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      淺談事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

      2020-10-26 06:56:59韓秀杰
      卷宗 2020年21期
      關(guān)鍵詞:人事管理資料事業(yè)單位

      韓秀杰

      人事檔案在事業(yè)單位各項(xiàng)管理中起到重要的作用,檔案中真實(shí)的體現(xiàn)了個(gè)人在學(xué)習(xí)及工作過(guò)程中的經(jīng)歷,是人事管理部門(mén)在日?;顒?dòng)中所形成的記錄,主要記錄著每個(gè)員工個(gè)人身份、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、教育程度、學(xué)歷資質(zhì)、工作表現(xiàn)、繼續(xù)教育、職稱(chēng)評(píng)聘、職務(wù)晉升、工資調(diào)整、年度考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)等方面的文件信息資料。人事檔案與個(gè)人工資待遇、勞動(dòng)福利保障以及人員組織關(guān)系等密切相連,具有一定的法律效用,主要記載著個(gè)人的人生軌跡。

      1 事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)

      事業(yè)單位的人事檔案管理和業(yè)務(wù)檔案相比較,可以明顯看出,事業(yè)單位人事檔案管理模式更加趨于真實(shí)性,同時(shí)具有較高的機(jī)密性,在事業(yè)單位人事檔案中的相關(guān)資料信息中,對(duì)個(gè)人的各項(xiàng)基本信息都具有詳細(xì)及真實(shí)的記錄,在人事調(diào)動(dòng)時(shí),人事檔案信息提供十分重要的參考依據(jù)。因?yàn)槿耸聶n案中的各類(lèi)信息都會(huì)被真實(shí)、詳細(xì)的體現(xiàn)出來(lái),通過(guò)人事檔案可以將個(gè)人的工作表現(xiàn)充分展現(xiàn)出來(lái)。隨著時(shí)間的推移,人員檔案信息也在不斷的完善,事業(yè)單位的人事檔案管理具有一定的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn),因機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案資料多屬于機(jī)密性資料,故事業(yè)單位需制定一些有關(guān)保密性的制度,進(jìn)一步加強(qiáng)人事管理人員‘關(guān)于人事檔案管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn),當(dāng)人事檔案資料需要進(jìn)行整理時(shí),要依據(jù)國(guó)家有關(guān)的檔案管理制度及時(shí)、認(rèn)真、完整地完善個(gè)人檔案資料信息的連續(xù)完整性。

      事業(yè)單位人事檔案管理是一項(xiàng)機(jī)密性很強(qiáng)、專(zhuān)業(yè)要求高的管理性工作,在人才資源過(guò)程中起到舉足輕重的作用,為事業(yè)單位選擇人才、干部選拔、人才識(shí)別等提供參考依據(jù),是事業(yè)單位各項(xiàng)管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化的人事管理?xiàng)l件。完善的人事檔案管理可以有效地促進(jìn)事業(yè)單位人才資源的發(fā)掘及使用,應(yīng)當(dāng)適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展及管理需求,不斷擴(kuò)展行政單位各項(xiàng)服務(wù)職能,為事業(yè)單位選聘提供堅(jiān)實(shí)保障,進(jìn)而發(fā)揮人才資源在事業(yè)單位管理中的效用,進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

      2 人事檔案管理的任務(wù)

      因機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作環(huán)境及內(nèi)容的特殊性,要時(shí)刻維護(hù)好人事檔案的完整性及安全性,這是整個(gè)人事檔案管理過(guò)程中嚴(yán)格遵循的要求,同時(shí)也是各項(xiàng)檔案管理工作人員與其他職能部門(mén)的共同職責(zé)。從某種意義來(lái)講,維護(hù)事業(yè)單位人事檔案的完整及安全性,更是檔案管理的核心任務(wù),因?yàn)樵谑聵I(yè)單位管理中,檔案管理環(huán)節(jié)是維護(hù)檔案信息的完整性及安全性的一項(xiàng)重要環(huán)節(jié)及主要管理手段。另一方面,檔案管理工作是一個(gè)與可能損壞檔案資料的各種自然等因素進(jìn)行斗爭(zhēng)的過(guò)程,簡(jiǎn)而言之,在檔案管理工作中應(yīng)該始終堅(jiān)持以下四點(diǎn):1)在檔案管理過(guò)程中,不使檔案資料信息分散、亂堆亂放;2)檔案資料之間不得出現(xiàn)相互混亂現(xiàn)象;3)保護(hù)檔案的機(jī)密性,不得泄漏檔案資料中的任何信息;4)不得使檔案資料遭到破壞。5)不得出現(xiàn)脫管現(xiàn)象。

