張丹

摘 要：醫(yī)院檔案之中對醫(yī)院發(fā)展歷史進行了詳細的記錄，同時文書檔案能夠反映出醫(yī)院行政、黨務(wù)管理等相關(guān)活動，屬于用圖表、文字等方式進行記錄，以便于為處理各類事務(wù)等提供相關(guān)材料。現(xiàn)階段，隨著社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子信息科學(xué)實現(xiàn)了較好的進步，醫(yī)院文書管理應(yīng)向著系統(tǒng)化、科學(xué)化以及程序化的方向進行發(fā)展?；诖?，本文主要探究了醫(yī)院文書檔案實現(xiàn)自動化辦公的策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案管理;辦公自動化

檔案管理在醫(yī)院各項管理工作之中占據(jù)著極強關(guān)鍵的位置，其有效確保了醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展以及醫(yī)院技術(shù)的進步有據(jù)可循?，F(xiàn)階段，在社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展下，推動了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的持續(xù)深入，并讓醫(yī)院檔案管理工作得到了良好發(fā)展。怎樣促進文書檔案管理水平提升，完整、系統(tǒng)以及正確的對檔案信息予以提供，以便于滿足醫(yī)院相關(guān)需求，適應(yīng)當(dāng)前不斷進行變化的形式。

1 辦公自動化對醫(yī)院文書檔案管理的影響

1.1 辦公自動化促進了文書檔案管理能力增強

第一，辦公自動化能夠讓管理渠道變得更加的豐富，在傳統(tǒng)模式之中，必須設(shè)置對紙質(zhì)檔案予以存儲的專門區(qū)域，同時專門的檔案柜也是必不可少的重要一部分，實現(xiàn)辦公自動化，醫(yī)院可立足于計算機電腦對各類文書檔案進行保存，諸如運用辦公自動化系統(tǒng)對檔案進行傳遞，同時有效保存，如此便使檔案管理渠道有效拓寬。第二，辦公自動化促使文書檔案管理工具更為豐富，辦公自動化推動了文書檔案電子化發(fā)展的順利實現(xiàn)，如此便能充分借助檔案軟件、編碼技術(shù)等信息技術(shù)管理文書檔案，讓檔案管理工具得到了優(yōu)化和豐富。

1.2 辦公自動化促進了文書檔案管理水平提升

第一，可促進檔案管理效率的全面增強。在運用傳統(tǒng)模式的過程中，難以對文書檔案予以調(diào)閱與查詢，特別是部分時間偏長的檔案，辦公自動化則可以有效的解決此問題，促進辦公效率的提升[1]。如醫(yī)院要把沒有價值或到期的文書檔案銷毀，過去只能借助檔案目錄進行查詢，若是目錄模糊則難以查詢，但實現(xiàn)辦公自動化，可在辦公系統(tǒng)之中對文書檔案相關(guān)類別、時間等信息進行查詢，從而促進管理效率提升。第二，可促進檔案管理成本的減少，包括因為效率的提升降低時間和人工成本等，尤其是辦公自動化背景下，可以第一時間對檔案進行銷毀，可以使檔案存儲空間得到節(jié)省，同時也對清理、保存等成本的降低幫助很大。

2 醫(yī)院文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用策略

2.1 規(guī)范文書檔案管理和利用的基本體系

規(guī)范文書檔案信息資源，屬于信息時代醫(yī)院發(fā)展的主要方向。從前，我們對于檔案信息的關(guān)注度不強，認為只要在檔案室中存放隨時產(chǎn)生的各種載體和門類的檔案資料，諸如護理、聲像、財務(wù)以及科研等便算完成了任務(wù)，實際上，正是那些沒有人過問、閑置一旁的檔案資料，在促進醫(yī)院各部門以及醫(yī)院的良好發(fā)展方面所發(fā)揮的作用極為重要。所以，醫(yī)院之中使用的文書檔案管理軟件，需要滿足不同文書在存儲方面的具體格式，并擁有互聯(lián)網(wǎng)以及內(nèi)聯(lián)網(wǎng)檢索功能，可以實時瀏覽信息，進而有效收集整理、存儲數(shù)據(jù)以及實現(xiàn)對權(quán)限進行統(tǒng)一管理。

2.2 構(gòu)建全新的辦公自動化系統(tǒng)

立足于某些角度進行分析，醫(yī)院在開展文書檔案管理工作的過程中，會對辦公自動化產(chǎn)生影響的主要為管理信息系統(tǒng)[2]。對此，醫(yī)院需要立足于自身發(fā)展方向與目標(biāo)，客觀分析文書檔案之中涉及的相關(guān)問題，進一步強化信息化管理，積極采用各類信息技術(shù)，對辦公自動化系統(tǒng)進行完善和更新，并實現(xiàn)對文書檔案相關(guān)信息予以數(shù)字化采集，然后通過掃描器自動識別各類文書檔案，采取數(shù)字化的方式展現(xiàn)在醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)之中。另外，醫(yī)院要想對文書檔案流程進行全面的優(yōu)化，需要構(gòu)建科學(xué)的辦公自動化系統(tǒng)，合理對文書檔案進行歸檔、排序和鑒定等，增強文書檔案信息化所具備的輸入以及檢索特點，進而讓運用人員可以對各類文書檔案進行高效的檢索。

