加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的意義及注意事項(xiàng)

劉凱欣

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展將人們帶入了一個(gè)舒適便捷的數(shù)字化管理時(shí)代。數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新性的應(yīng)用，給復(fù)雜繁重的檔案管理工作帶來了便利。從社會(huì)發(fā)展和技術(shù)發(fā)展的角度來看，以前的檔案管理模式與手段已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)階段公司企業(yè)和個(gè)人檔案管理的需要。本文主要針對(duì)當(dāng)前檔案數(shù)字化管理的重要意義以及在檔案數(shù)字化管理中的一些注意事項(xiàng)進(jìn)行分析，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理能夠向更深的層次發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;意義;注意事項(xiàng)

從目前的形勢(shì)來看，檔案管理逐漸朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，數(shù)字化的信息管理模式成為檔案管理的一個(gè)重要特征。在檔案的數(shù)字化管理過程中還是存在一些需要改進(jìn)的東西，所以，這就更加要求我們充分的利用好信息化條件，調(diào)整好檔案管理的模式，創(chuàng)造一條符合檔案管理的道路。

1 檔案數(shù)字化管理的意義

1.1 使檔案管理更加符合時(shí)代發(fā)展的規(guī)律

檔案管理部門要想抓住時(shí)代發(fā)展的大潮，必須要結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理的手段。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，企業(yè)要想適應(yīng)新的發(fā)展?fàn)顩r必須將數(shù)據(jù)化技術(shù)帶入檔案管理中。數(shù)據(jù)化管理技術(shù)符合了現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的需要，它有極大的保存價(jià)值，為企業(yè)提供了精準(zhǔn)數(shù)據(jù)的參考，保障了各部門經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。隨著信息技術(shù)的改革與創(chuàng)新，以往的紙質(zhì)版檔案登記已經(jīng)不能完全被人們所利用，檔案信息化和數(shù)據(jù)化管理模式可以提高檔案管理的工作效率，加快企業(yè)辦公自動(dòng)化發(fā)展腳步。檔案管理人員將信息化技術(shù)和手段與檔案管理相結(jié)合，縮減了人員錄用的成本和檔案存放成本，減少了檔案管理部門不必要的支出。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案的存放和管理需要花費(fèi)大量的勞動(dòng)力費(fèi)用和檔案存放費(fèi)用，當(dāng)遇到緊急調(diào)出檔案的時(shí)候，檔案查詢和檔案調(diào)取會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。現(xiàn)代信息化技術(shù)將企業(yè)檔案信息及時(shí)錄入系統(tǒng)，自動(dòng)將信息進(jìn)行審核，并且做到信息實(shí)時(shí)同步，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息的共享。

1.2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理有利于提高社會(huì)價(jià)值

檔案記錄著人在過去和現(xiàn)在的時(shí)間段里在社會(huì)活動(dòng)中所做的一些事情。檔案存儲(chǔ)的最初目的就是保存一些有價(jià)值可利用的信息，將一些個(gè)人的生活履歷保存下來以供日后信息數(shù)據(jù)的搜集，從而實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)價(jià)值。相關(guān)的企業(yè)或者是個(gè)人可以通過互聯(lián)網(wǎng)或者是一些其他的檔案搜尋平臺(tái)來閱讀電子版的檔案，這樣可以提高檔案調(diào)取的效率，能夠增強(qiáng)檔案的利用率。同時(shí)電子版的檔案避免了以往因翻閱檔案的人過多而導(dǎo)致的檔案被毀，有效的避免了檔案數(shù)據(jù)的篡改。

1.3 節(jié)省了人力物力

傳統(tǒng)的檔案管理部門需要有專門的檔案存放場(chǎng)地，時(shí)間越長(zhǎng)，檔案存放量越多。檔案存放占用了大量的場(chǎng)地，造成了檔案管理場(chǎng)地資源的浪費(fèi)。檔案過多，檔案查詢起來有很大的難度，花費(fèi)的時(shí)間也較長(zhǎng)。由于檔案數(shù)量過多，管理部門需要對(duì)檔案進(jìn)行分類編序，這也極大的增大了員工的工作量。并且，檔案中很多材料的審核需要選用專業(yè)的檔案管理人員，這種人工整理失誤較多，影響個(gè)人檔案的完整性。

2 加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的注意事項(xiàng)

