單位的管理人員通過簡(jiǎn)單短暫的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)來對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，很少向外聘請(qǐng)專業(yè)化的技術(shù)人員。但在檔案管理中網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)維護(hù)本是一項(xiàng)十分專業(yè)性的技術(shù)，需要長(zhǎng)期的經(jīng)驗(yàn)積累，不是短暫可以學(xué)會(huì)的，管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，操作不當(dāng)不但會(huì)造成信息的泄露還將給企業(yè)帶來巨大的損失。

（三）單位對(duì)檔案管理工作不夠重視

在農(nóng)網(wǎng)改造工程中，對(duì)檔案工作缺乏重視，主要具體表現(xiàn)在沒有專門的檔案管理人員，沒有專業(yè)的檔案維護(hù)人員，對(duì)于舊的檔案管理設(shè)備不及時(shí)換新，對(duì)電子檔案不及時(shí)備份等等，甚至缺乏檔案專門管理的地方。種種現(xiàn)狀雖然從表面上看是節(jié)約了成本，但實(shí)際上是大大阻礙了檔案管理的效率，延緩了工程管理的自身的發(fā)展，是得不償失的。

三、信息化環(huán)境下檔案管理應(yīng)對(duì)的對(duì)策

（一）建立完善的信息化檔案管理制度

為了提高信息的質(zhì)量，提高檔案管理的效率，在農(nóng)網(wǎng)改造工程中，應(yīng)根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》和《檔案管理辦法》的規(guī)定首先建立完善的信息化檔案管理制度，為操作的檔案管理人員提供一套標(biāo)準(zhǔn)的流程規(guī)范，如數(shù)據(jù)整理完成后要求進(jìn)行審查并在檢查無誤后及時(shí)備份，然后再分類把檔案放到指定的位置上，之后還要對(duì)檔案進(jìn)行定期的檢查與維護(hù)，確保檔案的完整性。同時(shí)將不同的工作職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)人，將崗位權(quán)限進(jìn)行分級(jí)，將不相容的崗位相分離，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任，使得員工之間能夠彼此監(jiān)督，避免檔案出現(xiàn)丟失泄露的情況發(fā)生，確保信息的安全穩(wěn)定。此外，還應(yīng)同步建立健全的信息溝通制度，進(jìn)一步對(duì)信息化檔案管理制度適時(shí)地調(diào)整，不斷優(yōu)化。

（二）選擇計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件時(shí)保持版本的一致性

信息化檔案的管理必須依托于計(jì)算及財(cái)務(wù)軟件才能操作，但軟件的版本有很多種，這就加大了檔案管理人員的難度。而且現(xiàn)在隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，軟件的更新速度也是隨之加快，而企業(yè)在使用新的財(cái)務(wù)軟件或者軟件更新之后還得對(duì)操作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)以增加他們的熟練度，使他們能盡快的適應(yīng)新的操作系統(tǒng)。所以為了縮短這部分的時(shí)間，企業(yè)在一開始選擇財(cái)務(wù)軟件時(shí)就應(yīng)該注意保障財(cái)務(wù)軟件的版本與本單位的信息化檔案相協(xié)調(diào)，保障版本在更新前后的統(tǒng)一性，使得系統(tǒng)形成的信息化檔案在任何時(shí)候都兼容。只有這樣才能提高檔案管理人員在數(shù)據(jù)查詢調(diào)整以及操作系統(tǒng)上的工作效率。

（三）優(yōu)化檔案管理人員的配置結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)高素質(zhì)的人員

現(xiàn)如今的形勢(shì)是信息化的迅速發(fā)展，很多管理模式發(fā)生了變化，企業(yè)也選擇了新的財(cái)務(wù)軟件已提高工作效率，但一個(gè)系統(tǒng)的安全與否，不僅取決于系統(tǒng)本身而且更重要的是操作人員的素質(zhì)，所以企業(yè)也應(yīng)更新單位的用人觀念，優(yōu)化人員配置結(jié)構(gòu).不斷提高人員的綜合素質(zhì)。

另外，在農(nóng)網(wǎng)改造工程中，要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，最重要的是要加強(qiáng)“人”的素質(zhì)建設(shè)。檔案管理人員首先需要具備檔案管理能力，要求管理人員對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)而準(zhǔn)確的分類、組卷、歸檔，需要有較高的檔案管理專業(yè)素質(zhì)。除此之外還要培養(yǎng)檔案管理人員在計(jì)算機(jī)終端使用、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)錄入能力、網(wǎng)絡(luò)管理及網(wǎng)絡(luò)安全等技能等，以適應(yīng)檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展。

結(jié)語：

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化檔案已成為未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與檔案管理的結(jié)合便捷了檔案管理的工作，提高了工作效率的同時(shí)也存在著一定的缺陷，給我們挑戰(zhàn)的同時(shí)也蘊(yùn)含機(jī)遇。檔案管理作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中重要的一環(huán)，對(duì)企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展都具有很大的影響，對(duì)于檔案的管理人員也是任務(wù)艱巨。所以這就要求企業(yè)要直視目前存在的問題，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合能力與素質(zhì)，不斷建立健全信息化的檔案管理制度，充分發(fā)揮信息化的強(qiáng)大功效，努力挖掘檔案的潛在價(jià)值并創(chuàng)新理念，通過努力使之轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟(jì)效益，提升檔案的利用率，在企業(yè)健康發(fā)展的基礎(chǔ)上創(chuàng)造更多的價(jià)值。

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