大數(shù)據(jù)時代檔案工作需要變革

徐建新

摘 要：現(xiàn)如今，我國是互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的新時期，隨著互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息數(shù)據(jù)能以更快的速度進行分析、處理和利用，大量關(guān)聯(lián)的或非關(guān)聯(lián)的信息數(shù)據(jù)經(jīng)過新的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)之后，又會不斷涌現(xiàn)出大量的、新的信息數(shù)據(jù)。因此，在大數(shù)據(jù)這一時代背景下，檔案部門如何適應(yīng)新情況，且能夠有所作為，已經(jīng)成為大家必須面對的一項重要課題。

關(guān)鍵詞：檔案工作;大數(shù)據(jù)時代;改進對策

在現(xiàn)代社會中，隨著科技水平的不斷提高，云計算與大數(shù)據(jù)技術(shù)為人們的生活提供了便利，也帶來了機遇與挑戰(zhàn)。因此，檔案管理部門應(yīng)當順應(yīng)時代的發(fā)展，積極面對大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，使用科學(xué)有效的應(yīng)對方法解決遇到的難題，從而完善檔案管理工作，提高員工的工作效率，促進企業(yè)發(fā)展。

1 在目前的檔案工作中運用大數(shù)據(jù)手段的重要意義

檔案工作的核心內(nèi)容主要體現(xiàn)在收集相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)，并且借助于特定技術(shù)手段來完成針對檔案數(shù)據(jù)的妥善保管，以便于后期進行檔案查閱或者檔案利用。由此可見，檔案工作能否體現(xiàn)良好的工作成效性，其在根本上能夠決定利用以及開發(fā)各類檔案信息的總體效果，并且關(guān)乎檔案數(shù)據(jù)安全。檔案工作包含了較為繁瑣的檔案調(diào)取、檔案保存以及檔案管理流程，因此體現(xiàn)為明顯的綜合性特征。在原有的檔案工作模式下，檔案管理人員局限于紙質(zhì)檔案的收集與保管。但是實際上，紙質(zhì)檔案十分易于破損，或者受到潮濕環(huán)境以及其他因素導(dǎo)致的影響。為了實現(xiàn)檔案工作的模式轉(zhuǎn)型，那么目前有必要引進大數(shù)據(jù)的全新檔案管理手段。相比而言，具備大數(shù)據(jù)特征的檔案工作模式具有更加顯著的便捷性，進而實現(xiàn)了檔案工作整體成本減低以及檔案安全性提升的效果。此外，大數(shù)據(jù)檔案包含較多的視頻、圖片及其他數(shù)據(jù)形式，客觀上增強了檔案信息本身具備的真實性與直觀性。

2 大數(shù)據(jù)時代檔案工作需要變革

2.1 重新定義檔案工作內(nèi)容

檔案工作內(nèi)容應(yīng)從管理檔案實體向管理檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)變。一切檔案工作圍繞檔案內(nèi)容開展，檔案的收集根據(jù)內(nèi)容收集，檔案的保管根據(jù)內(nèi)容分類保管，檔案的提供利用根據(jù)內(nèi)容提供，檔案的統(tǒng)計根據(jù)內(nèi)容統(tǒng)計。當然，這些工作需要計算機的輔助，更多的是通過大數(shù)據(jù)技術(shù)來實現(xiàn)。

2.2 提升信息數(shù)據(jù)的處理能力和水平

我們知道，每一個部門日常業(yè)務(wù)工作中都會產(chǎn)生大量信息數(shù)據(jù)，但是具有保存價值的信息數(shù)據(jù)可能連10%也不到?！耙砸曨l為例，連續(xù)不間斷監(jiān)控過程中，可能有用的數(shù)據(jù)僅僅有一兩秒。”我們要想在很短的時間內(nèi)將這些價值分析和挖掘出來，無異于“沙里淘金”和“大海撈針”。檔案信息元數(shù)據(jù)從產(chǎn)生以后，經(jīng)過了征集、整理、鑒定、編研、利用乃至保管的全過程，業(yè)務(wù)流程較多，工作量也非常巨大。因此，掌握和運用大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從海量檔案信息數(shù)據(jù)中分析出有價值的信息數(shù)據(jù)，將會逐漸成為所有工作中的重中之重。要進一步增強信息數(shù)據(jù)處理的時效性。目前，在反恐應(yīng)急、搶險救災(zāi)等突發(fā)事件處理中，對信息數(shù)據(jù)實時、快速處理的要求極高，對事發(fā)現(xiàn)場的信息數(shù)據(jù)必須快速、準確分析，否則現(xiàn)場指揮人員將很難做出科學(xué)決策。同樣，各級檔案信息管理部門要加快館藏內(nèi)容擴容速度，提高對信息數(shù)據(jù)的分析處理速度和實效，更好地適應(yīng)用戶需求。