      下面簡(jiǎn)要介紹一下人事檔案管理工作的幾個(gè)重要環(huán)節(jié)。

      1)明確檔案的管理責(zé)任人。在人事檔案管理過(guò)程中,檔案管理責(zé)任人要在第一時(shí)間收集保存好人事檔案,其包括個(gè)人年度考核、崗位聘任調(diào)整備案表、個(gè)人調(diào)資表等原始資料,待各項(xiàng)工作調(diào)整完畢后,要及時(shí)整理充實(shí)到個(gè)人檔案里。在當(dāng)今現(xiàn)實(shí)工作中,由于各機(jī)關(guān)事業(yè)單位年度調(diào)資工作很多是由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé),調(diào)整完結(jié)畢后就隨意放置,所以人事檔案管理責(zé)任人要在調(diào)資結(jié)束后及時(shí)收集個(gè)人資料并進(jìn)行年度歸檔,避免造成脫管現(xiàn)象。

      2)防止檔案的損壞。在人事檔案管理過(guò)程中,管理人員要分析并掌握導(dǎo)致檔案出現(xiàn)損壞的具體原因,進(jìn)而有針對(duì)性的采取有效的解決措施加強(qiáng)防范工作,要最大程度上杜絕可能對(duì)檔案管理工作所產(chǎn)生的各種不利因素,進(jìn)而將檔案管理工作中的自然損壞因素降至最低,有效地保證人事檔案的完整性。

      3)延長(zhǎng)檔案的壽命。人事檔案的管理不能停留在防止檔案自然破壞的環(huán)節(jié),要采取系列措施,從根本上保護(hù)檔案,進(jìn)而最大程度的延長(zhǎng)檔案的使用壽命,換一句話(huà)講,就是延長(zhǎng)檔案受自然破損的時(shí)間。

      4)維護(hù)檔案的安全。第一,檔案作為一種事業(yè)單位人事信息的記載資料,要最大限度地保護(hù)檔案內(nèi)容的安全性;第二,檔案作為一種社會(huì)現(xiàn)象,機(jī)密性強(qiáng),必須不留余地的保護(hù)其安全性,不致因?yàn)闄n案保管不妥善或者存儲(chǔ)條件惡劣導(dǎo)致檔案信息的泄漏,在政治上帶來(lái)隱患。

      5)做好檔案的交接。人事檔案管理人員由于工作調(diào)整比較頻繁及不可抗拒的原因,第一責(zé)任人要及時(shí)準(zhǔn)確地將歸檔完整的人事檔案做好交接,若第一責(zé)任人不能當(dāng)面做交接時(shí),接管責(zé)任人要在分管領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)下,將人事資料逐一理順歸納,整理歸檔,絕不能出現(xiàn)沒(méi)交給我不管,造成個(gè)人檔案缺失,出現(xiàn)無(wú)法彌補(bǔ)的現(xiàn)象發(fā)生。交接時(shí)要在分管領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督下,做好雙方交接手續(xù),簽字蓋章后各自留存。