2.1 注意檔案的分類，更新檔案管理模式

檔案管理工作一般都是由專門的檔案管理人員執(zhí)行的，檔案管理的模式也需要結(jié)合目前的數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行調(diào)整，管理者通過調(diào)整管理方式來豐富資料管理渠道。如果在平時(shí)的檔案管理工作中大膽的引入數(shù)字化管理技術(shù)，將檔案中的一些人物信息或者企業(yè)信息按著一定的類別進(jìn)行分析和整理，最后進(jìn)行大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)。樂于學(xué)習(xí)國(guó)外數(shù)字化檔案管理手段，調(diào)整自身技術(shù)的薄弱之處。所以，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該明確每一位工作人員的具體任務(wù)，保證工作能夠高效有秩序的開展，在檔案處理以前必須要對(duì)檔案中的人或者是企業(yè)的信息進(jìn)行審核，保證檔案信息的真實(shí)性，然后對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，將檔案登記的種類、來源、發(fā)展情況進(jìn)行劃分，以便更好地進(jìn)行檔案資料管理工作。在此環(huán)節(jié)的時(shí)候我們還可以利用一些管理檢查機(jī)制來監(jiān)督員工工作，監(jiān)督員工數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，逐步將數(shù)字化技術(shù)覆蓋到日常的工作中，有利于日后服務(wù)制度的創(chuàng)新與完善。

2.2 注意檔案管理工作的安全性和保密性

檔案管理最重要的一個(gè)點(diǎn)就是保證檔案的存儲(chǔ)安全和機(jī)密檔案的保密性。所以，在管理過程中必須要對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行定期的檢查和更新，保證檔案能夠正常儲(chǔ)存，另外，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行多次備份，防止檔案因?yàn)閮?chǔ)存不當(dāng)造成文件損壞和文件丟失。對(duì)于一些保密的文件，工作人員要設(shè)立多個(gè)防火墻，訪問檔案的人必須得到身份驗(yàn)證才有資格查看相關(guān)的資料，這樣可以避免有人惡意盜取檔案，造成機(jī)密檔案的泄漏。

2.3 優(yōu)化企業(yè)檔案管理隊(duì)伍

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展給檔案工作提供便利的同時(shí)也對(duì)檔案管理工作者提供了更高的要求，檔案管理工作者不僅具備檔案管理工作的基礎(chǔ)性專業(yè)知識(shí)，還需要掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，在檔案管理人員上崗之前，企業(yè)要做好相關(guān)人員的內(nèi)部培訓(xùn)，豐富管理人員的內(nèi)心世界、強(qiáng)化自身的管理意識(shí)。另外，企業(yè)還需要大力引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)，與國(guó)外先進(jìn)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行交流和溝通，定期組織檔案管理人員外出交流和學(xué)習(xí)，培養(yǎng)一個(gè)高素質(zhì)、高工作效率、高服務(wù)水平的團(tuán)隊(duì)。企業(yè)檔案管理由最初的管理文件、梳理文件向管理數(shù)字信息、管理數(shù)據(jù)發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作的完善工作并未止步，相關(guān)工作還需要根據(jù)現(xiàn)實(shí)的狀況進(jìn)行一系列的改革和創(chuàng)新。

2.4 加強(qiáng)檔案管理軟件的開發(fā)和利用

檔案管理工作能夠朝著高效化便利化方向發(fā)展，需要借助數(shù)字化技術(shù)改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，減少紙質(zhì)版檔案登記，除特殊情況外，將檔案管理登記都改為電子版。網(wǎng)絡(luò)信息交流可以超越打破時(shí)空的限制，將檔案信息更加便于管理。傳統(tǒng)的文件保存場(chǎng)地已經(jīng)不是單純的儲(chǔ)放文件的地方，而是一個(gè)檔案信息操作中心。企業(yè)要不斷提高自身軟實(shí)力，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，保證檔案信息軟件技術(shù)的時(shí)效性、穩(wěn)定性、安全性、功能性。檔案信息管理將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)全面的結(jié)合在一起，形成一個(gè)更加符合檔案管理的綜合性技術(shù)手段。新的信息化檔案管理平臺(tái)能夠接收各種復(fù)雜的檔案，并將它們以數(shù)字化的手段進(jìn)行存儲(chǔ)。企業(yè)可以通過數(shù)字化的檔案管理手段對(duì)檔案信息平臺(tái)進(jìn)行管理，這是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作的極大創(chuàng)新。企業(yè)利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、識(shí)別、保存、傳送、核實(shí)等工作。相關(guān)人員可以經(jīng)過管理人員的認(rèn)可在企業(yè)內(nèi)網(wǎng)按照一定的法律性流程對(duì)檔案和文件進(jìn)行瀏覽。檔案的查閱方式大大節(jié)省了人工查詢的環(huán)節(jié)，提高了檔案管理人員的信息化管理水平。

3 結(jié)束語

檔案管理工作在技術(shù)上的創(chuàng)新和應(yīng)用更加符合市場(chǎng)發(fā)展趨勢(shì)，從目前情況來看，我們檔案管理的數(shù)字化應(yīng)用上雖然由于技術(shù)銜接不到位或?qū)嵭胁坏轿贿€存在一些待完善的地方，但是總體來說還是起到了很大的積極作用。所以重視數(shù)字化檔案管理并在實(shí)際工作中注意運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)是非常重要的，我們要找到一些辦法去提高檔案登記效率和檔案調(diào)取效率。

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