在共享文書檔案資源的同時，促進文書檔案信息運用效率的提升合理運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，對辦公自動化系統(tǒng)予以優(yōu)化，建立先進的信息集中處理系統(tǒng)，合理化歸類文書檔案，同時采取科學(xué)有效手段進行處理，為順利歸檔、保管文書檔案等奠定堅實的基礎(chǔ)。

2.3 確保電子檔案網(wǎng)絡(luò)傳輸更加安全

醫(yī)院實施文書檔案管理工作時，電子檔案在傳輸中仍有諸多問題存在，并且還被各類因素所影響，要想使電子檔案更加有效、完整，就必須對各類問題與風(fēng)險予以有效的解決，以此來推動醫(yī)院電子檔案在傳輸過程中安全性的提升。同時，相關(guān)工作人員應(yīng)注重積極、仔細檢查計算機檔案文件，定期對電子檔案傳輸設(shè)備進行檢查和維護，可以在最短的時間內(nèi)將其中存在的問題發(fā)現(xiàn)，同時及時有效解決問題。此外，工作人員應(yīng)在固定的時間清理電子檔案傳輸設(shè)備，同時對相關(guān)服務(wù)器進行維護，醫(yī)院要指定人員開展監(jiān)督和管理工作[3]。最后，設(shè)置具有較高安全性的防火墻技術(shù)，借助身份驗證等措施，確保文書檔案管理辦公自動化系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性，并保證文件信息在傳輸與存儲方面的完整性。

2.4 構(gòu)建高素質(zhì)人才隊伍

醫(yī)院在管理文書檔案時，必須注重打造一支高素質(zhì)的人才隊伍，確保文書檔案管理工作的順利落實[4]。第一，要加大高素質(zhì)人才的引進力度，除了需要擁有符合條件的學(xué)歷以及素質(zhì)之外，還應(yīng)擁有豐富的工作經(jīng)驗，以便于推動醫(yī)院文書檔案管理工作效率的提升。第二，引進高素質(zhì)人才后，要定期組織專業(yè)知識培訓(xùn)活動，以便于他們對辦公自動化工作方式進行熟練的掌握，并對相關(guān)設(shè)備進行正確的理解，提高管理工作質(zhì)量。第三，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層與檔案管理人員，需共同學(xué)習(xí)和計算機軟件相關(guān)的知識，保證在具體工作的過程中能夠?qū)Ω黝愑嬎銠C軟件技術(shù)進行科學(xué)的運用，展現(xiàn)出辦公自動化的效用。

2.5 科學(xué)制定和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)

就醫(yī)院檔案部門而言，需要正確的引入IS09000質(zhì)量管理體系，結(jié)合檔案管理與制度編寫等文件進行結(jié)合，使文件管理程序化的目標(biāo)順利實現(xiàn)，在固定的時間接受外部評審和內(nèi)部評審，推動醫(yī)院的暗桿關(guān)聯(lián)性向著規(guī)范化、現(xiàn)代化的方向進行發(fā)展。在固定的時間對優(yōu)化與健全檔案管理制度，明確零散文件、電子文檔收集歸檔制度，與檔案管理實施辦法，明確相關(guān)工作人員崗位職責(zé)與工作范圍，對醫(yī)院檔案的統(tǒng)計、銷毀、保管、保密、整理和收集等制度進行完善，讓檔案管理工作更具規(guī)范性。

3 結(jié)語

總而言之，文書檔案在醫(yī)院檔案中占據(jù)著極為重要的位置，其記錄的內(nèi)容對醫(yī)院反思自身發(fā)展歷程極為有利，在醫(yī)療事業(yè)服務(wù)水平提升方面發(fā)揮著促進作用。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)持續(xù)發(fā)展與體制改革進一步深入的背景下，醫(yī)院為文書檔案管理實現(xiàn)了較好的發(fā)展，醫(yī)院要想獲得持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展，就必須將其中的文書檔案管理工作切實做好，促進醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化水平提升，借助辦公自動化使醫(yī)院文書檔案管理有效性提升，確保醫(yī)院發(fā)展可以與時俱進，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

參考文獻

[1]劉芳，孫文婷.基于辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：116.

[2]陳超.淺析檔案管理與辦公自動化[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報，2019，16（30）：139+141.

[3]高真.醫(yī)院文書檔案管理辦公自動化探微[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（16）：189.

[4]曾霞.OA辦公自動化系統(tǒng)在醫(yī)院文書檔案信息化管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（04）：90.