      3 人事檔案管理的作用

      1)對(duì)人力資源結(jié)構(gòu)的改善。在各事業(yè)單位管理過(guò)程中,要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理先進(jìn)的人力資源結(jié)構(gòu),需要職能部門(mén)及人才資源的有機(jī)結(jié)合。當(dāng)今,我國(guó)正處于經(jīng)濟(jì)建設(shè)發(fā)展的黃金時(shí)期,事業(yè)單位的管理模式也在逐步的發(fā)生改變,進(jìn)而使得事業(yè)單位工作人員的管理思想也在發(fā)生變化。對(duì)于這些變化,在人事檔案中都會(huì)進(jìn)行真實(shí)、詳細(xì)的記錄。所以,在事業(yè)單位出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)及調(diào)整時(shí),各事業(yè)單位要加強(qiáng)人事管理部門(mén)特別是兼職業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn),對(duì)相關(guān)的人事檔案保管意識(shí)不強(qiáng),存在人事資料亂堆亂放,沒(méi)有及時(shí)歸檔,造成人員到退休審理檔案時(shí),要及時(shí)改正。避免出現(xiàn)資料缺失,影響退休人員不能享有的工資待遇。事業(yè)單位人事管理人員要借鑒機(jī)關(guān)事業(yè)檔案管理中的各項(xiàng)管理規(guī)定,重點(diǎn)對(duì)個(gè)人人事任免、上級(jí)表彰等關(guān)系到個(gè)人的相關(guān)信息要做好備份,對(duì)職工做好正確的分析和歸檔,提高人事部門(mén)的重要性和工作效率,進(jìn)而不斷推進(jìn)對(duì)人力資源結(jié)構(gòu)的改善,從而使得事業(yè)單位人事檔案管理的作用不斷得以發(fā)揮。

      2)對(duì)人事調(diào)動(dòng)的作用。我國(guó)現(xiàn)階段的各事業(yè)單位管理過(guò)程中,當(dāng)出現(xiàn)人事調(diào)動(dòng)時(shí),相關(guān)部門(mén)及人員需要對(duì)調(diào)動(dòng)人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、人員資歷、工作情況、黨員信息等進(jìn)行全要素的掌握,對(duì)調(diào)動(dòng)人員的性格特點(diǎn)及人員技能進(jìn)行全面分析,這些信息的獲得,單單靠單位內(nèi)部人員溝通及人際關(guān)系了解是不夠的,還需要調(diào)取人員檔案進(jìn)行充分了解,進(jìn)而給予正確的評(píng)價(jià)。因此,事業(yè)單位有關(guān)人員要對(duì)人事檔案的重要性給予足夠的重視,通過(guò)人事檔案可以提供更加全面、科學(xué)、系統(tǒng)的人員資料信息,可以高效地推動(dòng)事業(yè)單位的人事管理工作的順利開(kāi)展。

      3)對(duì)個(gè)人能力的全面分析。在日常工作過(guò)程中,事業(yè)單位人事檔案管理人員要將每個(gè)人的學(xué)習(xí)情況、教育程度、個(gè)人發(fā)展歷程、工作表現(xiàn)等要有詳細(xì)的記錄,故機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行人事調(diào)整時(shí),可以依據(jù)人事檔案記錄的內(nèi)容以及相關(guān)資料的整合,有針對(duì)性的對(duì)人員進(jìn)行選擇培訓(xùn),同時(shí)結(jié)合人員日常愛(ài)好及專(zhuān)業(yè)技能水平,有針對(duì)性的提升個(gè)人能力,進(jìn)而提高人才資源效率。

      4)個(gè)人考評(píng)任用的信息基礎(chǔ)。在事業(yè)單位日常管理中,人員的績(jī)效考評(píng)十分嚴(yán)格,而個(gè)人考評(píng)的最終結(jié)果將關(guān)系到人員日后的職位晉升及個(gè)人利益。人事檔案可以為人員考評(píng)提供足夠的信息,同時(shí),考評(píng)的最終結(jié)果將會(huì)被記錄到人事檔案中,當(dāng)事業(yè)單位想對(duì)人員進(jìn)行全面了解時(shí),人事檔案可以有效地提供人員各項(xiàng)信息,并對(duì)員工做出正確的判斷及考評(píng)參考。

      4 總結(jié)

      總而言之,人事檔案作為輔助性文件資料管理工作,在事業(yè)單位各項(xiàng)管理中起到重要的作用,檔案中真實(shí)的體現(xiàn)了個(gè)人在學(xué)習(xí)及工作過(guò)程中的經(jīng)歷,因事業(yè)單位工作性質(zhì)的特殊性,對(duì)各類(lèi)重要信息具有較強(qiáng)的保密性,全體員工及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)人事檔案管理的重要性給予足夠的重視及正確的認(rèn)識(shí),當(dāng)人員職務(wù)出現(xiàn)調(diào)動(dòng)或調(diào)整時(shí),有效保障人事檔案的合理利用,不斷促進(jìn)人才結(jié)構(gòu)的改革及完善,進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位工作高效進(jìn)行。

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