2.3 檔案管理手段的創(chuàng)新

在大數(shù)據(jù)信息時代，檔案管理應(yīng)解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，深化改革。這就要求在檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案管理模式。檔案管理的創(chuàng)新不僅使檔案管理過程更加簡便，而且使檔案管理更加規(guī)范化、完整化、現(xiàn)代化、獨立化，使組織的質(zhì)量更高、更快、更有效率。在信息時代和大數(shù)據(jù)時代的背景下，我們應(yīng)該打破傳統(tǒng)的簡單的檔案管理模式，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)據(jù)化和科學(xué)化。結(jié)合單位實際情況及具體發(fā)展規(guī)劃，合理制定專項檔案管理制度，科學(xué)的管理可以減少檔案管理人員的工作強度，提高工作效率和質(zhì)量。

2.4 完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理安全系統(tǒng)

檔案信息的安全是保證檔案管理工作可以順利開展的關(guān)鍵，因此，工作人員應(yīng)當注重檔案信息的安全性，完善檔案管理安全系統(tǒng)，從而有效地防止檔案信息出現(xiàn)泄漏、盜取等情況。為了有效地防止黑客入侵，檔案管理部門應(yīng)當加強網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管的力度，通過完善網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管機制對檔案信息數(shù)據(jù)庫進行全程監(jiān)控，從而保證工作人員在第一時間發(fā)現(xiàn)黑客入侵。同時，部門還要使用網(wǎng)絡(luò)信息防護技術(shù)，通過使用認證技術(shù)、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等先進的網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)，保證檔案信息的完整性與安全性。例如，街道辦的工作人員為了保證信息的安全，購買了瑞星個人防火墻技術(shù)，這種技術(shù)具有完備的規(guī)則設(shè)置，能有效保護網(wǎng)絡(luò)不受黑客攻擊。并且還擁有超強智能反釣魚能力，通過升級智能反釣魚引擎，大規(guī)模升級惡意網(wǎng)址庫，全面提升了對釣魚網(wǎng)站的攔截能力，因此，街道辦在使用了這項防火墻技術(shù)后，信息的安全性得到了顯著提高。

2.5 加強統(tǒng)籌規(guī)劃部門檔案信息化建設(shè)工作

中國工程院副院長干勇委員講道：全國性大數(shù)據(jù)平臺的建立，將直接使創(chuàng)新活動減少成本，少走彎路，縮短研發(fā)周期，促進科研人員迅速取得一些創(chuàng)新成果。要規(guī)劃全國性或區(qū)域性檔案資源云服務(wù)，實現(xiàn)全國或區(qū)域內(nèi)檔案條目的集中與共享，實現(xiàn)查重檔案的存放與共享。檔案部門在檔案信息化建設(shè)工作中，首先必須考慮到此項工作的計劃性和前瞻性，對現(xiàn)有的信息化工作進行合理統(tǒng)籌，確保檔案信息化建設(shè)與其他各項工作信息化建設(shè)的平衡、協(xié)調(diào)關(guān)系。要正視檔案信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，及時調(diào)整工作思路和方法，對檔案信息化建設(shè)決策進行必要的、實時的評估、修改和補充，以適應(yīng)時代的發(fā)展變化。要建立與檔案信息化建設(shè)相適應(yīng)的機構(gòu)設(shè)置，實現(xiàn)各項工作的專業(yè)化、精細化。在檔案信息化建設(shè)中應(yīng)建立起多部門協(xié)作機制，落實層級責任分工。要按照信息數(shù)據(jù)的征集、存儲、管理、分析、利用的業(yè)務(wù)流程設(shè)置相應(yīng)機構(gòu)，各機構(gòu)之間應(yīng)各司其職，合理、有效地分析和輸送檔案信息數(shù)據(jù)，確保輸出的檔案信息數(shù)據(jù)的科學(xué)性、精確性，進一步提高檔案利用者的決策科學(xué)化與管理精細化的水平。

2.6 重新定義檔案工作者角色

當前，檔案不受重視有很多因素，有檔案屬于輔助工作、檔案工作技術(shù)性不強、對檔案從業(yè)人員要求不高等等。但是在大數(shù)據(jù)時代，檔案工作的專業(yè)性更強，對檔案工作者素質(zhì)及能力的要求更高。檔案人員從檔案保管員向檔案數(shù)據(jù)師轉(zhuǎn)變。檔案工作人員也是檔案數(shù)據(jù)生成者分析師，也是檔案數(shù)據(jù)整理師，還是檔案數(shù)據(jù)分析師。

3 結(jié)語

面對大數(shù)據(jù)的目前時代背景，檔案工作日益表現(xiàn)為全新的特征。檔案工作的基本宗旨在于保留珍貴的檔案材料信息，以便于隨時調(diào)取各類檔案數(shù)據(jù)或者檔案信息。因此為了應(yīng)對當前的大數(shù)據(jù)背景，那么作為檔案管理的具體負責人員更加需要著眼于防控泄漏檔案信息的隱患，運用科學(xué)手段來保障檔案安全，確保體現(xiàn)最佳的檔案工作實效性。

參考文獻

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